Seitenvergleich

Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 21.08.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Beschreibung
1.1 Rahmenbedingungen
1.2 Gültigkeitsbereich
1.3 Weiterführende Informationen
1.4 Verwendungszweck
1.5 Architektur
1.5.1 Aufbau
1.5.2 Datenstruktur
1.6 Hardware und Betriebssysteme
1.7 Kassensystem
2 Anwenderdokumentation
2.1 Wesentliche Bedienabläufe
2.2 Belegwerk
2.3 Abläufe
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports
3 Änderungshistorie
4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

1 Allgemeine Beschreibung

1.1 Rahmenbedingungen

Folgende Angaben müssen vom Unternehmen / Steuerpflichtigen / Anwender vorgenommen bzw. ergänzt werden.

...

Sämtliche Ausführungen und Änderungen der Verfahrensdokumentation unterliegen der Genehmigungspflicht der Geschäftsleitung, namentlich (siehe überstehende Tabelle) .
Die vorliegende Verfahrensdokumentation ersetzt die vorherige Verfahrensdokumentation.
Eine Übersicht der vorgenommenen Aktualisierungen befindet sich in Kapitel 3 Änderungshistorie.

1.2 Gültigkeitsbereich

Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN.
In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung des poe POSMAN- und TRADEMAN-Standards ausgegangen.
Kunden- und Projektspezifische Erweiterungen und Anpassungen müssen vom Kunden separat Dokumentiert und dieser Verfahrensdokumentation angehangen / zugefügt werden.

1.3 Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen finden Sie im Support-Bereich unter:
http://www.poe.de

1.4 Verwendungszweck

Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und können durch Berichte visualisiert werden. Durch die flexibel parametrisierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden. Diese müssen in der Kassensoftware POSMAN konfiguriert sein um den ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.
Die Weiterverarbeitung von Daten aus dem Kassenprogramm POSMAN erfolgt mittels der Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden, dieser muss kundenspezifisch aktiviert und konfiguriert sein.
Die Daten des Kassensystems / der Kassensysteme werden, je nach Einstellung der Synchronisatioszeiten, per Datenfernübertragung an TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten während der vereibarten Vertragslaufzeit gespeichert. Solle der Lizenzvertrag TRADEMAN beendet werden, so besteht optional die Möglichkeit, einen Vertrag zur Datenarchivierung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, abzuschließen.

Die Daten können über TRADEMAN abgerufen werden. Dem Kunden stehen verschiedene Auswertungen und aufbereitete Analysen zur Verfügung.
Es gibt einen kontinuierlichen und automatischen Datenaustausch aller registrierten Endgeräte / Kassensystme.

1.5 Architektur

1.5.1 Aufbau

Jede POSMAN-Kassen muss an einen TRADEMAN angebunden sein um alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an den TRADEMAN zu senden. Ist bei einem POSMAN-System die Verbindung zum zentralen TRADEMAN unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem POSMAN-System lokal gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten vom POSMAN-System an den TRADEMAN übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN speichert die erfassten Daten sowohl lokal auf dem Kassensystem (temporär) als auch im TRADEMAN und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten an. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.

1.5.2 Datenstruktur

POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. Abhängig des gewählten Berichts können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
In TRADEMAN können die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

1.6 Hardware und Betriebssysteme

PC-basierte Kassensysteme (Typ 3B)
Die POSMAN-Kassensoftware ist an keine spezifische Kassen-Hardware gebunden und kann somit prinzipiell auf jeder PC-Hardware betrieben werden. Handelsübliche PCs, Laptops, sowie NUCs oder Tablets sind aus POSMAN-Kassensoftware-Sicht vollwertige PCs in Kompaktbauweise. Für die Kassensoftware POSMAN gibt es nur einen einzigen Entwicklungsstrang, der entsprechend der von poe unterstützen Betriebssystemen (Windows, Linux, iOS, Android) cross-compiliert wird, damit eine betriebssystemnative Applikation bereitgestellt wird. Diese betriebssystemnative Applikation kann dann, wie es für das entsprechende Betriebssystem üblich ist, lokal installiert und gestartet werden. Darüber hinaus kann POSMAN in der Variante POSMANweb auch über jedes internetfähige Endgerät (PC, Laptops, Tablets und Smartphones) aus bedient werden. Bei dieser Variante handelt es sich um eine in der poe-Cloud bereitgestellten Software-Kasse, die über einen Internetbrowser auf allen gängigen Betriebssystemen bedient werden kann.

...

Zur Datenhaltung wird in TRADEMAN ebenfalls eine Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für TRADEMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist.
Der Kunde oder gar Dritte haben keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.

1.7 Kassensystem

Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

2.1.1 POSMAN

POSMAN ist das plattformunabhängige Kassensystem welches immer einem TRADEMAN zugeordnet sein muss.
Nach erfolgreicher Bedieneranmeldung befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen.

...

Welche Tätigkeiten auf einem Endgerät möglich sind, kann über die Mitarbeiterverwaltung und über die Toucheinrichtung im TRADEMAN konfiguriert werden.

2.1.2 TRADEMAN

TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen und der Konfiguration.

...

Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Beispiel Änderungen eines Artikelnamens) werden dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich.
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich.

2.1.3 GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export

Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

...

View file

name	Siegel_Kassenzertifikat_POE.JPG
height	250

2.1.3.1 Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export enthaltene Daten:

Belege:

Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegnummer protokolliert.

...

Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.

2.1.4 Datenspeicherung

Alle Eingaben werden mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.

2.1.5 Datenschnittstellen

2.1.5.1 POSMAN-Standardschnittstelle

POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Standard-Schnittstelle mittels der Stammdaten aus bzw. Transaktionsdaten optional für Drittsysteme importiert bzw. exportiert werden können.
Die aktuelle Datensatzbeschreibung der Standard-Schnittstelle kann bei poe angefordert werden.

2.1.5.2 DATEVpro-Scnhittstelle

Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:

www.datev.de/datevformat

2.2 Belegwerk

Alle POSMAN Kassenbelege (Bon und A4) sowie TRADEMAN Belege können mittels des optionalen poe-Vorlageneditors individuell dem gewünschten Erscheinungsbild angepasst werden.
Ausgenommen hiervon ist die Darstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.
Für die gesetzeskonforme Darstellung gemäß der Landes- bzw. geltenden Vorgaben haftet einzig der Besitzer des Kassensystems.

...

POSMAN Kundenhandbuch

TRADEMAN Kundenhandbuch

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

Mit jeder Buchung im POSMAN und TRADEMAN entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Im Regelfall ist dieser Vorfall mit einem entsprechenden gedruckten Beleg verbunden.
Die Daten des Vorfalls werden an verschiedenen Stellen parallel und redundant gesichert. Abhängig des Vorfalls werden die Daten in folgenden Datenbanktabellen und Journalen gespeichert:

Elektronisches Journal - Journal und Journal-Subtabellen (Abschlusss, Artikel, Rabatt)
Umsatz- und Zahlungstabellen
Einnahmen und Ausgaben Tabelle
Abschriftentabelle
Artikelbewegungshistorie
Kundenhistorie
Gutscheinhistorie
Vorgangstabellen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnungen, Bestellungen, Wareneingang, Eingangsrechnungen)
optional: Fiskal-Tabellen bzw. Fiskal-Module und Fiskal-Archive

2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls

Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt.

Alle Daten des Vorfalls werden unmittelbar nach der Erfassung aufbereitet und chronologisch im Journal von POSMAN gespeichert und automatisch mittels des POSMAN-Webconnects an den zentralen TRADEMAN übermittelt und mit einem fortlaufenden Index gespeichert.

2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust

Nach Abschluss eines Vorgangs übermittelt POSMAN diesen an den zentralen TRADEMAN in der poe-Cloud. Die Daten werden dann im Rechenzentrum verarbeitet und dort redundant gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland welches über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

...

Diesbezügliche Datensicherungsprodukte und -Konzepte können optional bei poe oder Dritten beauftragt werden.

2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen

POSMAN vergibt für jeden Beleg eine fortlaufende Nummer, die in Kombination mit der Kassennummer im zentralen TRADEMAN immer eindeutig ist. Darüber kann die Vollständigkeit der Belege jederzeit festgestellt werden. Zusätzlich wird jeder Eintrag in den zentralen Journaltabellen mit einem fortlaufenden Index versehen. Ein Manipulationsversuch würde automatisch zu irreparablen Lücken im Index führen.
Darüber hinaus kann jeder Vorgang im nicht veränderbaren Journal eingesehen werden.
Sollte es zu technischen Synchronisierungsfehlern oder Ausfällen kommen, werden diese Informationen in POSMAN lokal auf dem Kassensystem und im TRADEMAN in Log-Dateien im Rechenzentrum protokolliert und gespeichert.

2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt.
Das zentrale Journal, in dem die POSMAN- und TRADEMAN-Daten gespeichert werden, besteht aus mehreren miteinander verknüpften Tabellen. Da diese Tabellen nicht im Klartext lesbar sind, stellt TRADEMAN diverse Auswertungen und Statistiken bereit um diese Informationen lesbar und exportierbar zu machen. Dazu stehen die Formate PDF, CSV und Excel zur Verfügung:

...

Die Dokumentation zum Export der zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.