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Dokumentieren Sie alle verwendeten (stationäre, wie auch mobile) Kassiergeräte.

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Alle POSMAN-Kassen sind an einen TRADEMAN angebunden und senden alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesen.  Ist bei Geräten die Verbindung unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN  speichert die erfassten Daten auf dem Cloud-Server ab und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in Rechenzentren einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem Anhang Datensicherheit entnehmen.

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POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Zum Zeitpunkt einer Buchung werden die Berichte aktualisiert. Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die
Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend immer zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. In den Berichten können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
In TRADEMAN können die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export  (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

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Grundsätzlich kann in der Bedienung nach Frontend POSMAN und Backend TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Datenbank-ID, Vorgangsnummer, Gerätekennung und Rechnungsnummer möglich.

Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten wird in den Vorgängen protokolliert. Das Löschen der Protokollierung ist nicht möglich. 

Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen  Änderungen an den Stammdaten (zum Bespiel Änderungen eines Artikelnamens) werden
dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich. 
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich. Die Protokollierung zeichnet diese Vorgänge anhand der registrierten Gerätekennung und dem angemeldeten Benutzer auf.
Im Folgenden gehen wir auf ausgewählte Grundfunktionen ein. Sollten Sie weitere
Information benötigen, finden Sie diese unter dem folgenden Link.
http://...

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POSMAN unterstützt verschieden Kassierer- und Verkäufer-Modelle. Dabei kann z.B. zwischen dem nur beratend tätigen Verkäufer, der nur zwecks Provisionierung artikelgenau an der Kasse erfasst wird, und dem Kassierer, der Zugriff auf die Geldlade hat, unterschieden werden. Zusätzlich Berechtigungen oder Zugriffe auf bestimmte Funktionen können über das Touch-Layout und die Mitarbeiterrechte sowie die Bedieneranmeldung (z.B. Kellnerschloss) gesteuert werden.

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Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export sind enthalten:

VorgängeBelege:

Alle Eingaben und Tischeröffnungen Bons werden als Vorgang Beleg mit dazugehöriger VorgangsnummerBelegsnummer
protokoliert.

RechnungenVorgänge:

Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar) führen, werden mit den Details
Details (also den verkauften Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Eine Rechnung wird auch
immer auch immer einer im Vorfeld entstandenen Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann im
Nachhinein im Nachhinein zu jeder Rechnung der gesamte Vorgang nachvollzogen werden. Diese
Informationen Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.Tisch- beziehungsweise Kundenspeicherbuchungen

Lieferschein- bzw. Rechnungsbuchungen:

Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen (wenn ein Gast nicht sofort
bezahlt, sondern die Bewirtung auf Rechnung umgestellt wird) erfolgt eine Erfassung dieser
Vorgängemit Kundenzuordnung dieser Vorgänge. Die Bezahlart wird als invoice Lieferschein bzw. Rechnung erfasst.
Finanzwegumbuchungen:
Wenn die Zahlart verändert wird (eine Rechnung wurde als Barzahlung abgeschlossen, der
Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst.
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit
einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur
Rechnungsnummer vermerkt.
Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen
Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit
einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der Zahlart dokumentiert.
Kennzeichnung Trainingsumsätze
Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder
Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen. Um Missbrauch zu vermeiden, sind die
Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet.
Gutscheine
Der Verkauf von Gutscheinen wird gesondert gekennzeichnet. Das einlösen der Gutscheine
wird in der Zahlart ersichtlich.
Bei der Einlösung der Gutschein wird der Gutscheinwert bei dem GoBD-/GDPdU-Export in der
Spalte Rabatt ausgewiesen. Wie erkenne ich den unterscheid zwischen einem Gutschein
Verkauf und dem einlösen des Gutscheins?
Backoffice
Die Nutzung des Backoffice dient der Verwaltung des Kassensystems sowie dem Abruf von
Statistiken und Auswertungen.
Die Nutzung mit allen Funktionen im Backoffice wird im folgenden Link beschrieben.
http://support.gastronovi.de/support/solutions/folders/46476
Datenspeicherung
Alle Eingaben mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung werden in den Datenbanken von
gastronovi Office automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist
systematisch nicht möglich.
Datenschnittstellen:
Eine ausführliche Beschreibung der Schnittstellen finden sie unter dem folgenden Link:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/folders/76794 
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Zahlungen auf diese Rechnungen können über POSMAN als "BAR-Zahlungen" (BAR, Kreditkarte, Gutschein etc.)  oder auch über TRADEMAN als "UNBAR-Zahlungen aus Drittsystemen" (Überweisung, PayPal) gebucht werden.

Zahlungsmitteltausch:

Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst. 
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegssnummer vermerkt.

Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen

Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der entsprechenden Zahlart dokumentiert.

Trainingsumsätze bzw. Trainingsmodus

Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen.
Um Missbrauch zu vermeiden, müssen die Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet werden.

Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN derzeit nicht unterstützt und bereit gestellt. 

Für Schulungen und Abnahme von Sonderentwicklungen kann optional eine separate Demo- und Testumgebung bereitgestellt werden.

Gutscheine - Zahlungsmittel:

Für die Nutzung von Gutscheinen gibt es in POSMAN  zwei unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten.

Variante 1:
Bei der Verwendung von „Papier-Gutscheinen“, die manuell oder durch ein Drittsystem erzeugt wurden, kann in POSMAN eine unbare Zahlart "Fremdgutschein" eingerichtet werden, über die der Wert des Papier-„Gutscheins“ manuell eingegeben wird. Hierbei kann und wird keine Prüfung auf Gültigkeit durchgeführt. Der eventuell verbleibende Restwert des Gutscheins, muss dann ggf. mit einem Stift auf dem Gutschein aufgeschrieben bzw. ausgezahlt werden.

Variante 2:

POSMAN verfügt über eine eigene Gutscheinverwaltung.

Diese Gutscheinverwaltung ist nicht nur auf eine einzige Kasse oder Filiale beschränkt, sondern gilt innerhalb eines TRADEMAN-Verbunds. Dies bedeutet, dass alle Gutscheinveränderungen zeitnah an alle angeschlossenen Kassen synchronisiert bzw. über die TRADEMAN-LIVE-API bei Bedarf angefragt und aktualisiert werden.

Die Aufladung bzw. der „Gutscheinverkauf“ ist natürlich umsatzsteuerneutral und erfolgt an der Kasse z.B. in Bar oder mit EC/Kreditkarte.

In der Gutscheinüberwachung im TRADEMAN werden alle Gutscheine in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält die Gutscheinnummern, das Ausgabedatum, den offenen Betrag, einen Kommentar, Kassen-, Verkäufer- und ggf. Kunden-Nummer, den Originalbetrag und ein Eingelöst-Status. Zu jedem Gutschein kann die Gutscheinhistorie, also den Verlauf eines Gutscheins von der Erstellung bis zur kompletten Einlösung, eingesehen und nachvollzogen werden.  Als eingelöst gelten Gutscheine, wenn der offene Betrag auf null Euro steht.

Gutscheine - Voucher - Nachlässe und Rabatte:

Werbe- / Spenden- „Gutscheine“, Coupons oder auch Voucher (folgend nur Voucher genannt) sind aus der Sicht von POSMAN Nachlässe bzw. Rabatte, die dem Kunden gewährt werden.
Im Gegensatz zu einem „Geschenk-Gutschein“ für den jemand (Bar-)Geld in die Kasse gelegt hat, handelt es sich bei einem Voucher lediglich um ein „Stück Papier“, dass dem Überbringer eine Ware (Gratisartikel) oder einen Preisvorteil (Rabatt in %) bzw. Preisnachlass (Rabatt in €) gewährt. Diese können direkt auf einen Artikel oder auch auf die Zwischensumme gewährt werden.

Um eine Auswertbarkeit der „eingelösten“ Voucher zu erhalten, stellt POSMAN die Funktion „Gratis-Artikel“ oder auch die Auswahl von Rabattgründen zur Verfügung. Diese können darüber hinaus mit einer Freitexteingabe, z.B. zur Erfassung von Nummern oder Namen, gekoppelt werden.   

Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.

TRADEMAN

TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen.

Optional können in TRADEMAN auch Einkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden.

Die Nutzung mit allen Funktionen im Backoffice wird im folgenden Link beschrieben.
http://...

Datenspeicherung
Alle Eingaben mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung werden in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.

Datenschnittstellen:
POSMAN und TRADEMAN  verfügen über eine Standard-Schnittstelle mittels der Stammdaten aus bzw. Transaktionsdaten optional für Drittsysteme importiert bzw. exportiert werden können.
Die aktuelle Datensatzbeschreibung der Schnittstellen kann bei poe angefordert werden.

Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:

www.datev.de/datevformat

Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 2012, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei  je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Der IDEA-Export  bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen  Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.

2.2 Belegwerk

In dem folgenden Link werden alle möglichen Beleg und Statistiken aufgezeigt und erläutert.
http://support.gastronovi.de/support/home
Beispielweiser Auszug möglicher Dokumentationen.
Speise- und Getränkekarten:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20414-erste-schritte
Aufzeichnungen über Öffnungszeiten

Aufzeichnungen über Schließtage (Ruhetage, Urlaub, Krankheit,
etc.):
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/19740-erstkonfiguration-von-gastron
ovi-office
Reservierungsbücher:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20073-reservierungen-verwalten
Erstellen von Berichten:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/33979-kassen-berichte-erstellen-und
-drucken-x-bericht-z-bericht-

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