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Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Beschreibung 2Beschreibung 
1.1 Rahmenbedingungen 2Rahmenbedingungen 
1.2 Gültigkeitsbereich 4Gültigkeitsbereich 
1.3 Weiterführende Informationen 4Informationen 
1.4 Verwendungszweck 4Verwendungszweck 
1.5 Architektur 4Architektur 
1.5.1 Aufbau 4Aufbau 
1.5.2 Datenstruktur 5Datenstruktur 
1.6 Hardware und Betriebssysteme 5Betriebssysteme 
1.7 Kassensystem 6Kassensystem 
2 Anwenderdokumentation 6Anwenderdokumentation 
2.1 Wesentliche Bedienabläufe 6Bedienabläufe 
2.2 Belegwerk 9Belegwerk 
2.3 Abläufe 10Abläufe 
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen: 10 
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls 10Geschäftsvorfalls 
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust 11Verlust 
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen 11Verfälschungen 
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports 11Exports 
3 Änderungshistorie 11Änderungshistorie 
4 Zertifikat 12Zertifikate und fiskalische Freigaben

1 Allgemeine Beschreibung

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Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und durch Berichte visualisiert. Durch die flexibel parametriesierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden.
Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt über die Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden. 
Die Daten der Kassensysteme werden per Datenfernübertragung in TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten in der Vertragslaufzeit gespeichert.

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Alle POSMAN-Kassen sind an einen TRADEMAN angebunden und senden alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesen.  Ist bei Geräten die Verbindung unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN  speichert POSMAN speichert die erfassten Daten lokal als auch auf dem Cloud-Server ab und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem Anhang Datensicherheit entnehmen.

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Grundsätzlich ist eine Registrierung und Lizenzierung von POSMAN in der Filial-und Kassenverwaltung in TRADEMAN erforderlich. Nach der Registrierung wird der Kasse eine eindeutige Kennung zugeordnet. 
Je nach Gerät und Einsatz erfolgt die IP-basierte Netzwerkverbindung über LAN, Wireless LAN, GPRS, UMTS, HSDPA, LTE (2G / 3G / 4G / 5G) Verbindungen.

Der Druck der Bons und Belege wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.

Zur Datenhaltung wird in POSMAN eine lokale Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für POSMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. Einen unerlaubten Zugriff auf die Daten, der lediglich mit einem geringen Aufwand für den Kunden oder Dritte verbunden wäre, ist somit ausgeschlossen. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.
Darüber hinaus werden zusätzlich auch die Journale und Tages-IDEA-Dateien (seit 06/2012) lokal als Dateien im Kassenverzeichnis abgelegt. 
Alle in POSMAN erzeugte Transaktions- und Berichtsdaten werden kontinuierlich an TRADEMAN zur zentralen Datenhaltung und Archivierung übermittelt.

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Zur Datenhaltung wird in TRADEMAN ebenfalls eine Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für TRADEMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. 
Der Kunde oder gar Dritte haben keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben. 

1.7 Kassensystem

Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe  können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

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Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination die Kombination von DatenbankKassen- ID, Vorgangsnummer, Gerätekennung und Rechnungsnummer möglichund Belegnummer bzw. Vorgangsnummer möglich.

Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten wird in den Vorgängen protokolliert. Das Löschen der Protokollierung ist  ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich. 

Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Bespiel Änderungen eines Artikelnamens) werden
dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich. 
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich. Die Protokollierung zeichnet diese Vorgänge anhand der registrierten Gerätekennung und dem angemeldeten Benutzer auf.
Im Folgenden gehen wir auf ausgewählte Grundfunktionen ein. Sollten Sie weitere
Information benötigen, finden Sie diese unter dem folgenden Link.
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Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegsnummer
protokoliertBelegnummer protokolliert.

Vorgänge:

Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar), Ausgabe oder Warenbewegung führen, werden mit den Details (also den verkauften betroffenen Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Eine Einem Vorgang wird auch immer einer im Vorfeld entstandenen eine eindeutige Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann auch im Nachhinein zu jeder Rechnung der gesamte Vorgang nachvollzogen werden. Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.

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Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen, erfolgt eine Erfassung mit Kundenzuordnung dieser Vorgängedieses Vorgangs. Die Bezahlart wird als Lieferschein bzw. Rechnung erfasst. 
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Ebenfalls ist es Möglich, in POSMAN direkt eine Rechnung zu erstellen. Hierbei wird je Kasse ein eigenständiger und eindeutiger Rechnungsnummernkreis aus Kassennummer und fortlaufender Nummer definiert.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

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Optional können in TRADEMAN auch Einkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden.
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.

Die Nutzung mit allen Funktionen im Backoffice wird im folgenden Link beschrieben.
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Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 2012, entsprechend 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei  je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

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Alle POSMAN Kassenbelege (Bon und A4) sowie TRADEMAN Belege können mittels des optionalen poe-Vorlageneditors individuell dem gewünschten Erscheinungsbild angepasst werden.
Ausgenommen hiervon ist die Darstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, wie z.B. die Darstellung von Wiegungen (PTB - Eichpflichtiger eichpflichtiger Teil) bei Verwendung des optionalen Waagen-Moduls. 
Für die gesetzeskonforme Darstellung gemäß der Landes- bzw. geltenden Vorgaben haftet einzig der Besitzer des Kassensystems.In dem folgenden Link werden alle möglichen Beleg und Statistiken aufgezeigt und erläutert.
Erstellen von Berichten:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/33979-kassen-berichte-erstellen-und-drucken-x-bericht-z-bericht-

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

Mit jeder Buchung im POSMAN und TRADEMAN entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Im Regelfall ist dieser Vorfall mit einem entsprechenden gedruckten Beleg verbunden.
Die Daten des Vorfalls werden an verschiedenen Stellen parallel gesichert:
● Berichtsdatenbank
● Elektronisches Journal
● Vorgänge
Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und gespeichert.
In einigen Unternehmen ist es organisatorisch erforderlich, fehlende Buchungen nicht am Kassenplatz sondern erst späterzu erfassen. Diese Erfassung erfolgt mit der sogenannten
„Nachbuchfunktion“. Um die Korrekturbuchungen in transparenter Form zu speichern werden diese im Journal mit einer zeitlichen Erfassungsangabe dokumentiert.

2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls

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2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust

Die Systeme werden in Intervallen (wenige Sekunden) automatisch in der Cloud von gastronovi Office gespeichert. Die Daten werden dann bereits im Rechenzentrum verarbeitet
und dort gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum welches über hohe Datensicherungsstandards verfügt. 

Losgelöst vom Druckbild und der auf dem auf Papier ausgedruckten Informationen, sowie ob der Beleg gedruckt wurde oder auch nicht, werden alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, vollständig in der Datenbank gespeichert. Somit ist gemäß GoBD Rn. 141 die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit bei der Verzicht auf einen Papierbeleg nicht beeinträchtigt.
Diese Daten sind die Grundlage für die in POSMAN und TRADEMAN erstellbaren Belege, Berichte, Auswertungen und Statistiken.

Der Druck der Bons und Belege wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.

In dem folgenden Link werden die poe-Standard-Belege und Statistiken aufgezeigt und erläutert.

Erstellen von Berichten:

http://... 

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

Mit jeder Buchung im POSMAN und TRADEMAN entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Im Regelfall ist dieser Vorfall mit einem entsprechenden gedruckten Beleg verbunden.
Die Daten des Vorfalls werden an verschiedenen Stellen parallel und redundant gesichert. Abhängig des Vorfalls werden die Daten in folgenden Datenbanktabellen und Journalen gespeichert:

• Elektronisches Journal  -  Journal und Journal-Subtabellen (Abschlusss, Artikel, Rabatt)
• Umsatz- und Zahlungstabellen
• Einnahmen und Ausgaben Tabelle
• Abschriftentabelle
• Artikelbewegungshistorie
• Kundenhistorie
• Gutscheinhistorie
• Vorgangstabellen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnungen, Bestellungen, Wareneingang, Eingangsrechnungen)
• optional: Fiskal-Tabellen bzw. Fiskal-Module und Fiskal-Archive

2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls

Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt. 

Alle Daten des Vorfalls werden unmittelbar nach der Erfassung aufbereitet und chronologisch im Journal von POSMAN gespeichert und automatisch mittels des POSMAN-Webconnects an den zentralen TRADEMAN übermittelt und mit einem fortlaufenden Index gespeichert.

2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust

Nach Abschluss eines Vorgangs übermittelt POSMAN diesen an den zentralen TRADEMAN in der poe-Cloud.  Die Daten werden dann im Rechenzentrum verarbeitet und dort redundant gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland welches über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

Die zusätzliche ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der lokalen POSMAN EJournale, Tages-IDEA-Dateien und ggf. Log-Datein, sowie der Sicherung der lokalen Kassen-Applikation und der Kassen-Datenbank, gemäß der ggf. gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.
Diesbezügliche Datensicherungsprodukte und -Konzepte können optional bei poe oder Dritten beauftragt werden. 

2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen

Die gastronovi Office Software POSMAN vergibt für jeden Beleg eine fortlaufende Nummer, darüber kann die Vollständigkeit der Belege festgestellt werden. Die fortlaufende Nummer setzt sich
aus einer Kombination von der Gerätekennzeichnung sowie einer fortlaufenden Nummer zusammen (die letzten fünf Nummern der Rechnungsnummer). Darüber hinaus kann jeder
Vorgang (mit Vorgangsnummer) im nicht veränderbaren Journal eingesehen werden.
Zusätzlich wird über die Datenbank-ID jeder Beleg festgehalten. Als weitere Schutzmaßnahmen wird in den Log-Dateien des Rechenzentrums jeglicher Vorgang stets
dokumentiertdie in Kombination mit der Kassennummer im zentralen TRADEMAN immer eindeutig ist. Darüber kann die Vollständigkeit der Belege jederzeit festgestellt werden.  Zusätzlich wird jeder Eintrag in den zentralen Journaltabellen mit einem fortlaufenden Index versehen. Ein Manipulationsversuch würde automatisch zu irreparablen Lücken im Index führen. 
Darüber hinaus kann jeder Vorgang im nicht veränderbaren Journal eingesehen werden.
Sollte es zu technischen Synchronisierungsfehlern oder Ausfällen kommen, werden diese Informationen im nicht veränderbaren Journal protokolliert und zusätzlich unveränderbar im
Rechenzentrum in POSMAN lokal auf dem Kassensystem und im TRADEMAN in Log-Dateien im Rechenzentrum protokolliert und gespeichert.

2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Die technischen Details des Journals sind in weiteren Dokumenten beschrieben:
Journal Allgemein:
http://support..gastronovi.de/support/solutions/articles/20339-journal

Das Journal und weitere Berichte können als individueller Datenexport ausgegeben werden.
Dazu stehen die Formate PDF, CSV und Excel zur Verfügung:1
http://support..gastronovi.de/support/solutions/articles/203317-drucken-exportieren

GDPdU Export für für die zeitraumbezogenen  Datenträgerüberlassung gemäß Prüfungsanordnung / Betriebsprüfungen:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/155556-gdpdu-export-f%C3%BCr-betriebspr%C3%BCfungen
Weitere Erläuterungen finden Sie im GDPdU-Zertifikat.. 

3 Änderungshistorie

Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der
Verfahrensdokumentation

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Das POSMAN-Kassensystem in Verbindung mit TRADEMAN hat folgende Zertifikate und fiskalische Freigaben erhalten.

• Italien (20xx)06/2012) ab POSMAN Build 19958 - Fiskaldruckeranbindung mittels Xon/Xoff-Protokoll z.B. „Custom Kube F“ 
• GDPdU-Zertifikat (Audicon 02/2016)
• Registrierkassensystem für Österreich mittels der Middle-Ware EFSTA (12/ 2016ab Version 2.12.486 Build 27423 (01/ 2017)
• NF525  - Frankreich (12/2017)

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