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Folgende Angaben müssen vom Betrieb gemacht werden.

 
Hardwaredokumentation

Dokumentieren Sie alle verwendeten (stationäre, wie auch mobile) Kassiergeräte.

Bitte bewahren Sie für Dokumentationszwecke die Lieferscheine sorgfältig auf. Auf den Lieferscheinen wird die ausgelieferte Hardware erfasst. Sollten Sie weitere Geräte im Einsatz
haben, dokumentieren Sie diese.

Die vorliegende Verfahrensdokumentation wurde von der Geschäftsleitung freigegeben und gilt bis zur nächsten Aktualisierung.

Sämtliche Ausführungen und Änderungen der Verfahrensdokumentation unterliegen der Genehmigungspflicht der Geschäftsleitung, namentlich (siehe überstehende Tabelle) .
Die vorliegende Verfahrensdokumentation ersetzt die vorherige Verfahrensdokumentation 01.
Eine Übersicht der vorgenommenen Aktualisierungen befindet sich in Kapitel 3 Änderungshistorie.

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Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN.
In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung ausgegangenNutzung des poe POSMAN- und TRADEMAN-Standards ausgegangen.
Kunden- und Projektspezifische Erweiterungen und Anpassungen müssen vom Kunden separat Dokumentiert und dieser Verfahrensdokumentation angehangen werden.

1.3 Weiterführende Informationen

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Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und können durch Berichte visualisiert werden. Durch die flexibel parametriesierbare parametrisierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden.
Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt über die Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden. 
Die Daten der Kassensysteme werden per Datenfernübertragung in TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten in der Vertragslaufzeit gespeichert.

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Alle POSMAN-Kassen sind an einen TRADEMAN angebunden und senden alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesen.  Ist bei Geräten die Verbindung unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN speichert die erfassten Daten lokal als auch auf dem Cloud-Server ab und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem Anhang Datensicherheit "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.

1.5.2 Datenstruktur

POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die
Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend immer zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. In den Berichten Abhängig des gewählten Berichts können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
In TRADEMAN können die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export  Export (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

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PC-basierte Kassensysteme (Typ 3B)
Die POSMAN-Kassensoftware ist an keine spezifische Kassen-Hardware gebunden und kann somit prinzipiell auf jeder PC-Hardware betrieben werden. Handelsübliche PCs, Laptops, sowie NUCs oder Tablets sind aus POSMAN-Kassensoftware-Sicht vollwertige PCs in Kompaktbauweise.  Für die Kassensoftware POSMAN gibt es nur einen einzigen Entwicklungsstrang, der entsprechend der von poe unterstützen Betriebssystemen (Windows, Linux, iOS, Android) cross-compiliert wird, damit eine betriebssystemnative Applikation bereitgestellt wird. Diese betriebssystemnative Applikation kann dann, wie es für das entsprechende Betriebssystem üblich ist, lokal installiert und gestartet  werden.  Darüberhinaus Darüber hinaus kann POSMAN in der Variante POSMANweb auch über jedes internetfähigen jedes internetfähige Endgerät (PC, Laptops, Tablets und Smartphones) aus bedient werden. Bei dieser Variante handelt es sich um eine in der poe-Cloud bereitgestellten Software-Kasse, die über einen Internetbrowser auf allen gängigen Betriebssystemen bedient werden kann. 

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Alle Artikel- und Kassen-Stammdaten, sowie optional EinkaufsWareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, und optional Kunden-Auftragsvorgänge, können über TRADEMAN gepflegt und bearbeitet werden.

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Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe  können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

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Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Bespiel Beispiel Änderungen eines Artikelnamens) werden
dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich. 
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich. Die Protokollierung zeichnet diese Vorgänge anhand der registrierten Gerätekennung und dem angemeldeten Benutzer auf.
Im Folgenden gehen wir auf ausgewählte Grundfunktionen ein. Sollten Sie weitere
Information benötigen, finden Sie diese unter dem folgenden Link.
http://...

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Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export sind enthalten:

Belege:

Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegnummer protokolliert.

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Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst. 
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegssnummer zur Belegnummer vermerkt.

Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen

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Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN derzeit nicht unterstützt und bereit gestellt. 

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Optional können in TRADEMAN auch EinkaufsWareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden.
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.

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Datenschnittstellen:
POSMAN und TRADEMAN  verfügen über eine Standard-Schnittstelle mittels der Stammdaten aus bzw. Transaktionsdaten optional für Drittsysteme importiert bzw. exportiert werden können.
Die aktuelle Datensatzbeschreibung der Schnittstellen Standard-Schnittstelle kann bei poe angefordert werden.

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Losgelöst vom Druckbild und der auf dem auf Papier ausgedruckten Informationen, sowie ob der Beleg gedruckt wurde oder auch nicht, werden alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, vollständig in der Datenbank gespeichert. Somit ist gemäß GoBD Rn. 141 die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit bei der dem Verzicht auf einen Papierbeleg nicht beeinträchtigt.
Diese Daten sind die Grundlage für die in POSMAN und TRADEMAN erstellbaren Belege, Berichte, Auswertungen und Statistiken.

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In dem folgenden Link werden die poe-Standard-Belege und Statistiken aufgezeigt und erläutert.

Erstellen von Berichten:

http://... 

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

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Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der
Verfahrensdokumentation

4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

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