Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 1121.0508.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren
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1 Allgemeine Beschreibung
1.1 Rahmenbedingungen
1.2 Gültigkeitsbereich
1.3 Weiterführende Informationen
1.4 Verwendungszweck
1.5 Architektur
1.5.1 Aufbau
1.5.2 Datenstruktur
1.6 Hardware und Betriebssysteme
1.7 Kassensystem
2 Anwenderdokumentation
2.1 Wesentliche Bedienabläufe
2.2 Belegwerk
2.3 Abläufe
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports
3 Änderungshistorie
4 Zertifikate und fiskalische Freigaben
1 Allgemeine Beschreibung
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Nach erfolgreicher Bedieneranmeldung befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen.
Die wesentlichen Bedienabläufe des POSMAN-Kassensystems entnehmen Sie bitte dem POSMAN Kundenhandbuch.
POSMAN Kundenhandbuch
Welche Tätigkeiten auf einem Endgerät möglich sind, kann über die Nutzerverwaltung Mitarbeiterverwaltung und über die Toucheinrichtung konfiguriert werden.
Die wesentlichen Bedienabläufe des POSMANder zentrale Filial-Kassensystems und Kassenverwaltung entnehmen Sie bitte dem POSMAN TRADEMAN Kundenhandbuch.POSMAN
Kassensystem konfigurieren:
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Entsprechende Nutzerrechte ermöglichen, Berichtsdaten abzurufen und Änderungen vorzunehmen.
Unter folgendem Link wird erklärt, wie Benutzer und Berechtigungen hinterlegt werden:
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Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Kassen- und Belegnummer bzw. Vorgangsnummer möglich.
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Kassierer- bzw. Verkäufer-Anmeldung POSMAN:
POSMAN unterstützt verschieden Kassierer- und Verkäufer-Modelle. Dabei kann z.B. zwischen dem nur beratend tätigen Verkäufer, der nur zwecks Provisionierung artikelgenau an der Kasse erfasst wird, und dem Kassierer, der Zugriff auf die Geldlade hat, unterschieden werden. Zusätzlich Berechtigungen oder Zugriffe auf bestimmte Funktionen können über das Touch-Layout und die Mitarbeiterrechte sowie die Bedieneranmeldung (z.B. Kellnerschloss) gesteuert werden.
Die Verkäuferanmeldung im POSMAN kann über ein Auswahlfenster, Nummerneingabe, Schlüssel oder auch Barcode-Karte erfolgen. Zusätzlich kann eine Authentifizierung über eine PIN bzw. Passworteingabe hiermit gekoppelt werden.
Kassierer- bzw. Verkäufer-Abmeldung POSMAN:
Die Abmeldung wird durch den Bediener in POSMAN vorgenommen.
Abhängig des gewählten Kassierer- und Verkäufer-Modells und dessen Konfiguration kann die Abmeldung auch automatisiert werden, z.B. durch abziehen eines Kellnerschlüssels oder auch automatisch nach jedem Bonabschluss.
Login TRADEMAN:
Der Login erfolgt durch die Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort auf der kundeneigenen Login-Maske, die über die bei die personalisierte URL erreichbar ist.
Die personalisierte URL, sowie die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) werden Ihnen bei Freischaltung automatisiert von poe bereitgestellt.
Das Passwort kann jederzeit vom Benutzer selbst in den eigenen Einstellungen der Benutzerkonfiguration geändert werden.
Logout TRADEMAN:
Der Logout wird durch den Bediener über den entsprechenden Menüpunkt vorgenommen.
Bei längerer Inaktivität wird der Benutzer aus Sicherheitsgründen automatisch vom System abgemeldetDie Kassen-Konfiguration ist analog zu den anderen TRADEMAN-Stammdaten aufgebaut.
Als erstes gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Kassen. Diese Übersicht bietet des Weiteren mit einem Klick auf den "Neu"-Button eine Maske zur Anlage einer neuen Kasse.
Mit einem Rechts-Klick kann der Benutzer in die Konfiguration einer Kassen springen. Hier werden links die Basis-Details der Kasse dargestellt, wobei rechts die Zusatz-Tabs mit weiteren Informationen und Konfigurationen zu finden sind.
PosSync-Status
Der erste Reiter zeigt die PosSync-Einträge zu der Kasse an. Anhand der hier angezeigten Zeitstempeln können Sie nachvollziehen, wann die POSMAN-Kasse zuletzt Daten abgeglichen hat.
Bereiche
Die Bereichseinstellungen werden im zweiten Reiter angezeigt. Hier kann der Benutzer auch direkt im Reiter die Einstellungen vornehmen und speichern.
Klischee-Texte
Über den Reiter Klischee-Texte kann der Benutzer die Klischee-Texte der Kasse verändern und speichern.
Hier können auch die Klischee-Texte mit anderen Kassen, Filialen oder mit dem System-Default verglichen werden.
Peripherie-Geräte
Auf dem Reiter Peripherie-Geräte kann der Benutzer die Peripherie-Parameter für z.B. Scanner, Bon-Drucker, Kundenanzeige etc. der Kasse verändern und speichern.
Zudem können die Peripherie-Parameter mit anderen Kassen, Filialen oder mit dem System-Default verglichen werden.
Lager-Parameter
Über diesen Reiter kann der Kasse das Bestandslager zugeordnet werden, aus dem die Kasse die Abverkäufe ausbuchen soll.
Kassen-Wizard
Der Kassen Wizard dient als geführter Prozess zum Anlegen von Kassen. Hier wird in mehreren Schritten die Kassen-Anlage gestützt und die wichtigsten Konfigurationen vorgenommen.
Der erste Schritt ist die Anlage der Details für die Kassen-Basis, wie Kassen-Nr. und Filial-Zuordnung. Eine Prüfung beim Verlassen des Feldes für Kassen-Nr. stößt eine Prüfung an, die prüft, ob die eingegebene Kassen-Nr. bereits verwendet wurde.
In den weiteren Schritten werden die Bereichs-Zuordnung und die wichtigsten Lager-Parameter eingestellt.
In einem der Schritte kann der Benutzer dann die Klischee-Texte analog zu den Kassen-Details einrichten. Er kann hier die Einstellungen von anderen Kassen, Filialen laden und vergleichen.
In einem weiteren Schritt kann der Benutzer dann die Klischee-Texte analog zu den Kassen-Details einrichten. Er kann hier die Einstellungen von anderen Kassen, Filialen laden und vergleichen.
Auf der letzten Seite wird der Benutzer aufgefordert zu speichern, um nach dem erfolgreichen Speichern weitere Funktionen dargeboten zu bekommen. Weitere Funktionen sind dann der Sprung in die Detail-Ansicht der Kasse, der Sprung zum "Kassendaten aktualisieren", das Zurücksetzen des Wizards um eine weitere Kassen zu konfigurieren oder PosSync konfigurieren.
Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Kassen- und Belegnummer bzw. Vorgangsnummer möglich.
Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich.
Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Beispiel Änderungen eines Artikelnamens) werden dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich.
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich. Die Protokollierung zeichnet diese Vorgänge anhand der registrierten Gerätekennung und dem angemeldeten Benutzer auf.
Im Folgenden gehen wir auf ausgewählte Grundfunktionen ein. Sollten Sie weitere
Information benötigen, finden Sie diese unter dem folgenden Link.
Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export sind enthalten:
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Optional können in TRADEMAN auch Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden.
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.Die Nutzung mit allen Funktionen im Backoffice wird im folgenden Link beschrieben.
http://...
Datenspeicherung
Alle Eingaben mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung werden in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.
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