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2.1 Wesentliche Bedienabläufe
2.1.1 POSMAN
POSMAN ist das plattformunabhängige Kassensystem welches immer einem TRADEMAN zugeordnet sein muss.
Nach erfolgreicher Bedieneranmeldung befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen.
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Welche Tätigkeiten auf einem Endgerät möglich sind, kann über die Mitarbeiterverwaltung und über die Toucheinrichtung im TRADEMAN konfiguriert werden.
Die wesentlichen Bedienabläufe der zentrale Filial-und Kassenverwaltung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.
Kassensystem konfigurieren:
Die Kassen-Konfiguration ist analog zu den anderen TRADEMAN-Stammdaten aufgebaut.
Als erstes gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Kassen. Diese Übersicht bietet des Weiteren mit einem Klick auf den "Neu"-Button eine Maske zur Anlage einer neuen Kasse.
Mit einem Rechts-Klick kann der Benutzer in die Konfiguration einer Kassen springen. Hier werden links die Basis-Details der Kasse dargestellt, wobei rechts die Zusatz-Tabs mit weiteren Informationen und Konfigurationen zu finden sind.
PosSync-Status
Der erste Reiter zeigt die PosSync-Einträge zu der Kasse an. Anhand der hier angezeigten Zeitstempeln können Sie nachvollziehen, wann die POSMAN-Kasse zuletzt Daten abgeglichen hat.
Bereiche
Die Bereichseinstellungen werden im zweiten Reiter angezeigt. Hier kann der Benutzer auch direkt im Reiter die Einstellungen vornehmen und speichern.
Klischee-Texte
Über den Reiter Klischee-Texte kann der Benutzer die Klischee-Texte der Kasse verändern und speichern.
Hier können auch die Klischee-Texte mit anderen Kassen, Filialen oder mit dem System-Default verglichen werden.
Peripherie-Geräte
Auf dem Reiter Peripherie-Geräte kann der Benutzer die Peripherie-Parameter für z.B. Scanner, Bon-Drucker, Kundenanzeige etc. der Kasse verändern und speichern.
Zudem können die Peripherie-Parameter mit anderen Kassen, Filialen oder mit dem System-Default verglichen werden.
Lager-Parameter
Über diesen Reiter kann der Kasse das Bestandslager zugeordnet werden, aus dem die Kasse die Abverkäufe ausbuchen soll.
Kassen-Wizard
Der Kassen Wizard dient als geführter Prozess zum Anlegen von Kassen. Hier wird in mehreren Schritten die Kassen-Anlage gestützt und die wichtigsten Konfigurationen vorgenommen.
Der erste Schritt ist die Anlage der Details für die Kassen-Basis, wie Kassen-Nr. und Filial-Zuordnung. Eine Prüfung beim Verlassen des Feldes für Kassen-Nr. stößt eine Prüfung an, die prüft, ob die eingegebene Kassen-Nr. bereits verwendet wurde.
In den weiteren Schritten werden die Bereichs-Zuordnung und die wichtigsten Lager-Parameter eingestellt.
In einem der Schritte kann der Benutzer dann die Klischee-Texte analog zu den Kassen-Details einrichten. Er kann hier die Einstellungen von anderen Kassen, Filialen laden und vergleichen.
In einem weiteren Schritt kann der Benutzer dann die Klischee-Texte analog zu den Kassen-Details einrichten. Er kann hier die Einstellungen von anderen Kassen, Filialen laden und vergleichen.
Auf der letzten Seite wird der Benutzer aufgefordert zu speichern, um nach dem erfolgreichen Speichern weitere Funktionen dargeboten zu bekommen. Weitere Funktionen sind dann der Sprung in die Detail-Ansicht der Kasse, der Sprung zum "Kassendaten aktualisieren", das Zurücksetzen des Wizards um eine weitere Kassen zu konfigurieren oder PosSync konfigurieren.
Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Kassen- und Belegnummer bzw. Vorgangsnummer möglich.
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Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export sind enthalten:
Belege:
Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegnummer protokolliert.
Vorgänge:
Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar), Ausgabe oder Warenbewegung führen, werden mit den Details (also den betroffenen Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Einem Vorgang wird auch immer eine eindeutige Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann auch im Nachhinein jeder Vorgang nachvollzogen werden. Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.
Lieferschein- bzw. Rechnungsbuchungen:
Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen, erfolgt eine Erfassung mit Kundenzuordnung dieses Vorgangs. Die Bezahlart wird als Lieferschein bzw. Rechnung erfasst.
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Ebenfalls ist es Möglich, in POSMAN direkt eine Rechnung zu erstellen. Hierbei wird je Kasse ein eigenständiger und eindeutiger Rechnungsnummernkreis aus Kassennummer und fortlaufender Nummer definiert.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.
Zahlungen auf diese Rechnungen können über POSMAN als "BAR-Zahlungen" (BAR, Kreditkarte, Gutschein etc.) oder auch über TRADEMAN als "UNBAR-Zahlungen aus Drittsystemen" (Überweisung, PayPal) gebucht werden.
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Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst.
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegnummer vermerkt.
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Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der entsprechenden Zahlart dokumentiert.
Trainingsumsätze bzw. Trainingsmodus
Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen.
Um Missbrauch zu vermeiden, müssen die Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet werden.
Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt und bereit gestellt.
Für Schulungen und Abnahme von Sonderentwicklungen kann optional eine separate Demo- und Testumgebung bereitgestellt werden.
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POSMAN verfügt über eine eigene Gutscheinverwaltung.
Diese Gutscheinverwaltung ist nicht nur auf eine einzige Kasse oder Filiale beschränkt, sondern gilt innerhalb eines TRADEMAN-Verbunds. Dies bedeutet, dass alle Gutscheinveränderungen zeitnah an alle angeschlossenen Kassen synchronisiert bzw. über die TRADEMAN-LIVE-API bei Bedarf angefragt und aktualisiert werden.
Die Aufladung bzw. der „Gutscheinverkauf“ ist natürlich umsatzsteuerneutral und erfolgt an der Kasse z.B. in Bar oder mit EC/Kreditkarte.
In der Gutscheinüberwachung im TRADEMAN werden alle Gutscheine in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält die Gutscheinnummern, das Ausgabedatum, den offenen Betrag, einen Kommentar, Kassen-, Verkäufer- und ggf. Kunden-Nummer, den Originalbetrag und ein Eingelöst-Status. Zu jedem Gutschein kann die Gutscheinhistorie, also den Verlauf eines Gutscheins von der Erstellung bis zur kompletten Einlösung, eingesehen und nachvollzogen werden. Als eingelöst gelten Gutscheine, wenn der offene Betrag auf null Euro steht.
Gutscheine - Voucher - Nachlässe und Rabatte:
Werbe- / Spenden- „Gutscheine“, Coupons oder auch Voucher (folgend nur Voucher genannt) sind aus der Sicht von POSMAN Nachlässe bzw. Rabatte, die dem Kunden gewährt werden.
Im Gegensatz zu einem „Geschenk-Gutschein“ für den jemand (Bar-)Geld in die Kasse gelegt hat, handelt es sich bei einem Voucher lediglich um ein „Stück Papier“, dass dem Überbringer eine Ware (Gratisartikel) oder einen Preisvorteil (Rabatt in %) bzw. Preisnachlass (Rabatt in €) gewährt. Diese können direkt auf einen Artikel oder auch auf die Zwischensumme gewährt werden.
Um eine Auswertbarkeit der „eingelösten“ Voucher zu erhalten, stellt POSMAN die Funktion „Gratis-Artikel“ oder auch die Auswahl von Rabattgründen zur Verfügung. Diese können darüber hinaus mit einer Freitexteingabe, z.B. zur Erfassung von Nummern oder Namen, gekoppelt werden.
Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.
TRADEMAN
TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen.
Optional können in TRADEMAN auch Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden.
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.
Datenspeicherung
Alle Eingaben mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung werden in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.
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Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:
Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.
Der IDEA-Export bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.
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2.1.2 TRADEMAN
TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen und der Konfiguration.
Optional können in TRADEMAN auch Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden.
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.
Die wesentlichen Bedienabläufe der zentrale Filial-und Kassenverwaltung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.
Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Kassen- und Belegnummer bzw. Vorgangsnummer möglich.
Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich.
Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Beispiel Änderungen eines Artikelnamens) werden dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich.
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich.
2.1.3 GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export
Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.
Der IDEA-Export bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.
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2.1.3.1 Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export enthaltene Daten:
Belege:
Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegnummer protokolliert.
Vorgänge:
Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar), Ausgabe oder Warenbewegung führen, werden mit den Details (also den betroffenen Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Einem Vorgang wird auch immer eine eindeutige Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann auch im Nachhinein jeder Vorgang nachvollzogen werden. Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.
Lieferschein- bzw. Rechnungsbuchungen:
Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen, erfolgt eine Erfassung mit Kundenzuordnung dieses Vorgangs. Die Bezahlart wird als Lieferschein bzw. Rechnung erfasst.
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Ebenfalls ist es Möglich, in POSMAN direkt eine Rechnung zu erstellen. Hierbei wird je Kasse ein eigenständiger und eindeutiger Rechnungsnummernkreis aus Kassennummer und fortlaufender Nummer definiert.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.
Zahlungen auf diese Rechnungen können über POSMAN als "BAR-Zahlungen" (BAR, Kreditkarte, Gutschein etc.) oder auch über TRADEMAN als "UNBAR-Zahlungen aus Drittsystemen" (Überweisung, PayPal) gebucht werden.
Zahlungsmitteltausch:
Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst.
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegnummer vermerkt.
Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen
Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der entsprechenden Zahlart dokumentiert.
Trainingsumsätze bzw. Trainingsmodus
Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen.
Um Missbrauch zu vermeiden, müssen die Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet werden.
Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt und bereit gestellt.
Für Schulungen und Abnahme von Sonderentwicklungen kann optional eine separate Demo- und Testumgebung bereitgestellt werden.
Gutscheine - Zahlungsmittel:
Für die Nutzung von Gutscheinen gibt es in POSMAN zwei unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten.
Variante 1:
Bei der Verwendung von „Papier-Gutscheinen“, die manuell oder durch ein Drittsystem erzeugt wurden, kann in POSMAN eine unbare Zahlart "Fremdgutschein" eingerichtet werden, über die der Wert des Papier-„Gutscheins“ manuell eingegeben wird. Hierbei kann und wird keine Prüfung auf Gültigkeit durchgeführt. Der eventuell verbleibende Restwert des Gutscheins, muss dann ggf. mit einem Stift auf dem Gutschein aufgeschrieben bzw. ausgezahlt werden.
Variante 2:
POSMAN verfügt über eine eigene Gutscheinverwaltung.
Diese Gutscheinverwaltung ist nicht nur auf eine einzige Kasse oder Filiale beschränkt, sondern gilt innerhalb eines TRADEMAN-Verbunds. Dies bedeutet, dass alle Gutscheinveränderungen zeitnah an alle angeschlossenen Kassen synchronisiert bzw. über die TRADEMAN-LIVE-API bei Bedarf angefragt und aktualisiert werden.
Die Aufladung bzw. der „Gutscheinverkauf“ ist natürlich umsatzsteuerneutral und erfolgt an der Kasse z.B. in Bar oder mit EC/Kreditkarte.
In der Gutscheinüberwachung im TRADEMAN werden alle Gutscheine in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält die Gutscheinnummern, das Ausgabedatum, den offenen Betrag, einen Kommentar, Kassen-, Verkäufer- und ggf. Kunden-Nummer, den Originalbetrag und ein Eingelöst-Status. Zu jedem Gutschein kann die Gutscheinhistorie, also den Verlauf eines Gutscheins von der Erstellung bis zur kompletten Einlösung, eingesehen und nachvollzogen werden. Als eingelöst gelten Gutscheine, wenn der offene Betrag auf null Euro steht.
Gutscheine - Voucher - Nachlässe und Rabatte:
Werbe- / Spenden- „Gutscheine“, Coupons oder auch Voucher (folgend nur Voucher genannt) sind aus der Sicht von POSMAN Nachlässe bzw. Rabatte, die dem Kunden gewährt werden.
Im Gegensatz zu einem „Geschenk-Gutschein“ für den jemand (Bar-)Geld in die Kasse gelegt hat, handelt es sich bei einem Voucher lediglich um ein „Stück Papier“, dass dem Überbringer eine Ware (Gratisartikel) oder einen Preisvorteil (Rabatt in %) bzw. Preisnachlass (Rabatt in €) gewährt. Diese können direkt auf einen Artikel oder auch auf die Zwischensumme gewährt werden.
Um eine Auswertbarkeit der „eingelösten“ Voucher zu erhalten, stellt POSMAN die Funktion „Gratis-Artikel“ oder auch die Auswahl von Rabattgründen zur Verfügung. Diese können darüber hinaus mit einer Freitexteingabe, z.B. zur Erfassung von Nummern oder Namen, gekoppelt werden.
Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.
2.1.4 Datenspeicherung
Alle Eingaben werden mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.
2.1.5 Datenschnittstellen
2.1.5.1 POSMAN-Standardschnittstelle
POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Standard-Schnittstelle mittels der Stammdaten aus bzw. Transaktionsdaten optional für Drittsysteme importiert bzw. exportiert werden können.
Die aktuelle Datensatzbeschreibung der Standard-Schnittstelle kann bei poe angefordert werden.
2.1.5.2 DATEVpro-Scnhittstelle
Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:
2.2 Belegwerk
Alle POSMAN Kassenbelege (Bon und A4) sowie TRADEMAN Belege können mittels des optionalen poe-Vorlageneditors individuell dem gewünschten Erscheinungsbild angepasst werden.
Ausgenommen hiervon ist die Darstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, wie z.B. die Darstellung von Wiegungen (PTB - eichpflichtiger Teil) bei Verwendung des optionalen Waagen-Moduls.
Für die gesetzeskonforme Darstellung gemäß der Landes- bzw. geltenden Vorgaben haftet einzig der Besitzer des Kassensystems.
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Der Druck der Bons und Belege wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.
In dem folgenden Link werden die Die poe-Standard -Belege Kassenbelege und Statistiken aufgezeigt und erläutert.
Erstellen von Berichten:http://... entnehmen Sie bitte dem POSMAN und TRADEMAN Kundenhandbuch.
2.3 Abläufe
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:
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