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1 Allgemeine Beschreibung 
1.1 Rahmenbedingungen 
1.2 Gültigkeitsbereich 
1.3 Weiterführende Informationen 
1.4 Verwendungszweck 
1.5 Architektur 
1.5.1 Aufbau 
1.5.2 Datenstruktur 
1.6 Hardware und Betriebssysteme 
1.7 Kassensystem 
2 Anwenderdokumentation 
2.1 Wesentliche Bedienabläufe 
2.2 Belegwerk 
2.3 Abläufe 
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen: 
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls 
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust 
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen 
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports 
3 Änderungshistorie 
4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

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Folgende Angaben müssen vom Betrieb gemacht werden.

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Bitte bewahren Sie für Dokumentationszwecke die Lieferscheine sorgfältig auf. Auf den Lieferscheinen wird die ausgelieferte Hardware erfasst. Sollten Sie weitere Geräte im Einsatz haben, dokumentieren Sie diese bitte umfänglich.

Die vorliegende Verfahrensdokumentation wurde von der Geschäftsleitung GEschäftsleitung freigegeben und gilt bis zur nächsten Aktualisierung.

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Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und können durch Berichte visualisiert werden. Durch die flexibel parametrisierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden.
Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt über die Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden. 
Die Daten des Kassensystems / der Kassensysteme werden per Datenfernübertragung in an TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten in der Vertragslaufzeit gespeichert.

Optional kann im Rahmen der Vertragsgestaltung die Datenarchivierung auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erweitert werden, auch wenn die Vertragslaufzeit
 zwischenzeitlich endet. 

Die Daten können über TRADEMAN abgerufen werden. Dem Kunden stehen verschiedene Auswertungen und aufbereitete Analysen zur Verfügung.
Es gibt einen kontinuierlichen und automatischen Datenaustausch aller registrierten Endgeräte / Kassensystme.

1.5 Architektur

1.5.1 Aufbau

Alle POSMAN-Kassen sind an einen TRADEMAN angebunden und senden alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesen.  Ist bei Geräten die Verbindung unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN speichert die erfassten Daten sowohl lokal auf dem Kassensystem (temporär) als auch auf dem Cloud-Server im TRADEMAN ab und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.

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POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend immer zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. Abhängig des gewählten Berichts können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
In TRADEMAN können die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

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