Inhalt
1 Copyright
2 Empfohlene Konfiguration
3 Erste Schritte
3.1 Erklärung der TRADEMAN-Oberfläche
3.2 Login TRADEMAN
3.3 Logout TRADEMAN
3.4 Einrichtungswizard - Wartungsmodus
4 Stammdatenpflege
4.1 Den ersten Artikel für einen Verkaufsvorgang anlegen
4.2 Kundenpflege
4.3 Mitarbeiterverwaltung
5 TRADEMAN-Konfiguration
5.1 Menükonfiguration
6 Filial- und Kassen-Konfiguration
6.1 Filial-Konfiguration
6.2 Filial-Wizard
6.3 Kassensystem konfigurieren
6.4 Kassen-Wizard
7 Bereichs-Konfiguration
7.1 Bereichsgruppen
7.2 Bereiche
7.3 Bereichsgruppen-Hierarchie
8 Drucken - Bon und A4-Belege
8.1 Druck-Kontrolle
8.2 Drucker-Definition
8.3 Druck-Vorlagen
9 Auswertungen und Statistiken
10 GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export
10.1 Erstellen der zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung
1 Copyright
Alle Rechte vorbehalten, insbesondere (auch auszugsweise) die der Übersetzung oder die des Nachdrucks, Wiedergaben durch Kopien oder ähnliche Verfahren. Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten. Ausdrücklich untersagt sind sowohl die Vervielfältigung, der Vertrieb, als auch die kostenlose Weitergabe dieses Produktes im Ganzen oder in Teilen. Der Nachdruck und andere Reproduktionen des Handbuchs sind nur mit schriftlicher Erlaubnis gestattet. Diese Regelung gilt für alle Dateien, die direkt nach Kompilierung oder mit geringen Modifikationen aus den gelieferten Dateien hervorgegangen sind. Jedes unrechtmäßige Kopieren wird straf- und zivilrechtlich verfolgt und verpflichtet zum Schadensersatz.
2 Empfohlene Konfiguration
TRADEMAN wird im Standard in der poe-Cloud gehostet.
Die dafür erforderliche Infrastruktur wird von poe gemonitored und bei Bedarf angepasst.
Eine pauschale Empfehlung für eine lokale Installation kann nicht gegeben werden, da diese stark vom Einsatzgebiet und Vorgangsaufkommen, sowie der Anzahl der Zugriffe abhängig ist.
Daher kann eine Empfehlung nur projektspezifisch, auf Basis von Erfahrungswerten, ausgesprochen werden.
3 Erste Schritte
Um eine schnelle und einfache Einführung in TRADEMAN sicher zu stellen, wird Ihnen im nachfolgenden Text die Oberfläche von TRADEMAN erläutert.
3.1 Erklärung der TRADEMAN - Oberfläche
1. Anzeige des Namen des angemeldeten Bedieners.
2. Anzeige der zugeordneten Berechtigungs-Rolle.
3. Anzeige der ausgewählten Filiale, für die ggf. Vorgänge bearbeitet werden.
4. Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die eigene Benutzerkonfiguration.
5. Funktions-Bereichsauswahl
5.1 Dashboard
Über einen Klick auf das Logo 
gelangen Sie auf das Dashboard.
5.2 Vorgänge
Über den Button 
gelangen Sie in die TRADEMAN-Vorgangsmodule.
5.3 Stammdaten
Über den Button 
gelangen Sie in die TRADEMAN-Stammdatenverwaltung.
5.4 Statistiken
Über den Button 
gelangen Sie in die TRADEMAN-Statistiken und Auswertungen.
5.6 Konfiguration
Über den Button 
gelangen Sie in die TRADEMAN- und POSMAN-Konfiguration.
6. Sub-Menü
Welche Sub-Menü-Punkte hier angezeigt werden, ist sowohl von der Lizenz, als auch von der zugeordneten Menükonfiguration abhängig.
3.2 Login TRADEMAN
Der Login erfolgt durch die Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort auf der kundeneigenen Login-Maske, welche über die personalisierte URL erreichbar ist.
Die personalisierte URL, sowie die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) werden Ihnen bei Freischaltung automatisiert von poe bereitgestellt.
3.2.1 Erstanmeldung - Filialauswahl
Nach erfolgreicher Anmeldung in TRADEMAN wählen Sie die Filiale aus, in der Sie sich befinden bzw. für die Sie Vorgänge in TRADEMAN bearbeiten wollen.
Die getroffene Filialauswahl wird lokal im Browser-Cookie gespeichert und in der TRADEMAN-Fußleiste angezeigt.
Solange Sie den Cookie nicht löschen oder sich von einem anderen Endgerät bzw. Browser mit TRADEMAN verbinden, müssen Sie diese Auswahl nicht erneut vornehmen.
Wenn Sie die Filiale wechseln wollen, klicken Sie auf die Filialbezeichnung in der TRADEMAN-Fußleiste.
3.2.2 Benutzerpasswort ändern
Das Passwort kann vom Benutzer selbst in den eigenen Einstellungen der Benutzerkonfiguration jederzeit geändert werden.
3.3 Logout TRADEMAN
Der Logout wird durch den Bediener über den entsprechenden Menüpunkt vorgenommen.
Bei längerer Inaktivität wird der Benutzer aus Sicherheitsgründen automatisch vom System abgemeldet.
3.4 Einrichtungswizard - Wartungsmodus
Nach erfolgreicher Erstinstallation und einem Versions-Update startet TRADEMAN in einen Wartungsmodus. In diesem Zustand ist es lediglich Administratoren erlaubt, sich am System anzumelden.
Die Zugangsdaten, die Sie bei der Freischaltung durch poe zusammen mit der personalisierten URL automatisiert erhalten haben, ist ein solcher Administrator.
Nach der Anmeldung im TRADEMAN gelangen Sie automatisch in den Einrichtungswizard.
Der Einrichtungswizard führt Sie Schritt für Schritt durch alle Einrichtungsschritte, die durch die Installation bzw. das Update notwendig sind.
Diese Schritte können sowohl automatisiert, als auch durch erforderliche manuelle Eingaben erfolgen.
Die Schritte können nicht übersprungen werden. Sollte es bei dem Prozess also zu einer Unterbrechung kommen, z.B. durch WLAN-Abriss, so setzt der Einrichtungswizard bei dem zuletzt erfolgreich abgeschlossenen Schritt wieder an.
Solange die Schritte nicht alle ausgeführt wurden, verweilt TRADEMAN im Wartungsmodus. Um den Einrichtungsprozess zu starten, drücken Sie "Einrichtung starten".
Abhängig von den notwendigen Update-Schritten können zusätzliche Punkte, Felder und Eingaben sichtbar und erforderlich sein.
3.4.1 Einrichtungswizard - Oberfläche
Während des Einrichtungsprozesses teilt sich das Fenster in drei Bereiche auf:
der linke Bereich zeigt dem Benutzer, an welchem Punkt der Einrichtung er sich befindet;
der rechte Bereich zeigt dem Benutzer, welche Einzelschritte durchgeführt werden;
der mittlere Bereich ist der Arbeitsbereich, in dem der Benutzer die Einstellungen setzen und bestätigen muss.
3.4.2 Basis Parameter
Die Basis Parameter legen die Grundeinstellungen für den TRADEMAN und die Kommunikation mit den POSMAN-Kassen und Drittsystemen fest.
Eine nachträgliche Änderung dieser Parameter ist nur bedingt möglich.
...
Schließen Sie diesen Konfigurationsschritt ab, indem Sie auf "Speichern und Weiter" klicken.
3.4.3 Klischeetext
Der Klischeetext wird auf jedem Bon oben und unten angedruckt.
Typischerweise enthält der obere Klischeetext Daten wie die Firmenanschrift und der untere Klischeetext etwas wie "Vielen dank für Ihren Besuch".
Auf den Belegvorlagen sind hierfür oben und unten jeweils 15 Zeilen reserviert, nicht gefüllte Zeilen werden unterdrückt bzw. nicht gedruckt.
Alle am TRADEMAN angebundenen Kassen verwenden diese Klischeetexte als Standard-Vorlage. Filial- bzw. kassenspezifische Abweichungen, wie z.B. Anschrift oder Standort, können über die Kassenkonfiguration selbst individuell gepflegt werden.
Schließen Sie diesen Konfigurationsschritt ab, indem Sie auf "Speichern und Weiter" klicken.
3.4.4 Druckvorlagen
Dieser Schritt installiert bzw. aktualisiert die poe-Standard-Druck-Vorlagen und Druck-Konfigurationen.
Sollten Sie bereits individuelle Druck-Vorlagen konfiguriert haben, so bleiben Ihnen diese selbstverständlich erhalten.
Schließen Sie diesen Konfigurationsschritt ab, indem Sie auf "Einspielen und Weiter" klicken.
3.4.5 Filiale und Lager
Damit Sie in TRADEMAN arbeiten und auch eine Kasse anlegen können, müssen Sie mindestens eine Filiale und ein Lager definieren.
Schließen Sie diesen Konfigurationsschritt ab, indem Sie auf "Speichern und Weiter" klicken.
Weitere Filialen können Sie nach Abschluss des Einrichtungswizards über die Filial-Konfiguration anlegen.
3.4.6 Menü und Administratoren
In diesem Schritt werden alle Menü-Punkte für die "Administrator"-Rolle erstellt, die laut Lizenz verfügbar sind, damit dieser die Menüpunkte über die Menükonfiguration auch für andere Mitarbeiter freischalten kann.
Falls noch kein Administrator im System angelegt sein sollte, kann in diesem Schritt einer angelegt werden.
Schließen Sie diesen Konfigurationsschritt ab, indem Sie auf "Speichern und Weiter" klicken.
3.4.7 Änderungshinweis
Vor Abschluss des Einrichtungswizards werden Ihnen alle mit dem Update einhergenden Änderungen seit dem letzten Update angezeigt.
Bitte beachten Sie dabei auch die aktuellen Hinweise, die z.B. eine Mindestversion für andere Komponenten voraussetzen oder Funktionalitäten abkündigen.
Schließen Sie diesen Konfigurationsschritt ab, indem Sie auf "Bestätigen und Weiter" klicken.
3.4.8 Abschließen
Der Einrichtungs-Prozess wurde abgeschlossen und der Wartungsmodus beendet.
Bitte melden Sie sich jetzt ab, um wieder zum normalen Login zurückzukehren.
4 Stammdatenpflege
4.1 Artikel pflegen:
Über den Menüpunkt Stammdaten Artikel gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Artikel. Mit nur einem Klick auf den "Neu"-Button bietet diese Übersicht eine zusätzliche Maske zur Anlage eines neuen Artikels.
Artikel-Nr.1
Artikel-Nr.1 wird bei der Artikelanlage automatisch von TRADEMAN vergeben und ist die interne systemeindeutige Artikelnummer, die vom Anwender auch nicht modifiziert werden kann.
Bezeichnung
In der Bezeichnung wird die primäre Artikelbezeichnung gepflegt. Diese Bezeichnung wird zur Anzeige auf dem Kassiererjournals und der Kundenanzeige, sowie zum Druck auf dem Bon verwendet.
Zusatztext
Der Zusatztext ist optional und frei gestaltbar. Er wird beim Bondruck unterhalb der Artikelbezeichnung ausgedruckt.
Artikel-Nr.2
In Artikel-Nr.2 kann die vom Anwender eigene bzw. vom vorgelagerten Warenwirtschaftssystem vergebene Artikelnummer oder auch der primäre Barcode des Artikels gepflegt werden.
Lief.-Artikel-Nr.
Die Lieferanten-Artikelnummer wird bei Bestellungen über TRADEMAN (optionale Zusatzlizenz erforderlich) an den Hauptlieferanten anstelle des Artikel-Nr.1 auf den Bestellvorlagen gedruckt.
Warengruppe
Für Auswertungszwecke (Warengruppenbericht) können Sie den Artikel einer Warengruppe zuordnen.
MwSt.
In diesem Feld wird dem Artikel der gesetzlich vorgeschriebene Mehrwertsteuersatz zugeordnet.
Preis
Der Bruttoverkaufspreis wird bei der Buchung des Artikels veranschlagt.
Preis (Netto)
Der Nettoverkaufspreis wird bei Buchung des Artikels durch angemeldete Netto-Kunden veranschlagt.
EK Preis
Dieser Preis wird über TRADEMAN (optionale Zusatzlizenz erforderlich) bei Bestellungen und Wareneingängen bzw. Wareneingangsrechnungen beim Hauptlieferanten als Einkaufspreis gezogen.
UVP
Die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers kann rein informativ gepflegt werden.
Hauptlieferant
Durch die Zuordnung eines Artikels zu einem bestimmten Lieferanten kann dieser bei dem ausgewählten Lieferanten über TRADEMAN (optionale Zusatzlizenz erforderlich) bestellt werden.
Nach Auswahl eines Lieferanten können ebenfalls Wareneingänge und Wareneingangsrechnungen, die diesen Artikel ernthalten, in TRADEMAN erfasst werden.
Mengenbasiseinheit
Mengenbasiseinheiten sind die kleinsten Mengen, in denen die Bestandsführung ganzzahlig erfolgt. Im Standard ist dies Stück (stk).
Preiseinheit
Die Preiseinheit gibt die Anzahl der Einheiten für den Preis an. Im Standard beträgt diese 1.
Beispiel: 1 Paket mit 500 Schrauben kostet 2,95€. Somit kostet eine einzelne Schraube 0,0059€.
Da TRADEMAN und POSMAN Cent-genau arbeiten, lassen sich so auch Preise mit drei oder mehr Nachkommastellen abbilden.
In Verbindung mit der Mengenbasiseinheit bedeutet dies, dass der Bestand je Schraube und nicht je Paket geführt wird.
Divers
Gibt an, ob es sich um einen diversen Artikel handelt. Beim Kassieren erscheint dann eine Preisabfrage.
Rabattflag
Gibt an, ob der Artikel generell rabattfähig ist und somit Rabatte oder Nachlässe auf diesen Artikel gegeben werden dürfen.
Unsichtbar
Nicht mehr benötigte Artikel werden in TRADEMAN und POSMAN nicht gelöscht, sondern als unsichtbar gekennzeichnet. Durch dieses Kennzeichen wird der Artikel dann bei Artikelsuchen (Volltextsuchen) nicht weiter berücksichtigt. Gibt man jedoch die exakte Artikel-Nr.1 ein, kann der Artikel wieder aufgerufen werden (z.B. für eine Rücknahme im Rahmen der Gewährleistungs- bzw. Garantiezeit).
Anlagedatum
Datum der Artikelerstanlage
Je nach verwendetem Zusatzmodul (optionale Zusatzlizenz erforderlich) können zusätzliche Reiter, Felder und Eingaben sichtbar und notwendig sein, wie z.B.:
- Preise: Hier können zusätzliche Preise, wie Staffel- und Aktionspreise, definiert werden. Zusätzlich ist es möglich, individuelle Preislisten zu definieren und diese wiederum einzelnen Kunden zuzuordnen. Bei der Preisfindung wendet das System automatisch die Best-Preis-Logik an.
- EK Preise: Hier können zusätzliche (Aktions-)Einkaufspreise der Lieferanten mit Gültigkeitszeiträumen gepflegt werden.
- Barcodes: Hier können zusätzliche Barcodes (Mehrfach-EANs) gepflegt werden.
- Bestand: Hier kann pro Filiale bzw. Lager ein individueller Mindest- und Ziel-Bestand definiert werden.
- Medien: Hier können von einem Artikel Bilder hinterlegt werden, die dem Verkäufer beim Verkauf im Info-Modul und dem Kunden auf dem Werbedisplay angezeigt werden.
- Zusatzinformationen: Hier können informative benutzerdefinierte Texte und Kennzeichen am Artikel gepflegt werden.
- Konfiguration: Hier können informative benutzerdefinierte Texte und Kennzeichen am Artikel gepflegt werden.
4.2 Kundenpflege
Über den Menüpunkt Stammdaten Kunden gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Kunden. Diese Übersicht bietet des Weiteren mit nur einem Klick auf den "Neu"-Button eine Maske zur Anlage eines neuen Kunden.
Kunden-Nr.
Die Kunden-Nr. wird bei der Kundenanlage automatisch von TRADEMAN vergeben. Diese Kunden-Nr. ist die interne systemeindeutige Kundennummer, die vom Anwender auch nicht modifiziert werden kann.
Sollten Sie bereits eine Kundennummer aus einem vorgelagerten System haben bzw. diese dem Kundendatensatz zuordnen wollen, so verwenden Sie hierfür das Feld Kunden-Nr.2.
Sollten Sie eine Kundennummer für den FiBu-Export (DATEV etc.) pflegen wollen, so nutzen Sie hierfür das Feld Fibukonto.
Darüber hinaus können folgende Felder im Kundenstammsatz gepflegt werden:
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- Firma
- Suchname
- Straße/Postfach
- PLZ (Postleitzahl)
- Ort
- Land
- Telefon
- Mobil
- Geburtsdatum
- IBAN
- BIC
- Umsatzsteuer-ID
- Rabatt
Dieser Kunde bekommt immer automatisch den Rabatt, auch auf bereits gewährte Rabatte. - Skonto
Dieser Kunde bekommt immer das Skonto. - Kreditsperre
- Stammkunde
Kennzeichen muss auf Ja stehen, wenn der Kunde im POSMAN Kundensuchdialog angezeigt werden soll. - Lastschrifteinzug
- Netto
Dieses Kennzeichen steuert, ob der am Artikel gepflegte Brutto- oder Netto-Verkaufspreis verwendet wird.
Sollte nur ein Bruttoverkaufspreis gepflegt sein, errechnen POSMAN und TRADEMAN automatisch den Nettoverkaufspreis. - Ust.-Behandlung
Über diese Auswahl kann die standardmäßige Umsatzsteuerbehandlung für diesen Kunden definiert werden.
Unterschieden wird hier zwischen Inland, EU-Ausland und Drittland. - Kunden-Umsatz:
Anzeige des Kundenumsatzes - Zahlungsziel
Auswahl des Standardzahlungsziels für die Auftragsverwaltung (optionale Zusatzlizenz erforderlich). - Info
- Inaktiv
Je nach verwendetem Zusatzmodul (optionale Zusatzlizenz erforderlich) können zusätzliche Reiter, Felder und Eingaben sichtbar und notwendig sein, wie z.B.:
...
4.3 Mitarbeiterverwaltung
4.3.1 Mitarbeiteranlage
Über den Menüpunkt Stammdaten Mitarbeiter gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Mitarbeiter. Diese Übersicht bietet des Weiteren mit nur einem Klick auf den "Neu"-Button eine Maske zur Anlage eines neuen Mitarbeiter.
Die Mitarbeiter-Nr. wird bei der Mitarbeiteranlage automatisch von TRADEMAN vergeben und ist die interne systemeindeutige Mitarbeiternummer, die vom Anwender auch nicht modifiziert werden kann.
Sollten Sie bereits eine Mitarbeiter- bzw. Personalnummer aus einem vorgelagerten System haben bzw. dem Mitarbeiterdatensatz zuordnen wollen, so verwenden Sie hierfür das Feld Personal-Nr.
Darüber hinaus können folgende Felder im Mitarbeiterstammsatz gepflegt werden:
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- Telefon
- Fax
- Kommentar
- Login
Das Login ist der Benutzername, den Sie zur Anmeldung im TRADEMAN benötigen. - Code
In dem Feld CODE können Sie die Kellnerschlüssel- bzw. Kartennummer des Verkäufers hinterlegen, mit der sich dieser bei POSMAN anmelden kann.
Alternativ können Sie hier einen zusätzlichen PIN hinterlegen, der bei der Verkäuferanmeldung in POSMAN abgefragt wird.
Je nach verwendetem Zusatzmodul (optionale Zusatzlizenz erforderlich) können zusätzliche Reiter, Felder und Eingaben sichtbar und notwendig sein, wie z.B.:
- Arbeitszeiten: Auflistung der Ein- und Ausstempelzeiten
4.3.2 Mitarbeiterkonfiguration
Über den Menüpunkt Stammdaten Mitarbeiter gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Mitarbeiter.
Mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Mitarbeiter und der Auswahl "Öffnen" gelangen Sie in die Konfigurationsmaske für den entsprechenden Mitarbeiter.
Klicken Sie auf "Bearbeiten", wenn Sie die in Punkt "4.3.1 Mitarbeiteranlage" beschriebenen Daten editieren wollen.
Je nach verwendetem Zusatzmodul (optionale Zusatzlizenz erforderlich) können zusätzliche Reiter, Felder und Eingaben sichtbar und notwendig sein, wie z.B.:
- Arbeitszeiten: Auflistung der Ein- und Ausstempelzeiten
4.3.2.1 Benutzerkonfiguration - Rechte und Rollen
Klicken Sie auf den DropDown-Pfeil neben "Bearbeiten" und anschließend auf "Benutzerkonfiguration", um die Benutzerrechte zu konfigurieren.
Benutzerpasswort
Dieses Passwort benötigen Sie, zusammen mit dem in Punkt "4.3.1 Mitarbeiteranlage" vergebenen Login, um sich im TRADEMAN anzumelden.
Benutzerrollen
- Deaktiviert
Sperrt den Benutzer, sodass eine Anmeldung in POSMAN und TRADEMAN nicht mehr möglich ist. - Kassierer
POSMAN: Abhängig vom gewählten Kassierer und Verkäufer-Modell, erlaubt dieses Kennzeichen dem Mitarbeiter, Kassiervorgänge an der Kasse abzuschließen. - Verkäufer
POSMAN: Abhängig vom gewählten Kassierer und Verkäufer-Modell, erlaubt dieses Kennzeichen dem Mitarbeiter, sich an der Kasse anzumelden und bei Artikelpositionen als "beratender" Verkäufer zugeordnet zu werden.
Mit diesem Kennzeichen alleine können keine Kassiervorgänge an der Kasse abgeschlossen werden. - Manager
POSMAN: Dieses Kennzeichen gewährt dem Mitarbeiter Zugriff auf die Manager-Ebenen und die Ausführung von Funktionen, die eine Managerberechtigung erfordern. - Controlling
POSMAN: Derzeit nicht verwendet. - Administrator
POSMAN: Derzeit nicht verwendet.
Die zuvor aufgeführten Rollen können für TRADEMAN über die Menükonfiguration separate Ansichten und Berechtigungen konfiguriert werden.
Benutzerrechte
- Tagesabschluss Zwischenstand
X-Bericht / temporärer Tagesabschluss - Tagesabschluss
Z-Bericht - Einkaufspreise sehen
- Monatsabschluss
- Umsatz bis jetzt ausgeben
- Rabattgrenze aufheben
- Schublade öffnen
- Abschöpfung
- Kassenkonfiguration aufrufen
- Rücknahme
- Stechuhrdaten löschen
Löschen von Altdaten aus Performance-Gründen, nur lokal auf der Kasse. Die Datenübermittlung an TRADEMAN bleibt davon unberührt. - Bezahlte Rechnungen löschen
Löschen von Altdaten aus Performance-Gründen, nur lokal auf der Kasse. Die Datenübermittlung an TRADEMAN bleibt davon unberührt. - Exportdatei für WaWi erneut generieren
- Kundenhistorie löschen
Löschen von Altdaten aus Performance-Gründen, nur lokal auf der Kasse. Die Datenübermittlung an TRADEMAN bleibt davon unberührt. - Kasse zurücksetzen
Administratorfunktion - Managerfunktionen 240-249
Benutzerspezifische Funktionen, die eine Managerberechtigung erfordern - Journal einsehen
- Bonstorno
- Mitarbeiter verwalten
alte Funktion - wird nicht mehr genutzt. - Inventur durchführen
- Zugriff auf Kassierer, Abschluss, Verwaltung
Dieses Kennzeichen berechtigt den Mitarbeiter nach erfolgtem Kassierabschluss in POSMAN, die Schubladen-Zählung in TRADEMAN zu erfassen. - Sprung auf gesperrte Touchebene erlaubt
- Module im UI konfigurieren
alte Funktion - wird nicht mehr genutzt. - Kreditlimit eines Kunden überschreiben.
- Zugriff auf Transaktionen
Dieses Kennzeichen berechtigt den Benutzer auf den Hauptmenüpunkt Transaktionen / Vorgänge zuzugreifen - Zugriff auf Stammdaten
Dieses Kennzeichen berechtigt den Benutzer auf den Hauptmenüpunkt Stammdaten zuzugreifen - Zugriff auf Statistiken
Dieses Kennzeichen berechtigt den Benutzer auf den Hauptmenüpunkt Statistiken zuzugreifen - Zugriff auf Konfiguration
Dieses Kennzeichen berechtigt den Benutzer auf den Hauptmenüpunkt Konfiguration zuzugreifen
4.3.2.2 Konfiguration - Zusatzinformationen
Klicken Sie auf den DropDown-Pfeil neben "Bearbeiten" und anschließend auf "Konfiguration", um die Zusatzinformationen des jeweiligen Mitarbeiters zu bearbeiten.
Je nach verwendetem Zusatzmodul (optionale Zusatzlizenz erforderlich) können zusätzliche Reiter, Felder und Eingaben sichtbar und notwendig sein, wie z.B.:
- Arbeitszeiten: Auflistung der Ein- und Ausstempelzeiten
TRADEMANONLY
Mitarbeiter, die dieses Kennzeichen gesetzt haben, werden nicht mit POSMAN synchronisiert und können sich somit auch nicht dort einstempeln bzw. anmelden oder einem Verkaufsvorgang als Verkäufer zugeordnet werden.
EMAILSIGNATUR
Hier kann die persönliche E-Mail-Signatur des Mitarbeiters gepflegt werden.
Diese E-Mail-Signatur wird beim E-Mailversand aus TRADEMAN heraus (optionale Zusatzlizenz erforderlich) verwendet.
5 TRADEMAN-Konfiguration
5.1 Menükonfiguration
Die Menüpunkte im TRADEMAN und die damit verbundenen Rechte, auf diese zuzugreifen, müssen dem Mitarbeiter bzw. der Rolle, die dem Mitarbeiter zugeordnet wurde, siehe Punkt "4.3.2.1 Benutzerkonfiguration - Rechte und Rollen", über den Menüpunkt Konfiguration → System-Konfiguration → Menü-Konfiguration freigeschaltet werden.
Die auswählbaren Menüpunkte werden durch die Lizenz freigeschaltet und sichtbar.
...
Angelehnt an das tatsächliche Menü zeigt die Menü-Konfiguration eine Matrix mit allen Menüpunkten. Hier kann der Benutzer darüber entscheiden, ob ein anderer Benutzer das Recht bekommt, diesen Menüpunkt zu sehen und zu betreten.
Wenn der Benutzer die Seite das erst Mal lädt, kann er alle verfügbaren Rollen einstellen.
Drückt der Benutzer, nachdem er die Rechte für die Rollen und Benutzer eingestellt hat, auf den "Speichern"-Button, werden diese Einstellungen übernommen.
Filter
Über den Filter kann der Benutzer nur gewisse Rollen anzeigen lassen und zusätzlich nach einzelnen Verkäufern suchen.
Rechte
Wenn der konfigurierte Benutzer in einer Rolle ist und diese Rolle (wie auch der Benutzer) selbst Rechte zugeordnet bekommen hat, werden hier die genehmigten Menüpunkte aus den entsprechenden Rollen und Benutzereinstellungen angezeigt.
Beispiel:
Die Rolle Verkäufer hat alle Menüpunkte für die Vorgänge freigeschaltet bekommen.
Der Benutzer hat alle Menüpunkte im Bereich Statistiken freigeschaltet bekommen und trägt die Rolle als Verkäufer.
=> So darf der Benutzer alle Vorgänge und alle Statistiken sehen.
Es ist nicht möglich, einem Benutzer Rechte aus einer Rolle, in der er sich befindet, zu entziehen!
5.1 Felder-Konfiguration
Mittels des Feld-Editors können Sie die Darstellung von Listen und Masken konfigurieren und somit auch rollenbezogene Benutzerrechte definieren.
Viewtype
Der ViewType Table definiert die Darstellung der Listenansicht.
Der ViewType Form definiert die Darstellung der Masken.
EntityName und RecordTypename geben die Quelle an, aus der die anzuzeigenden Daten gelesen werden.
Der RecordName definiert, in welchem Menüpunkt bzw. in welcher Maske das Form oder Table eingebunden ist.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag im Feldeditor, den Sie anpassen möchten und wählen Sie "Editieren" aus.
Der Feld-Editor teilt sich in die 3 Bereiche - Navigationsbereich, Felder-Konfiguration und Rollen - auf.
Navigationsbereich
- Record-Name
zeigt das ausgewählte Element an, welches bearbeitet wird. - Profil
zeigt das Profil an, welches bearbeitet wird.
Um ein neues Profil anzulegen, tippen Sie für dieses einen Namen ein und bestätigen dann mit der Enter-Taste. - Feld bearbeiten (für alle Profile)
Nach Auswahl des entsprechenden Feldes wird der Editiermodus umgeschaltet, sodass das entsprechende Feld über alle Profile parallel editiert werden kann.
Felder-Konfiguration
...
Rollen
Im Bereich Rollen können Sie den Rollen das ausgewählte Profil freigeben und als Standard Profil definieren.
6 Filial- und Kassen-Konfiguration
6.1 Filial-Konfiguration
Die Filial-Konfiguration ist analog zu den anderen TRADEMAN-Stammdaten aufgebaut.
Als Erstes gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Filialen. Diese Übersicht bietet des Weiteren mit einem Klick auf den "Neu"-Button eine Maske zur Anlage einer neuen Filiale.
Mit einem Rechtsklick kann der Benutzer in die Konfiguration einer Filiale springen.
Hier werden links die Basis-Details der Filiale dargestellt, wobei rechts die Reiter mit weiteren Informationen und Konfigurationen zu finden sind.
Adressen
Hier können die Filial-Adressen für die TRADEMAN Kunden- und Einkaufsvorgänge (optionale Zusatzlizenz erforderlich) gepflegt werden.
Bereichszuordnung
Hier kann die Filiale, und somit auch die zugeordneten Kassen, Bereichen zugeordnet werden.
Mittels der Bereiche und der Bereichshierarchie können Parameter, Felder und sonstige Konfigurationen zugeordnet werden.
6.2 Filial-Wizard
Der Filial-Wizard dient als geführter Prozess zum Anlegen von Filialen. Hier wird in mehreren Schritten die Filial-Anlage gestützt und die wichtigsten Konfigurationen vorgenommen.
6.3 Kassensystem konfigurieren
Die Kassen-Konfiguration ist analog zu den anderen TRADEMAN-Stammdaten aufgebaut.
Als Erstes gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Kassen. Diese Übersicht bietet des Weiteren mit einem Klick auf den "Neu"-Button eine Maske zur Anlage einer neuen Kasse.
Mit einem Rechtsklick kann der Benutzer in die Konfiguration einer Kasse springen.
Hier werden links die Basis-Details der Kasse dargestellt, wobei rechts die Reiter mit weiteren Informationen und Konfigurationen zu finden sind.
PosSync-Status
Der erste Reiter zeigt die PosSync-Einträge zu der Kasse an. Anhand der hier angezeigten Zeitstempel können Sie nachvollziehen, wann die POSMAN-Kasse zuletzt Daten abgeglichen hat.
Bereiche
Die Bereichseinstellungen werden im zweiten Reiter angezeigt. Hier kann der Benutzer auch im Reiter direkt die Zuordnung der Kasse zu einem bestimmten Bereich vornehmen und speichern.
Klischee-Texte
Über den Reiter Klischee-Texte kann der Benutzer die Klischee-Texte der Kasse verändern und speichern.
Hier können auch die Klischee-Texte mit anderen Kassen, Filialen oder dem System-Default verglichen werden.
Peripherie-Geräte
Auf dem Reiter Peripherie-Geräte kann der Benutzer die Peripherie-Parameter für z.B. Scanner, Bon-Drucker, Kundenanzeige etc. der Kasse verändern und speichern.
Zudem können die Peripherie-Parameter mit anderen Kassen, Filialen oder dem System-Default verglichen werden.
Lager-Parameter
Über diesen Reiter kann der Kasse das Bestandslager zugeordnet werden, aus dem diese die Abverkäufe ausbuchen soll.
6.4 Kassen-Wizard
Der Kassen Wizard dient als geführter Prozess zum Anlegen von Kassen. Hier wird in mehreren Schritten die Kassen-Anlage gestützt und die wichtigsten Konfigurationen vorgenommen.
Der erste Schritt hier ist die Anlage der Details für die Kassen-Basis, wie Kassen-Nr. und Filial-Zuordnung. Beim Verlassen des Feldes der Kassen-Nr. wird geprüft, ob die eingegebene Kassen-Nr. bereits verwendet wurde.
In den weiteren Schritten werden die Bereichs-Zuordnung und die wichtigsten Lager-Parameter eingestellt.
In einem der Schritte kann der Benutzer dann die Klischee-Texte analog zu den Kassen-Details einrichten. Hierfür kann er die Einstellungen von anderen Kassen/Filialen laden und vergleichen.
Auf der letzten Seite wird der Benutzer zum Speichern aufgefordert, um nach erfolgreicher Speicherung weitere Funktionen dargeboten zu bekommen. Diese umfassen dann den Sprung in die Detail-Ansicht der Kasse, den Sprung zum "Kassendaten aktualisieren", das Zurücksetzen des Wizards, um eine weitere Kassen oder PosSync konfigurieren.
7 Bereichs-Konfiguration
Im Rahmen von Projekten oder eines heterogenen Kassenumfelds ist es erforderlich, Kassen gruppieren zu können und bestimmte Kassenmerkmale bestimmten Kassengruppen zuweisen zu können. In TRADEMAN sprechen wir in diesem Fall von Bereichen. In einer übersichtlichen Darstellung können Sie jede POSMAN-Kasse ganz individuell den Bedürfnissen (Aufgabe der Kasse, Bereichszuordnung, Funktionsumfang) und physikalischen Eigenschaften (Gerätetypen, Auflösung, Peripherie) anpassen und ihre Kassen in verschiedene Bereiche einteilen und gruppieren. Diese Bereiche definieren sich durch Funktionalitäten, die Kassen haben können. Benötigt eine bestimmte Gruppe von Kassen z.B. ein bestimmtes Touch-Layout oder muss eine andere Gruppe fähig sein, nur Aufträge zu erfassen (z.B. Pfandrückgabe) und an eine Checkout-Kasse übermitteln können?
Neben der Zuordnung der POSMAN-Kassen in Funktionsbereiche können natürlich auch organisatorische oder geografische Bereiche aufgebaut werden, in der z.B. eine Unterteilung in Nord, Ost, Süd, West erfolgen kann.
So kann genau definiert werden, welches Kassen-Verhalten in welcher Filiale und an welchem Standort gewünscht wird. Dies geht von regionaler Preisbestimmung über unterschiedliche Tätigkeitsfelder in verschiedene Abteilungen einer Filiale, bis hin zu Basiseinstellungen wie Layout und Funktionen. Durch die Zuordnung einer Kasse in verschiedene Bereiche steuern wir ganz gezielt jede POSMAN-Kasse nach ihren individuellen Vorgaben. Die Bereichszuordnung gewährleistet eine leichte Konfiguration, die mögliche Gruppierung von Filialen sorgt dank der Bereichshierarchie dafür, dass sich Bereiche mit unterschiedlichem Zweck nicht in die Quere kommen.
7.1 Bereichsgruppen
Bereichsgruppen dienen der Gruppierung von Bereichen.
Bevor Sie eigene Bereiche definieren können, müssen Sie eine Bereichsgruppe definieren.
Die Bereichsgruppen-Konfiguration ist analog zu den anderen TRADEMAN-Stammdaten aufgebaut.
Als Erstes gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Bereichsgruppen. Diese Übersicht bietet des Weiteren mit einem Klick auf den "Neu"-Button eine Maske zur Anlage einer neuen Bereichsgruppe.
Mit einem Rechtsklick kann der Benutzer in die Konfiguration einer Bereichsgruppe springen.
Neben den durch den Benutzer selbst definierten Bereichsgruppen, gibt es auch spezielle Bereichsgruppen die von poe zu Steuerungs- und Konfigurationszwecken definiert wurden und durch den Benutzer nicht verändert werden können.
...
TRADEMAN2 bietet bestimmte Bereichsgruppen die für bestimmte Zwecke genutzt werden.Diese sind:
...
7.2 Bereiche
Eine Kasse kann immer nur einem Bereich pro Bereichsgruppe zugeordnet sein. Es kann allerdings beliebig viele Bereichsgruppen geben. Eine Kasse muss jedoch nicht zwingend in jeder Bereichsgruppe vertreten sein.
Beispiel:
Es gibt die Regionen Nord, West, Ost und Süd. Dies sind die 4 Bereiche der Bereichsgruppe „Regionen“. Eine Kasse kann nur in einer Region sein.
Die Bereichs-Konfiguration ist analog zu den anderen TRADEMAN-Stammdaten aufgebaut.
Als Erstes gelangt der Benutzer in eine Übersicht aller Bereiche. Diese Übersicht bietet des Weiteren mit einem Klick auf den "Neu"-Button eine Maske zur Anlage einer neuen Bereiche.
Mit einem Rechtsklick kann der Benutzer in die Konfiguration einer Bereiche springen.
Neben den durch den Benutzer selbst definierten Bereiche, gibt es auch spezielle Bereiche, die von poe zu Steuerungs- und Konfigurationszwecken definiert wurden und durch den Benutzer nicht verändert werden können.
7.3 Bereichsgruppen-Hierarchie
Der Benutzer kann über die Bereichsgruppen-Hierarchie einstellen, welche Einstellungen/Konfigurationen von Bereichsgruppen eine höhere Gewichtung haben als Andere. Über die Konfigurationsseite der Bereichsgruppen-Hierarchie werden die Bereichsgruppen zu Hierarchie-Typen hinzugefügt und einsortiert.
Um die Hierarchie einer Bereichsgruppe zu verändern, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag und halten die Maustaste gedrückt.
Verschieben Sie nun den Eintrag an die gewünschte Position und klicken Sie "Speichern".
Um eine neue Bereichsgruppe hinzuzufügen kann der Benutzer oberhalb der Tabelle eine Bereichsgruppe suchen und auswählen.
Mit einem Klick auf den "+"-Button wird die gewählte Gruppe der Liste mit der niedrigsten Hierarchie hinzugefügt. Bereichsgruppen, die sich bereits in der Liste befinden können nicht erneut hinzugefügt werden und sind somit in der Auswahl inaktiv.
Über den Löschen-Button können auch Bereichgruppen aus der Hierarchie-Liste für einzelne Typen wieder entfernt werden.
Über das Inaktiv-Kennzeichen, in der Tabelle, kann der Benutzer Bereichsgruppen bereits in die Hierarchie einsortieren, aber "nicht scharf schalten". So kann der Benutzer Bereichsgruppen vorkonfigurieren, ohne dass sie bereits Auswirkungen auf das System haben.
Hierarchie-Typen
Auf der linken Seite sind die Hierarchie-Typen aufgelistet. Mit einem Klick auf einen Typen wird die Hierarchie-Tabelle des Typen zur Bearbeitung geladen. Wenn der Benutzer bereits Änderungen an der Liste vorgenommen hat, muss er vor dem Typ-Wechsel diese Änderungen erst speichern oder verwerfen.
Hierarchie-Tabelle
In der Hierarchie-Tabelle wird der poe-Default als niedrigste Hierarchie (oben) und die Kasse als höchste Hierarchie (unten) mit aufgelistet. Die Hierarchie dieser Beiden kann nicht bearbeitet (neu sortiert) werden.
Zusätzlich zu den beiden Hierarchien wird immer ein Hierarchie-Eintrag für die Konfigurationen der Filiale mit aufgelistet. Diese Zeile kann in der Hierarchie sortiert werden, aber der Benutzer kann sie nicht aus der Liste löschen.
8 Drucken - Bon und A4-Belege
8.1 Druck-Kontrolle
8.1.1 Druck aus POSMAN
Über Druck-Kontrolle wird in POSMAN eingegrenzt bei welchen Vorgängen and welcher Kasse welcher Bon oder auch A4-Beleg gedruckt werden soll.
Wenn POSMAN einen Beleg zu einer Transaktion drucken will, sucht er in der Druck-Kontrolle nach Einträgen die mit der Transaktion (Typ, Subtyp), dem in der Transaktion gewählten Lieferweg, und der Kasse auf dem die Transaktion ausgeführt wird (Kasse, Filiale, Bereich) übereinstimmt. Einträge mit Wert 0 stimmen dabei immer überein (Wildcard).
Die gefundenen Einträge werden dann von POSMAN als Anweisungen interpretiert Belege oder A4-Belege in der gegebenen Reihenfolge auszudrucken. Ist eine Vorlage für einen A4-Beleg gewählt, so ist es notwendig über das Feld Drucker einen Drucker für den A4-Druck anzugeben. Über das Feld Belegname angegebene Belege werden immer über den konfigurierten Belegdrucker ausgegeben.
8.1.2 Druck aus TRADEMAN
Über Druck-Kontrolle wird in TRADEMAN gesteuert für welche Vorgänge (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, ...) welches A4-Formular für den Druck verwendet werden soll. Die Funktionalität ist ausschließlich in TRADEMAN 2 enthalten und standardmäßig aktiviert.
Wenn TRADEMAN ein Formular zu einer Transaktion drucken will, sucht er in der Druck-Kontrolle nach Einträgen die mit der Transaktion (Typ, Subtyp), dem in der Transaktion gewählten Lieferweg, und der Filiale, für die die Transaktion ausgeführt wird, übereinstimmt. Einträge mit Wert 0 stimmen dabei immer überein (Wildcard).
Die gefundenen Einträge werden dann der Reihenfolge nach an den FormularDruck übergeben und das erzeugte PDF zum Download angeboten bzw. im Browser geöffnet.
8.2 Drucker-Definition
Über den Submenüpunkt Drucker können Sie beliebig viele Drucker definiert werden. Über DruckControl kann dann gesteuert werden, welche Vorlage auf welchem Drucker gedruckt wird.
In der Druckertabelle können
- Bondrucker
- A4-Drucker
- und Etikettendrucker
definiert werden.
Typ
- DIN A4 (für A4-Druck in POSMAN)
- Bondrucker
- Etikettendrucker
- E-Mail (Bon- und PDF-Versand via E-Mail - optionale Zusatzlizenz erforderlich)
- Browser (PDF-Anzeige in TRADEMAN)
Duckersprache
Bondrucker für rollenbasiertes Themopapier sind heute in der Regel EPSON-kompatible und "sprechen" (mehr oder weniger) die von EPSON definierte Sprache ESC/POS.
In der Druckertabelle kann angegeben werden, welche Sprache der BonDrucker "spricht". Zur Auswahl stehen:
- PDF (für A4-Belege in POSMAN und TRADEMAN)
- ESC/POS (EPson kompatible - Bondrucker)
- IBM (weitestgehend EPSON kompatible mit einigen Besonderheiten - Bondrucker)
- XON/XOFF (für italienische Fiskaldrucker)
- eposXML (neue EPSON Sprache in xml - Bondrucker)
- EPL (Etikettendrucker)
- ZPL (Etikettendrucker)
In der Druckertabelle kann auch angegeben werden, über welches Interface der Drucker angebunden ist.
- LAN.
In der Druckertabelle kann angegeben werden, über welche IPAdresse und welchen IPPort der Drucker erreichbar ist. - serieller Anschluss IPPort.
0 entspricht /dev/ttyS0 unter Linux und COM1 unter Windows.
Es empfiehlt sich jedoch hier nur den Drucker als solches für die Druckkontrolle zu konfigurieren und die kassenindividuelle Interface-Zuordnung über die Kassenkonfiguration durchzuführen. Der von der Kasse verwendete Drucker ist der, der unter Peripherie-Geräte in der Kassenkonfiguration beschrieben wird. Dort kann der Drucker vollständig parametrisiert werden.
8.3 Druck-Vorlagen
Über den Submenüpunkt Druck-Vorlage sind alle in TRADEMAN und POSMAN gepflegten Vorlagen für den Bon- und A4-Druck aufgelistet, die in der Druck-Kontrolle ausgewählt werden können.
Im Standard sind dies die poe-Standard Kassenbelege.
8.3.1 poe-Vorlageneditor
Alle POSMAN Kassenbelege (Bon und A4) sowie TRADEMAN Belege können mittels des optionalen poe-Vorlageneditors (optionale Zusatzlizenz erforderlich) individuell dem gewünschten Erscheinungsbild angepasst werden.
Ausgenommen hiervon ist die Darstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.
Für die gesetzeskonforme Darstellung gemäß der Landesbestimmungen bzw. geltenden Vorgaben haftet einzig der Besitzer des Kassensystems.
9. Auswertungen und Statistiken
Unter dem Menüpunkt Statistiken hält TRADEMAN diverse Standard-Auswertungen und Statistiken für Sie bereit.
Zusätzlich können hier auch Projekt- und Kunden-individuelle Auswertungen mit angezeigt werden (optionale Zusatzlizenz erforderlich).
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Für den Export der angezeigten Daten stehen Ihnen, je nach Auswertung, die Möglichkeit eines PDF-, Excel- oder CSV-Exports zur Verfügung.
Ebenfalls stehen Ihnen derzeit noch die "guten alten" TRADEMAN 1 Statistiken und Auswertungen zur Verfügung.
10. GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export
Der IDEA-Export bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.
Diese zeitraumbezogene Datenträgerüberlassung wird im TRADEMAN erzeugt und bereitgestellt.
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10.1 Erstellen der zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung
Über den Menüpunkt Konfiguration → Export → IDEA gelangen Sie zu der Maske, auf der Sie gemäß der Prüfungsanordnung die zeitraumbezogene Datenträgerüberlassung erzeugen können.
Über die Filter können Sie dann die Zeiträume und die zu exportierenden Daten auswählen.
Anschließend drücken Sie auf „IDEA-Export“. Der Export läuft dann im Hintergrund. Dies kann einige Minuten dauern.
Wenn der Export fertig ist, wird dieser oben rechts zum Download angeboten.
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Inhalt
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