Der DStV (Deutsche Steuerberater Verbund) hat eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage nach den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.
Mitteilung des DStV:
Unternehmen, bei denen zwischen Belegeingang und Verbuchung im IT-System eine gewisse Zeitspanne vergeht, sorgen sich um ein mögliches Verwerfen des Buchführungswerkes durch den Betriebsprüfer. Die strengen Voraussetzungen zur GoBD-Konformität hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen und eine dementsprechende Verfahrensdokumentation anzufertigen, sind daher ratsam. Hilfestellung hierfür bietet die nun veröffentlichte Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage, an der der DStV als Beteiligter der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) mitgewirkt hat. Steuerberatern und Mandanten bietet dieses Arbeitsmaterial wertvolle Formulierungs- und Verfahrenshilfen.
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Die GoBD fordern für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Meist sind solche Niederschriften in KMU allenfalls für die IT-gestützte Buchführung selbst vorhanden oder fehlen sogar gänzlich. Idealerweise beginnt eine Verfahrensdokumentation bereits ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses, nämlich bei der Belegablage. Unabhängig von der verwendeten Form des Mediums "Beleg" finden alle Steuerpflichtigen brauchbare Musterformulierungen: Es wird der Umgang mit Belegen, die originär in Papierform eingehen sowie solchen, die anschließend digitalisiert werden und jenen, die originär in Digitalform vorliegen, thematisiert.
Muster-Verfahrensdokumentation ist individualisierbar
Die Musterverfahrensdokumentation ist individualisierbar und dient den Unternehmen somit als Vorlage, um den Vorgang der Belegablage anhand unternehmens- und branchenspezifischer Angaben zu dokumentieren. Die Prozesse sind bei den Steuerpflichtigen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Verfahrensdokumentation gibt es daher nicht.
Hiweis poe Verfahrensdokumentation
Die Mustervorlage der poe Verfahrensdokumentation beschreibt nur die Erstellung und den Umgang von Belegen und Vorgängen in den poe Produkten POSMAN und TRADEMAN. Diese Dokumentation muss der Kunde ergänzen, prüfen und seitens seiner eigenen Geschäftsleitng freigebn. Die poe Vorlage ist nur ein Muster mit dem auf unsere Produkte reduzierten Umfang.
Alle darüber hinausgehenden Vorgänge (Eingangsrechnungen, Ausagben, elege, etc.) müssen setens des Kunden entweder eigenständig oder ergänzend beschrieben und bestätigt werden.