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- Gemäß § 146a AO sind elektronische/computergestützte Kassensysteme/Registrierkassen grundsätzlich ab dem 01.01.2020 durch eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abzusichern
- Bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ist gemäß § 146a Abs. 1 S. 1 AO ist jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall bzw. anderer Vorgang zu erfassen und einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen. Geschäftsvorfälle sind rechtliche und wirtschaftliche Vorgänge mit Einfluss auf Gewinn/Verlust/Unternehmensvermögen (z.B. Eingangs-/Ausgangsumsatz, Trinkgeld, Privateinlage/-entnahme, etc.). Unter einem anderen Vorgang sind Aufzeichnungsprozesse zu verstehen, die nicht durch Geschäftsvorfälle, sondern andere Ereignisse im Rahmen der Nutzung des elektronischen Aufzeichnungssystems entstehen (z.B. Trainingsbuchungen, Sofortstornierung, Bestellungen, etc.) oder Funktionsaufrufe und Ereignisse innerhalb der TSE.
- Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (inkl. Export- und Einbindungsschnittstelle) und einem Speichermedium. Die TSE gewährleistet eine sichere Protokollierung der aufzuzeichnenden Vorgänge (zusammengehörige Aufzeichnungsprozesse) und generiert zu den übergebenen Anwendungsdaten eines Vorgangs die entsprechenden Protokolldaten.
- Unter den Anwendungsdaten sind Daten zu verstehen, die vom Aufzeichnungssystem über den abzusichernden Vorgang erstellt werden. Diese umfassen gemäß § 2 KassenSichV die Seriennummer des Aufzeichnungssystems, die Art des Vorgangs, die Daten des Vorgangs und die Zahlungsart.
- Die Protokolldaten sind Daten, die im Rahmen der Absicherung des Vorgangs durch die TSE erzeugt werden. Sie beinhalten die Seriennummer der TSE, die Transaktionsnummer des Vorgangs, den Absicherungszeitpunkt und einen Signaturzähler.
- Die TSE hält alle abgesicherten Anwendungs-/Protokolldaten zum Abruf für eine Prüfung (z.B. Betriebsprüfung, Kassen-Nachschau etc.) und für den Export in ein externes Aufbewahrungssystem bereit.
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- 2. An dem Kassensystem ist eine TSE (z.B. der Firma Swissbit) angeschlossen im Bautyp:
- USB Stick
- microSD Card
- SD Card
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- bei vollem Speicher, oder wenn die Laufzeit von 5 Jahren abläuft, wird eine Meldung 15 Tage vor Ende an der Kasse ausgegeben, oder wenn die Speicherkapazität fast erreich ist
- diese Meldung wiederholt sich täglich, bis die TSE ausgetauscht wurde
- das führende System im Hintergrund (TRADEMAN) gibt ebenfalls die Meldung aus, dass die TSE voll ist oder ausläuft. Hier Im TRADEMAN wird der Austausch gesteuert
- Nach Start des Prozesses über den TRADEMAN wird die weitere Abwicklung an der entsprechenden Kasse durchgeführt. Der Prozess sieht wie folgt aus:
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- Prüfer hat eigenes Lesegerät für TSE
Notfallkonzept bei Ausfall der TSE
Ausfallzeiten und –grund einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sind zu dokumentieren (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.1.6).
- Sollte die TSE einen Defekt haben oder einen anderen Fehler aufweisen, wird dies per Meldung an die Kasse weitergegeben.
- Bei Fehlermeldung müssen Sie sich umgehend mit dem Service & Support von der poe GmbH & Co. KG in Verbindung setzen!
- Die poe GmbH & Co. KG übernimmt, sofern die TSE über die poe bezogen wurde, den Retourenprozess für Sie. Diese kann bis zu 8 Wochen dauern und in dieser Zeit ist keine TSE an der Kasse angeschlossen (es sei denn, Sie haben Ersatz-TSE vorrätig).
- Grund für die Dauer des Retourenprozessen: Es muss vom Hersteller geprüft werden, bzw. ausgeschlossen werden, dass die TSE nicht manipuliert wurde. Die bisher geschriebenen Daten der TSE sind sicher und können auch nach Manipulation ausgelesen werden.
- Sie müssen die Ausfallzeiten und den Ausfallgrund dokumentieren. Die TSE macht jeden Tag nach dem Tagesabschluss einen Archiveintrag. In der Zeit, wo in der keine TSE mit der Kasse verbunden ist, wird dieses Protokoll trotzdem geschrieben, mit dem Hinweis, dass keine TSE verbunden ist.
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