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Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 21.08.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren

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1 Allgemeine Beschreibung 
1.1 Rahmenbedingungen 
1.2 Gültigkeitsbereich 
1.3 Weiterführende Informationen 
1.4 Verwendungszweck 
1.5 Architektur 
1.5.1 Aufbau 
1.5.2 Datenstruktur 
1.6 Hardware und Betriebssysteme 
1.7 Kassensystem Kassensystem
1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN
2 Anwenderdokumentation 
2.1 Wesentliche Bedienabläufe 
2.2 Belegwerk 
2.3 Abläufe 
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen: 
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls 
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust 
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen 
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports 
3 Änderungshistorie 
4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

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Folgende Angaben müssen vom Betrieb gemacht Unternehmen / Steuerpflichtigen / Anwender vorgenommen bzw. ergänzt werden.

 
Hardwaredokumentation / Kassensysteme

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Bitte bewahren Sie für Dokumentationszwecke die Lieferscheine sorgfältig auf. Auf den Lieferscheinen wird die ausgelieferte Hardware erfasst. Sollten Sie weitere Geräte im Einsatz haben, dokumentieren Sie diese bitte umfänglich.

Die vorliegende Verfahrensdokumentation wurde von der Geschäftsleitung freigegeben Geschäftsleitung freigegeben und gilt bis zur nächsten Aktualisierung.

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Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN.
In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung des poe POSMAN- und TRADEMAN-Standards ausgegangen.
Kunden- und Projektspezifische Erweiterungen und Anpassungen müssen vom Kunden separat Dokumentiert und dieser Verfahrensdokumentation angehangen / zugefügt werden.

1.3 Weiterführende Informationen

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Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und können durch Berichte visualisiert werden. Durch die flexibel parametrisierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden.
Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt über die Diese müssen in der Kassensoftware POSMAN konfiguriert sein um den ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.
Die Weiterverarbeitung von Daten aus dem Kassenprogramm POSMAN erfolgt mittels der Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden. , dieser muss kundenspezifisch aktiviert und konfiguriert sein.
Die Daten des Kassensystems / der Kassensysteme werden, je nach Einstellung der Synchronisatioszeiten, per Datenfernübertragung in an TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten in der während  der vereinbarten Vertragslaufzeit gespeichert. Optional kann im Rahmen der Vertragsgestaltung die Datenarchivierung auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist Solle der Lizenzvertrag TRADEMAN beendet werden, so besteht optional die Möglichkeit, einen Vertrag zur Datenarchivierung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erweitert werden, wenn die Vertragslaufzeit
zwischenzeitlich endet. , abzuschließen. 

Die Daten können über TRADEMAN abgerufen werden. Dem Kunden stehen verschiedene Auswertungen und aufbereitete Analysen zur Verfügung.
Es gibt einen kontinuierlichen und automatischen Datenaustausch aller registrierten Endgeräte / Kassensystme.

1.5 Architektur

1.5.1 Aufbau

Alle Jede POSMAN-Kassen sind muss an einen TRADEMAN angebunden und senden sein um alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesenden TRADEMAN zu senden.  Ist bei Geräten einem POSMAN-System die Verbindung zum zentralen TRADEMAN unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichertPOSMAN-System lokal gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten vom POSMAN-System an den TRADEMAN übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL TSL 1.2 über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN speichert die erfassten Daten sowohl lokal auf dem Kassensystem (temporär) als auch auf dem Cloud-Server ab im TRADEMAN und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten an. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.

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POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend immer zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. Abhängig des gewählten Berichts können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
In TRADEMAN können die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

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Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe  können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

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7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN

POSMAN ist das plattformunabhängige Kassensystem welches immer einem TRADEMAN zugeordnet sein

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

2.1.1 POSMAN

POSMAN ist das plattformunabhängige Kassensystem welches immer einem TRADEMAN zugeordnet sein muss.
Nach erfolgreicher Bedieneranmeldung befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen. 

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Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und je Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich. 

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Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend  entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei  je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Der IDEA-Export  bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen  Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.
Diese zeitraumbezogene  Datenträgerüberlassung wird im TRADEMAN erzeugt und bereitgestellt.

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Alle POSMAN Kassenbelege (Bon und A4) sowie TRADEMAN Belege können mittels des optionalen poe-Vorlageneditors individuell dem gewünschten Erscheinungsbild angepasst werden.
Ausgenommen hiervon ist die Darstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, wie z.B. die Darstellung von Wiegungen (PTB - eichpflichtiger Teil) bei Verwendung des optionalen Waagen-Moduls. 
Für die .
Für die gesetzeskonforme Darstellung gemäß der Landes- bzw. geltenden Vorgaben haftet einzig der Besitzer des Kassensystems. 

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Nach Abschluss eines Vorgangs übermittelt POSMAN diesen an den zentralen TRADEMAN in der poe-Cloud.  Die Daten werden dann im Rechenzentrum verarbeitet und dort redundant gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland welches über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

Sollte TRADEMAN auf kundeneigener Hardware oder Cloud betrieben werden, obliegt einzig dem Kunden die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der Daten zu gewährleisten.

Die zusätzliche ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der lokalen POSMAN EJournale, Tages-IDEA-Dateien und ggf. Log-Datein, sowie der Sicherung der lokalen Kassen-Applikation und der Kassen-Datenbank, gemäß der ggf. gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Diesbezügliche Datensicherungsprodukte und -Konzepte können optional bei poe oder Dritten beauftragt werden. 

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2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Die technischen Details des Journals sind in weiteren Dokumenten beschrieben:
Journal Allgemein:
http://...

Das Journal und weitere Berichte können als individueller Datenexport ausgegeben werden.
Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt.
Das zentrale Journal, in dem die POSMAN- und TRADEMAN-Daten gespeichert werden, besteht aus mehreren miteinander verknüpften Tabellen. Da diese Tabellen nicht im Klartext lesbar sind, stellt TRADEMAN diverse Auswertungen und Statistiken bereit um diese Informationen lesbar und exportierbar zu machen. Dazu stehen die Formate PDF, CSV und Excel zur Verfügung:1
http://...

Die Dokumentation zu den Berichten und Auswertungen, sowie den Exporten, entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

GDPdU Export für die zeitraumbezogenen  zeitraumbezogene  Datenträgerüberlassung gemäß Prüfungsanordnung / Betriebsprüfungen:http://... 

Die Dokumentation zum Export der zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

3 Änderungshistorie

Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der
Verfahrensdokumentation

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Das POSMAN-Kassensystem in Verbindung mit TRADEMAN hat folgende Zertifikate und fiskalische Freigaben erhalten.

• Italien (0603/20122013) ab POSMAN Version 2.10.0 Build 19958 - Fiskaldruckeranbindung mittels Xon/Xoff-Protokoll z.B. „Custom Kube F“ 
• GDPdU-Zertifikat (Audicon 02/2016)
• Registrierkassensystem für Österreich mittels der Middle-Ware EFSTA ab Version 2.12.486 Build 27423 (01/ 2017)
• NF525  - Frankreich (12/2017)

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