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Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 1121.0508.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Beschreibung 2Beschreibung 
1.1 Rahmenbedingungen 2Rahmenbedingungen 
1.2 Gültigkeitsbereich 4Gültigkeitsbereich 
1.3 Weiterführende Informationen 4Informationen 
1.4 Verwendungszweck 4Verwendungszweck 
1.5 Architektur 4Architektur 
1.5.1 Aufbau 4Aufbau 
1.5.2 Datenstruktur 5Datenstruktur 
1.6 Hardware und Betriebssysteme 5Betriebssysteme 
1.7 Kassensystem 6
1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN
2 Anwenderdokumentation 6Anwenderdokumentation 
2.1 Wesentliche Bedienabläufe 6Bedienabläufe 
2.2 Belegwerk 9Belegwerk 
2.3 Abläufe 10Abläufe 
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen: 10
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls 10Geschäftsvorfalls 
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust 11Verlust 
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen 11Verfälschungen 
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports 11Exports 
3 Änderungshistorie 11Änderungshistorie 
4 Zertifikat 12Zertifikate und fiskalische Freigaben

1 Allgemeine Beschreibung

...

Folgende Angaben müssen vom Betrieb gemacht Unternehmen / Steuerpflichtigen / Anwender vorgenommen bzw. ergänzt werden.

 
Hardwaredokumentation / Kassensysteme

...

Dokumentieren Sie alle verwendeten (stationäre, wie auch mobile) Kassiergeräte.

Bitte bewahren Sie für Dokumentationszwecke die Lieferscheine sorgfältig auf. Auf den
Lieferscheinen den Lieferscheinen wird die ausgelieferte Hardware erfasst. Sollten Sie weitere Geräte im Einsatz
haben, dokumentieren Sie diese bitte umfänglich.

Die vorliegende Verfahrensdokumentation wurde von der Geschäftsleitung freigegeben und
gilt Geschäftsleitung freigegeben und gilt bis zur nächsten Aktualisierung.

Sämtliche Ausführungen und Änderungen der Verfahrensdokumentation unterliegen der
Genehmigungspflicht der Genehmigungspflicht der Geschäftsleitung, namentlich (siehe überstehende Tabelle) .
Die vorliegende Verfahrensdokumentation ersetzt die vorherige Verfahrensdokumentation 01.
Eine Übersicht der vorgenommenen Aktualisierungen befindet sich in Kapitel 3
Änderungshistorie3 Änderungshistorie.

1.2 Gültigkeitsbereich

Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN.
In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung ausgegangen.

1.3 Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen finden Sie im Support-Bereich Nutzung des poe POSMAN- und TRADEMAN-Standards ausgegangen.
Kunden- und Projektspezifische Erweiterungen und Anpassungen müssen vom Kunden separat Dokumentiert und dieser Verfahrensdokumentation angehangen / zugefügt werden.

1.3 Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen finden Sie im Support-Bereich unter:
http://www.poe.de

1.4 Verwendungszweck

Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und können durch Berichte visualisiert werden. Durch die flexibel parametriesierbare parametrisierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden. Diese müssen in der Kassensoftware POSMAN konfiguriert sein um den ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.
Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt über die aus dem Kassenprogramm POSMAN erfolgt mittels der Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden. , dieser muss kundenspezifisch aktiviert und konfiguriert sein.
Die Daten des Kassensystems / der Kassensysteme werden, je nach Einstellung der Synchronisatioszeiten, per Datenfernübertragung in an TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten in der während  der vereinbarten Vertragslaufzeit gespeichert. Optional kann im Rahmen der Vertragsgestaltung die Datenarchivierung auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist Solle der Lizenzvertrag TRADEMAN beendet werden, so besteht optional die Möglichkeit, einen Vertrag zur Datenarchivierung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erweitert werden, wenn die Vertragslaufzeit
zwischenzeitlich endet. , abzuschließen. 

Die Daten können über TRADEMAN abgerufen werden. Dem Kunden stehen verschiedene Auswertungen und aufbereitete Analysen zur Verfügung.
Es gibt einen kontinuierlichen und automatischen Datenaustausch aller registrierten Endgeräte / Kassensystme.

1.5 Architektur

1.5.1 Aufbau

Alle Jede POSMAN-Kassen sind muss an einen TRADEMAN angebunden und senden sein um alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesenden TRADEMAN zu senden.  Ist bei Geräten einem POSMAN-System die Verbindung zum zentralen TRADEMAN unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichertPOSMAN-System lokal gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten vom POSMAN-System an den TRADEMAN übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSLTSL 1.2 über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN  speichert POSMAN speichert die erfassten Daten sowohl lokal auf dem Cloud-Server ab Kassensystem (temporär) als auch im TRADEMAN und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten an. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in Rechenzentren einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem Anhang Datensicherheit "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.

1.5.2 Datenstruktur

POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Zum Zeitpunkt einer Buchung werden die Berichte aktualisiert. Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die
Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend immer zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. In den Berichten Abhängig des gewählten Berichts können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
Aus In TRADEMAN können alle die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export  Export (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

...

PC-basierte Kassensysteme
POSMAN -Software (Typ 3B)
Die POSMAN-Kassensoftware ist an keine spezifische Kassen-Hardware gebunden und kann von jedem
internetfähigen Endgerät aus bedient werden (PCsomit prinzipiell auf jeder PC-Hardware betrieben werden. Handelsübliche PCs, Laptops, Tablets und Smartphones). Es
handelt sich um eine cloudbasierte Software, die auf allen gängigen Betriebssystemen
(Windows, Macsowie NUCs oder Tablets sind aus POSMAN-Kassensoftware-Sicht vollwertige PCs in Kompaktbauweise.  Für die Kassensoftware POSMAN gibt es nur einen einzigen Entwicklungsstrang, der entsprechend der von poe unterstützen Betriebssystemen (Windows, Linux, iOS, Android) genutzt werden kann. Das Frontend und Backend kann
über jedes netzwerkfähige Gerät erreicht werden. Grundsätzlich ist eine Registrierung der
jeweiligen Endgeräte erforderlich. Nach der Registrierung wird dem Endgerät eine eindeutige
Kennung zugeordnet. Ein PC (Mac) oder Laptop greift über die Standardbrowser wie
Google-Chrome, Safari oder Opera Browser auf gastronovi Office zu. Die Tablets und
Smartphones werden über die gastronovi Office App eingebunden.
Je nach Gerät und Einsatz erfolgt die IP-basierte Netzwerkverbindung über LAN und Wireless
LAN Verbindungen.
Der Druck der Bons wird über einen Druckserver gesteuert, der ebenfalls mit den
Cloud-Diensten verbunden ist.
Es werden keine Standard-Dateiformate oder Werkzeuge wie zum Beispiel Datenbankserver
verwendet, die einen unerlaubten Zugriff auf die Daten mit einem geringen Aufwand erlauben
würden. Der Kunde hat keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Die Unveränderbarkeit der
Daten ist somit gegeben.

1.7 Kassensystem

Die Grundlage des Kassensystems stellt der gastronovi Office Cloud-Dienst da. Alle
registrierten Geräte stehen bei einer Netzwerkverbindung im automatischen Austausch mit
dem Cloud-Dienst. Bei einer Netzwerkunterbrechung wird die aufgezeichnete Information
unmittelbar mit der nächsten Internetverbindung an den Cloud-Dienst weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden im Rechenzentrum des Cloud-Dienstes gespeichert. Hier
existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern. Mit den
Anwendungen von gastronovi Office können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert
werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

Im Normalbetrieb befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die
Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um
Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen. Welche Tätigkeiten auf einem
Endgerät möglich sind, kann über die Nutzerverwaltung gesteuert werden.
Kassensystem konfigurieren:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/19696-kassensystem-konfigurieren
Kassendaten pflegen:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/36694-kassendaten-pflegen
Entsprechende Nutzerrechte ermöglichen, Berichtsdaten abzurufen und Änderungen
vorzunehmen.
Unter folgendem Link wird erklärt, wie Benutzer und Berechtigungen hinterlegt werden:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/42462-neue-benutzer-anlegen-und-r
echte-zuweisen
Grundsätzlich kann in der Bedienung nach Frontend und Backend unterschieden werden. Diese
Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder.
Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen
aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu
einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die
Kombination von Datenbank-ID, Vorgangsnummer, Gerätekennung und Rechnungsnummer
möglich.
Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die gastronovi Office Software festgelegt
und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die gastronovi Office Software enthält
keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder
Ändern von steuerlich relevanten Daten wird in den Vorgängen protokolliert. Das Löschen der
Protokollierung ist nicht möglich.
Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen
Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei
Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die
Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten.
Änderungen an den Stammdaten (zum Bespiel Änderungen eines Artikelnamens) werden
dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich.
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einem „Kellnerschichtsstart“ und vor
einem „Kellnerschichtsende“ möglich. Im erweiterten Nutzungsrecht, ist ein zentrales
Abschließen von Bestellvorgängen möglich. Die Protokollierung zeichnet diese Vorgänge
anhand der registrierten Gerätekennung auf.
Im Folgenden gehen wir auf ausgewählte Grundfunktionen ein. Sollten Sie weitere
Information benötigen, finden Sie diese unter dem folgenden Link.
http://support.gastronovi.de/support/home
Login :
Der Login erfolgt durch die Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort auf dem jeweiligen
Endgerät. Für die erstmalige Registrierung ist eine Verifizierung erforderlich. Diese wird je
nach Endgerät über eine Emailadresse bzw. Installation der gastronovi App ermöglicht.
Logout:
Der Logout wird durch den Bediener am Endgerät vorgenommen. Das Registrierungsende ist
nur nach vorhergegangenem Registrierungsstart möglich.
Kellnerschicht beginnen:
Schichten dienen dazu einen Arbeitstag abzugrenzen. D.h. dass Ihre Mitarbeiter zu Anfang
Ihrer Arbeitszeit eine neue Schicht erstellen müssen und anschließend mit dem
Kassiervorgang anfangen können. Die Kellnerschichten werden mit einer eindeutigen
Schichtnummer protokolliert. Änderungen der Schichten werden im Journal protokolliert. Die
Übergabe einer kompletten Sicht ist nicht möglich.
Kellnerschicht beenden:
Um Schichten zu beenden, müssen alle offenen Tische zuerst geschlossen werden
(Bezahlvorgang muss abgeschlossen sein). Wenn sich noch offene Buchungen in der Schicht
befinden, können Sie entweder einzeln die Tische abrechnen oder die Schicht an einen
anderen Benutzer übertragen. Erst wenn keine offenen Tische mehr vorliegen, kann die
Schicht beenden werden.
Ist die Schicht beendet, wird automatisch ein Schichtbericht für den Mitarbeiter ausgedruckt.
Dies erfolgt über den Rechnungsdrucker der aktuellen Kostenstelle.
In den Schichtinformationen wird das Gerät, der Mitarbeiter, die Kostenstelle, der Schicht
beginn und das Schichtende dokumentiert.
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/17697-schichten-beginnen-beendenund-%
C3%BCbertragen
Im GoBD-/GDPdU-Export enthalten in der Tabelle „Stins.“
Vorgänge:
Alle Eingaben und Tischeröffnungen werden als Vorgang mit dazugehöriger Vorgangsnummer
protokoliert.
Rechnungencross-compiliert wird, damit eine betriebssystemnative Applikation bereitgestellt wird. Diese betriebssystemnative Applikation kann dann, wie es für das entsprechende Betriebssystem üblich ist, lokal installiert und gestartet  werden. Darüber hinaus kann POSMAN in der Variante POSMANweb auch über jedes internetfähige Endgerät (PC, Laptops, Tablets und Smartphones) aus bedient werden. Bei dieser Variante handelt es sich um eine in der poe-Cloud bereitgestellten Software-Kasse, die über einen Internetbrowser auf allen gängigen Betriebssystemen bedient werden kann. 

Die POSMAN Kassenapplikation kann über die gängigen Eingabegeräte (Touch, Tastatur und Maus) bedient werden.

Grundsätzlich ist eine Registrierung und Lizenzierung von POSMAN in der Filial- und Kassenverwaltung in TRADEMAN erforderlich. Nach der Registrierung wird der Kasse eine eindeutige Kennung zugeordnet. 
Je nach Gerät und Einsatz erfolgt die IP-basierte Netzwerkverbindung über LAN, Wireless LAN, GPRS, UMTS, HSDPA, LTE (2G / 3G / 4G / 5G) Verbindungen.

Der Druck der Bons und Belege wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.

Zur Datenhaltung wird in POSMAN eine lokale Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für POSMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. Einen unerlaubten Zugriff auf die Daten, der lediglich mit einem geringen Aufwand für den Kunden oder Dritte verbunden wäre, ist somit ausgeschlossen. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.
Darüber hinaus werden zusätzlich auch die Journale und Tages-IDEA-Dateien (seit 06/2012) lokal als Dateien im Kassenverzeichnis abgelegt. 
Alle in POSMAN erzeugte Transaktions- und Berichtsdaten werden kontinuierlich an TRADEMAN zur zentralen Datenhaltung und Archivierung übermittelt.

TRADEMAN ist die, im Standard in der poe-Cloud gehostete, zentrale Filial- und Kassenverwaltung. TRADEMAN kann über jedes netzwerkfähige Gerät und dem darauf installierten Standardbrowser erreicht werden. 
Ein Zugriff, entsprechend der zugewiesenen Benutzerrechte, ist nur über einen personalisierten Zugang mit Login und Passwort möglich.

Alle Artikel- und Kassen-Stammdaten, sowie optional Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, und optional Kunden-Auftragsvorgänge, können über TRADEMAN gepflegt und bearbeitet werden.

Die mittels POSMAN erzeugten Transaktionsdaten können in TRADEMAN über den Auswertungsbereich eingesehen und auch exportiert werden.

Zur Datenhaltung wird in TRADEMAN ebenfalls eine Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für TRADEMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. 
Der Kunde oder gar Dritte haben keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.

1.7 Kassensystem

Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe  können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

2.1.1 POSMAN

POSMAN ist das plattformunabhängige Kassensystem welches immer einem TRADEMAN zugeordnet sein muss.
Nach erfolgreicher Bedieneranmeldung befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen. 

Die wesentlichen Bedienabläufe des POSMAN-Kassensystems entnehmen Sie bitte dem POSMAN Kundenhandbuch.
POSMAN Kundenhandbuch

Welche Tätigkeiten auf einem Endgerät möglich sind, kann über die Mitarbeiterverwaltung und über die Toucheinrichtung im TRADEMAN konfiguriert werden.

2.1.2 TRADEMAN

TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen und der Konfiguration.

Optional können in TRADEMAN auch Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden. 
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.

Die wesentlichen Bedienabläufe der zentrale Filial-und Kassenverwaltung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Kassen- und Belegnummer bzw. Vorgangsnummer möglich.

Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal je Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich. 

Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Beispiel Änderungen eines Artikelnamens) werden dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich. 
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich. 

2.1.3 GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export

Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei  je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Der IDEA-Export  bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen  Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.
Diese zeitraumbezogene  Datenträgerüberlassung wird im TRADEMAN erzeugt und bereitgestellt.

2.1.3.1 Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export enthaltene Daten:

Belege:

Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegnummer protokolliert.

Vorgänge:

Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar), Ausgabe oder Warenbewegung führen, werden mit den Details
Details (also den verkauften betroffenen Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Eine Rechnung wird auch
immer einer im Vorfeld entstandenen Einem Vorgang wird auch immer eine eindeutige Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann im
Nachhinein zu jeder Rechnung der gesamte auch im Nachhinein jeder Vorgang nachvollzogen werden. Diese
Informationen Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.

Tisch- beziehungsweise KundenspeicherbuchungenLieferschein- bzw. Rechnungsbuchungen:

Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen (wenn ein Gast nicht sofort
bezahlt, sondern die Bewirtung auf Rechnung umgestellt wird) erfolgt eine Erfassung dieser
Vorgängemit Kundenzuordnung dieses Vorgangs. Die Bezahlart wird als invoice Lieferschein bzw. Rechnung erfasst.
Finanzwegumbuchungen:
Wenn die Zahlart verändert wird (eine Rechnung wurde als Barzahlung abgeschlossen, der
Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst.
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit
einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur
Rechnungsnummer vermerkt.
Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen
Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit
einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der Zahlart dokumentiert.
Kennzeichnung Trainingsumsätze
Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder
Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen. Um Missbrauch zu vermeiden, sind die
Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet.
Gutscheine
Der Verkauf von Gutscheinen wird gesondert gekennzeichnet. Das einlösen der Gutscheine
wird in der Zahlart ersichtlich.
Bei der Einlösung der Gutschein wird der Gutscheinwert bei dem GoBD-/GDPdU-Export in der
Spalte Rabatt ausgewiesen. Wie erkenne ich den unterscheid zwischen einem Gutschein
Verkauf und dem einlösen des Gutscheins?
Backoffice
Die Nutzung des Backoffice dient der Verwaltung des Kassensystems sowie dem Abruf von
Statistiken und Auswertungen.
Die Nutzung mit allen Funktionen im Backoffice wird im folgenden Link beschrieben.
http://support.gastronovi.de/support/solutions/folders/46476
Datenspeicherung
Alle Eingaben mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung werden in den Datenbanken von
gastronovi Office automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist
systematisch nicht möglich.
Datenschnittstellen:
Eine ausführliche Beschreibung der Schnittstellen finden sie unter dem folgenden Link:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/folders/76794

2.2 Belegwerk

...

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

Mit jeder Buchung im Kassensystem entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Im Regelfall ist
dieser Vorfall mit einem entsprechenden gedruckten Beleg verbunden.
Die Daten des Vorfalls werden an verschiedenen Stellen parallel gesichert:
● Berichtsdatenbank
● Elektronisches Journal
● Vorgänge 
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Ebenfalls ist es Möglich, in POSMAN direkt eine Rechnung zu erstellen. Hierbei wird je Kasse ein eigenständiger und eindeutiger Rechnungsnummernkreis aus Kassennummer und fortlaufender Nummer definiert.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Zahlungen auf diese Rechnungen können über POSMAN als "BAR-Zahlungen" (BAR, Kreditkarte, Gutschein etc.)  oder auch über TRADEMAN als "UNBAR-Zahlungen aus Drittsystemen" (Überweisung, PayPal) gebucht werden.

Zahlungsmitteltausch:

Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst. 
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegnummer vermerkt.

Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen

Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der entsprechenden Zahlart dokumentiert.

Trainingsumsätze bzw. Trainingsmodus

Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen.
Um Missbrauch zu vermeiden, müssen die Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet werden.

Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt und bereit gestellt. 

Für Schulungen und Abnahme von Sonderentwicklungen kann optional eine separate Demo- und Testumgebung bereitgestellt werden.

Gutscheine - Zahlungsmittel:

Für die Nutzung von Gutscheinen gibt es in POSMAN  zwei unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten.

Variante 1:
Bei der Verwendung von „Papier-Gutscheinen“, die manuell oder durch ein Drittsystem erzeugt wurden, kann in POSMAN eine unbare Zahlart "Fremdgutschein" eingerichtet werden, über die der Wert des Papier-„Gutscheins“ manuell eingegeben wird. Hierbei kann und wird keine Prüfung auf Gültigkeit durchgeführt. Der eventuell verbleibende Restwert des Gutscheins, muss dann ggf. mit einem Stift auf dem Gutschein aufgeschrieben bzw. ausgezahlt werden.

Variante 2:

POSMAN verfügt über eine eigene Gutscheinverwaltung.

Diese Gutscheinverwaltung ist nicht nur auf eine einzige Kasse oder Filiale beschränkt, sondern gilt innerhalb eines TRADEMAN-Verbunds. Dies bedeutet, dass alle Gutscheinveränderungen zeitnah an alle angeschlossenen Kassen synchronisiert bzw. über die TRADEMAN-LIVE-API bei Bedarf angefragt und aktualisiert werden.

Die Aufladung bzw. der „Gutscheinverkauf“ ist natürlich umsatzsteuerneutral und erfolgt an der Kasse z.B. in Bar oder mit EC/Kreditkarte.

In der Gutscheinüberwachung im TRADEMAN werden alle Gutscheine in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält die Gutscheinnummern, das Ausgabedatum, den offenen Betrag, einen Kommentar, Kassen-, Verkäufer- und ggf. Kunden-Nummer, den Originalbetrag und ein Eingelöst-Status. Zu jedem Gutschein kann die Gutscheinhistorie, also den Verlauf eines Gutscheins von der Erstellung bis zur kompletten Einlösung, eingesehen und nachvollzogen werden.  Als eingelöst gelten Gutscheine, wenn der offene Betrag auf null Euro steht.

Gutscheine - Voucher - Nachlässe und Rabatte:

Werbe- / Spenden- „Gutscheine“, Coupons oder auch Voucher (folgend nur Voucher genannt) sind aus der Sicht von POSMAN Nachlässe bzw. Rabatte, die dem Kunden gewährt werden.
Im Gegensatz zu einem „Geschenk-Gutschein“ für den jemand (Bar-)Geld in die Kasse gelegt hat, handelt es sich bei einem Voucher lediglich um ein „Stück Papier“, dass dem Überbringer eine Ware (Gratisartikel) oder einen Preisvorteil (Rabatt in %) bzw. Preisnachlass (Rabatt in €) gewährt. Diese können direkt auf einen Artikel oder auch auf die Zwischensumme gewährt werden.

Um eine Auswertbarkeit der „eingelösten“ Voucher zu erhalten, stellt POSMAN die Funktion „Gratis-Artikel“ oder auch die Auswahl von Rabattgründen zur Verfügung. Diese können darüber hinaus mit einer Freitexteingabe, z.B. zur Erfassung von Nummern oder Namen, gekoppelt werden.   

Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.

2.1.4 Datenspeicherung

Alle Eingaben werden mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.

2.1.5 Datenschnittstellen

2.1.5.1 POSMAN-Standardschnittstelle

POSMAN und TRADEMAN  verfügen über eine Standard-Schnittstelle mittels der Stammdaten aus bzw. Transaktionsdaten optional für Drittsysteme importiert bzw. exportiert werden können.
Die aktuelle Datensatzbeschreibung der Standard-Schnittstelle kann bei poe angefordert werden.

2.1.5.2 DATEVpro-Scnhittstelle

Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:

www.datev.de/datevformat

2.2 Belegwerk

Alle POSMAN Kassenbelege (Bon und A4) sowie TRADEMAN Belege können mittels des optionalen poe-Vorlageneditors individuell dem gewünschten Erscheinungsbild angepasst werden.
Ausgenommen hiervon ist die Darstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.
Für die gesetzeskonforme Darstellung gemäß der Landes- bzw. geltenden Vorgaben haftet einzig der Besitzer des Kassensystems. 

Losgelöst vom Druckbild und der auf dem auf Papier ausgedruckten Informationen, sowie ob der Beleg gedruckt wurde oder auch nicht, werden alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, vollständig in der Datenbank gespeichert. Somit ist gemäß GoBD Rn. 141 die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit bei dem Verzicht auf einen Papierbeleg nicht beeinträchtigt.
Diese Daten sind die Grundlage für die in POSMAN und TRADEMAN erstellbaren Belege, Berichte, Auswertungen und Statistiken.

Der Druck der Bons und Belege wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.

Die poe-Standard Kassenbelege und Statistiken entnehmen Sie bitte dem POSMAN und TRADEMAN Kundenhandbuch.

POSMAN Kundenhandbuch

TRADEMAN Kundenhandbuch

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

Mit jeder Buchung im POSMAN und TRADEMAN entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Im Regelfall ist dieser Vorfall mit einem entsprechenden gedruckten Beleg verbunden.
Die Daten des Vorfalls werden an verschiedenen Stellen parallel und redundant gesichert. Abhängig des Vorfalls werden die Daten in folgenden Datenbanktabellen und Journalen gespeichert:

• Elektronisches Journal  -  Journal und Journal-Subtabellen (Abschlusss, Artikel, Rabatt)
• Umsatz- und Zahlungstabellen
• Einnahmen und Ausgaben Tabelle
• Abschriftentabelle
• Artikelbewegungshistorie
• Kundenhistorie
• Gutscheinhistorie
• Vorgangstabellen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnungen, Bestellungen, Wareneingang, Eingangsrechnungen)
• optional: Fiskal-Tabellen bzw. Fiskal-Module und Fiskal-Archive

2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls

Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und gespeichert.
In einigen Unternehmen ist es organisatorisch erforderlich, fehlende Buchungen nicht am
Kassenplatz sondern erst späterzu erfassen. Diese Erfassung erfolgt mit der sogenannten
„Nachbuchfunktion“. Um die Korrekturbuchungen in transparenter Form zu speichern werden
diese im Journal mit einer zeitlichen Erfassungsangabe dokumentiert.

2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls

...

2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust

Die Systeme werden in Intervallen (wenige Sekunden) automatisch in der Cloud von
gastronovi Office gespeichert. Die Daten werden dann bereits im Rechenzentrum verarbeitet
und dort gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum welches
über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen

Die gastronovi Office Software vergibt für jeden Beleg eine fortlaufende Nummer, darüber
kann die Vollständigkeit der Belege festgestellt werden. Die fortlaufende Nummer setzt sich
aus einer Kombination von der Gerätekennzeichnung sowie einer fortlaufenden Nummer
zusammen (die letzten fünf Nummern der Rechnungsnummer). Darüber hinaus kann jeder
Vorgang (mit Vorgangsnummer) im nicht veränderbaren Journal eingesehen werden.
Zusätzlich wird über die Datenbank-ID jeder Beleg festgehalten. Als weitere
Schutzmaßnahmen wird in den Log-Dateien des Rechenzentrums jeglicher Vorgang stets
dokumentiert.
Sollte es zu technischen Synchronisierungsfehlern oder Ausfällen kommen, werden diese
Informationen im nicht veränderbaren Journal protokolliert und zusätzlich unveränderbar im
Rechenzentrum gespeichert.

2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Die technischen Details des Journals sind in weiteren Dokumenten beschrieben:
Journal Allgemein:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20339-journal
Das Journal und weitere Berichte können als individueller Datenexport ausgegeben werden.
und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt. 

Alle Daten des Vorfalls werden unmittelbar nach der Erfassung aufbereitet und chronologisch im Journal von POSMAN gespeichert und automatisch mittels des POSMAN-Webconnects an den zentralen TRADEMAN übermittelt und mit einem fortlaufenden Index gespeichert.

2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust

Nach Abschluss eines Vorgangs übermittelt POSMAN diesen an den zentralen TRADEMAN in der poe-Cloud.  Die Daten werden dann im Rechenzentrum verarbeitet und dort redundant gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland welches über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

Sollte TRADEMAN auf kundeneigener Hardware oder Cloud betrieben werden, obliegt einzig dem Kunden die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der Daten zu gewährleisten.

Die zusätzliche ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der lokalen POSMAN EJournale, Tages-IDEA-Dateien und ggf. Log-Datein, sowie der Sicherung der lokalen Kassen-Applikation und der Kassen-Datenbank, gemäß der ggf. gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Diesbezügliche Datensicherungsprodukte und -Konzepte können optional bei poe oder Dritten beauftragt werden. 

2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen

POSMAN vergibt für jeden Beleg eine fortlaufende Nummer, die in Kombination mit der Kassennummer im zentralen TRADEMAN immer eindeutig ist. Darüber kann die Vollständigkeit der Belege jederzeit festgestellt werden.  Zusätzlich wird jeder Eintrag in den zentralen Journaltabellen mit einem fortlaufenden Index versehen. Ein Manipulationsversuch würde automatisch zu irreparablen Lücken im Index führen. 
Darüber hinaus kann jeder Vorgang im nicht veränderbaren Journal eingesehen werden.
Sollte es zu technischen Synchronisierungsfehlern oder Ausfällen kommen, werden diese Informationen in POSMAN lokal auf dem Kassensystem und im TRADEMAN in Log-Dateien im Rechenzentrum protokolliert und gespeichert.

2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt.
Das zentrale Journal, in dem die POSMAN- und TRADEMAN-Daten gespeichert werden, besteht aus mehreren miteinander verknüpften Tabellen. Da diese Tabellen nicht im Klartext lesbar sind, stellt TRADEMAN diverse Auswertungen und Statistiken bereit um diese Informationen lesbar und exportierbar zu machen. Dazu stehen die Formate PDF, CSV und Excel zur Verfügung:http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/203317-drucken-exportieren

Die Dokumentation zu den Berichten und Auswertungen, sowie den Exporten, entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

GDPdU Export für Betriebsprüfungen:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/155556-gdpdu-export-f%C3%BCr-bet
riebspr%C3%BCfungen
Weitere Erläuterungen finden Sie im GDPdU-Zertifikat.die zeitraumbezogene  Datenträgerüberlassung gemäß Prüfungsanordnung / Betriebsprüfungen:

Die Dokumentation zum Export der zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

3 Änderungshistorie

Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der
Verfahrensdokumentation
Datum Kapitel Inhalt der Änderung Geändert durch
4 Zertifikat
Das gastronovi Office Kassensystem hat folgende Zertifikate erhalten.
● Vereinbarung Registrierkassensystem für Österreich
● GDPdU-Zertifikat (Audicon

4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

Das POSMAN-Kassensystem in Verbindung mit TRADEMAN hat folgende Zertifikate und fiskalische Freigaben erhalten.

• Italien (03/2013) ab POSMAN Version 2.10.0 Build 19958 - Fiskaldruckeranbindung mittels Xon/Xoff-Protokoll z.B. „Custom Kube F“ 
• GDPdU-Zertifikat (Audicon 02/2016)
• Registrierkassensystem für Österreich mittels der Middle-Ware EFSTA ab Version 2.12.486 Build 27423 (01/ 2017)
• NF525  - Frankreich (12/2017)