Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 21.08.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren
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1 Allgemeine Beschreibung
1.1 Rahmenbedingungen
1.2 Gültigkeitsbereich
1.3 Weiterführende Informationen
1.4 Verwendungszweck
1.5 Architektur
1.5.1 Aufbau
1.5.2 Datenstruktur
1.6 Hardware und Betriebssysteme
1.7 Kassensystem
1.7 Kassensystem .1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN
2 Anwenderdokumentation
2.1 Wesentliche Bedienabläufe
2.2 Belegwerk
2.3 Abläufe
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports
3 Änderungshistorie
4 Zertifikate und fiskalische Freigaben
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Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN.
In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung des poe POSMAN- und TRADEMAN-Standards ausgegangen.
Kunden- und Projektspezifische Erweiterungen und Anpassungen müssen vom Kunden separat Dokumentiert und dieser Verfahrensdokumentation angehangen / zugefügt werden.
1.3 Weiterführende Informationen
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Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und können durch Berichte visualisiert werden. Durch die flexibel parametrisierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden. Diese müssen in der Kassensoftware POSMAN konfiguriert sein um den ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.
Die Weiterverarbeitung von Daten aus dem Kassenprogramm POSMAN erfolgt mittels der Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden, dieser muss kundenspezifisch aktiviert und konfiguriert sein.
Die Daten des Kassensystems / der Kassensysteme werden, je nach Einstellung der Synchronisatioszeiten, per Datenfernübertragung an TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten während der vereibarten vereinbarten Vertragslaufzeit gespeichert. Solle der Lizenzvertrag TRADEMAN beendet werden, so besteht optional die Möglichkeit, einen Vertrag zur Datenarchivierung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, abzuschließen.
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Jede POSMAN-Kassen muss an einen TRADEMAN angebunden sein um alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an den TRADEMAN zu senden. Ist bei einem POSMAN-System die Verbindung zum zentralen TRADEMAN unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem POSMAN-System lokal gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten vom POSMAN-System an den TRADEMAN übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL TSL 1.2 über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN speichert die erfassten Daten sowohl lokal auf dem Kassensystem (temporär) als auch im TRADEMAN und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten an. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.
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Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.
1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN
Auszug einfügen Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN - Grundlage für IDEA-Export Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN - Grundlage für IDEA-Export nopanel true
2 Anwenderdokumentation
2.1 Wesentliche Bedienabläufe
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Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und je Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich.
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