Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 21.08.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren
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1 Allgemeine Beschreibung
1.1 Rahmenbedingungen
1.2 Gültigkeitsbereich
1.3 Weiterführende Informationen
1.4 Verwendungszweck
1.5 Architektur
1.5.1 Aufbau
1.5.2 Datenstruktur
1.6 Hardware und Betriebssysteme
1.7 Kassensystem
1.7 Kassensystem .1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN
2 Anwenderdokumentation
2.1 Wesentliche Bedienabläufe
2.2 Belegwerk
2.3 Abläufe
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports
3 Änderungshistorie
4 Zertifikate und fiskalische Freigaben
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Jede POSMAN-Kassen muss an einen TRADEMAN angebunden sein um alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an den TRADEMAN zu senden. Ist bei einem POSMAN-System die Verbindung zum zentralen TRADEMAN unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem POSMAN-System lokal gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten vom POSMAN-System an den TRADEMAN übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL TSL 1.2 über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN speichert die erfassten Daten sowohl lokal auf dem Kassensystem (temporär) als auch im TRADEMAN und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten an. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.
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Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.
1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN
Auszug einfügen Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN - Grundlage für IDEA-Export Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN - Grundlage für IDEA-Export nopanel true
2 Anwenderdokumentation
2.1 Wesentliche Bedienabläufe
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Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und je Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich.
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