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Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 1121.0508.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren

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1 Allgemeine Beschreibung 
1.1 Rahmenbedingungen 
1.2 Gültigkeitsbereich 
1.3 Weiterführende Informationen 
1.4 Verwendungszweck 
1.5 Architektur 
1.5.1 Aufbau 
1.5.2 Datenstruktur 
1.6 Hardware und Betriebssysteme 
1.7 Kassensystem Kassensystem
1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN
2 Anwenderdokumentation 
2.1 Wesentliche Bedienabläufe 
2.2 Belegwerk 
2.3 Abläufe 
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen: 
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls 
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust 
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen 
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports 
3 Änderungshistorie 
4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

1 Allgemeine Beschreibung

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Folgende Angaben müssen vom Betrieb gemacht Unternehmen / Steuerpflichtigen / Anwender vorgenommen bzw. ergänzt werden.

 
Hardwaredokumentation / Kassensysteme

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Bitte bewahren Sie für Dokumentationszwecke die Lieferscheine sorgfältig auf. Auf den Lieferscheinen wird die ausgelieferte Hardware erfasst. Sollten Sie weitere Geräte im Einsatz haben, dokumentieren Sie diese bitte umfänglich.

Die vorliegende Verfahrensdokumentation wurde von der Geschäftsleitung freigegeben Geschäftsleitung freigegeben und gilt bis zur nächsten Aktualisierung.

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Sämtliche Ausführungen und Änderungen der Verfahrensdokumentation unterliegen der Genehmigungspflicht der Geschäftsleitung, namentlich (siehe überstehende Tabelle) .
Die vorliegende Verfahrensdokumentation ersetzt die vorherige Verfahrensdokumentation 01.
Eine Übersicht der vorgenommenen Aktualisierungen befindet sich in Kapitel 3 Änderungshistorie.

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Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN.
In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung des poe POSMAN- und TRADEMAN-Standards ausgegangen.
Kunden- und Projektspezifische Erweiterungen und Anpassungen müssen vom Kunden separat Dokumentiert und dieser Verfahrensdokumentation angehangen / zugefügt werden.

1.3 Weiterführende Informationen

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Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und können durch Berichte visualisiert werden. Durch die flexibel parametrisierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden.
Die Diese müssen in der Kassensoftware POSMAN konfiguriert sein um den ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.
Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt über die aus dem Kassenprogramm POSMAN erfolgt mittels der Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden. , dieser muss kundenspezifisch aktiviert und konfiguriert sein.
Die Daten des Kassensystems / der Kassensysteme werden, je nach Einstellung der Synchronisatioszeiten, per Datenfernübertragung in an TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten in der während  der vereinbarten Vertragslaufzeit gespeichert. Optional kann im Rahmen der Vertragsgestaltung die Datenarchivierung auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erweitert werden, wenn die Vertragslaufzeit
zwischenzeitlich endet. Solle der Lizenzvertrag TRADEMAN beendet werden, so besteht optional die Möglichkeit, einen Vertrag zur Datenarchivierung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, abzuschließen. 

Die Daten können über TRADEMAN abgerufen werden. Dem Kunden stehen verschiedene Auswertungen und aufbereitete Analysen zur Verfügung.
Es gibt einen kontinuierlichen und automatischen Datenaustausch aller registrierten Endgeräte / Kassensystme.

1.5 Architektur

1.5.1 Aufbau

Alle Jede POSMAN-Kassen sind muss an einen TRADEMAN angebunden und senden sein um alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesenden TRADEMAN zu senden.  Ist bei Geräten einem POSMAN-System die Verbindung zum zentralen TRADEMAN unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichertPOSMAN-System lokal gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten vom POSMAN-System an den TRADEMAN übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL TSL 1.2 über https) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung

Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN speichert die erfassten Daten sowohl lokal auf dem Kassensystem (temporär) als auch auf dem Cloud-Server ab im TRADEMAN und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten an. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.

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POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend immer zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. Abhängig des gewählten Berichts können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
In TRADEMAN können die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

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Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe  können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

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1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

2.1.1 POSMAN

POSMAN ist das plattformunabhängige Kassensystem welches immer einem TRADEMAN zugeordnet sein muss.
Nach erfolgreicher Bedieneranmeldung befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen. Welche Tätigkeiten auf einem Endgerät möglich sind 

Die wesentlichen Bedienabläufe des POSMAN-Kassensystems entnehmen Sie bitte dem POSMAN Kundenhandbuch.
POSMAN Kundenhandbuch

Welche Tätigkeiten auf einem Endgerät möglich sind, kann über die Nutzerverwaltung Mitarbeiterverwaltung und über die Toucheinrichtung im TRADEMAN konfiguriert werden.

Kassensystem konfigurieren:
http://...

...

Entsprechende Nutzerrechte ermöglichen, Berichtsdaten abzurufen und Änderungen vorzunehmen.

Unter folgendem Link wird erklärt, wie Benutzer und Berechtigungen hinterlegt werden:
http://...

...

2.1.2 TRADEMAN

TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen und der Konfiguration.

Optional können in TRADEMAN auch Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden. 
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.

Die wesentlichen Bedienabläufe der zentrale Filial-und Kassenverwaltung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Kassen- und Belegnummer bzw. Vorgangsnummer möglich.

Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und je Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich. 

Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Beispiel Änderungen eines Artikelnamens) werden dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich. 
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich. Die Protokollierung zeichnet diese Vorgänge anhand der registrierten Gerätekennung und dem angemeldeten Benutzer auf.
Im Folgenden gehen wir auf ausgewählte Grundfunktionen ein. Sollten Sie weitere
Information benötigen, finden Sie diese unter dem folgenden Link.
http://...Login TRADEMAN:
Der Login erfolgt durch die Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort auf der kundeneigenen Login-Maske, die über die bei die personalisierte URL erreichbar ist.
Die personalisierte URL, sowie die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) werden Ihnen bei Freischaltung automatisiert von poe bereitgestellt.
Das Passwort kann jederzeit vom Benutzer selbst geändert werden.

Logout TRADEMAN:
Der Logout wird durch den Bediener über den entsprechenden Menüpunkt vorgenommen. 

Kassierer- bzw. Verkäufer-Anmeldung POSMAN:

POSMAN unterstützt verschieden Kassierer- und Verkäufer-Modelle. Dabei kann z.B. zwischen dem nur beratend tätigen Verkäufer, der nur zwecks Provisionierung artikelgenau an der Kasse erfasst wird, und dem Kassierer, der Zugriff auf die Geldlade hat, unterschieden werden. Zusätzlich Berechtigungen oder Zugriffe auf bestimmte Funktionen können über das Touch-Layout und die Mitarbeiterrechte sowie die Bedieneranmeldung (z.B. Kellnerschloss) gesteuert werden.

Die Verkäuferanmeldung im POSMAN kann über ein Auswahlfenster, Nummerneingabe, Schlüssel oder auch Barcode-Karte erfolgen. Zusätzlich kann eine Authentifizierung über eine PIN bzw. Passworteingabe hiermit gekoppelt werden.

Kassierer- bzw. Verkäufer-Abmeldung  POSMAN:

Die Abmeldung wird durch den Bediener in POSMAN vorgenommen. Das Registrierungsende ist nur nach vorhergegangenem Registrierungsstart möglich.

Abhängig des gewählten Kassierer- und Verkäufer-Modells und dessen Konfiguration kann die Abmeldung auch automatisiert werden, z.B. durch abziehen eines Kellnerschlüssels oder auch automatisch nach Bonabschluss.

Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export sind enthalten:

Belege:

Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegnummer protokolliert.

Vorgänge:

Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar), Ausgabe oder Warenbewegung führen, werden mit den Details (also den betroffenen Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Einem Vorgang wird auch immer eine eindeutige Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann auch im Nachhinein jeder Vorgang nachvollzogen werden. Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.

Lieferschein- bzw. Rechnungsbuchungen:

Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen, erfolgt eine Erfassung mit Kundenzuordnung dieses Vorgangs. Die Bezahlart wird als Lieferschein bzw. Rechnung erfasst. 
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Ebenfalls ist es Möglich, in POSMAN direkt eine Rechnung zu erstellen. Hierbei wird je Kasse ein eigenständiger und eindeutiger Rechnungsnummernkreis aus Kassennummer und fortlaufender Nummer definiert.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Zahlungen auf diese Rechnungen können über POSMAN als "BAR-Zahlungen" (BAR, Kreditkarte, Gutschein etc.)  oder auch über TRADEMAN als "UNBAR-Zahlungen aus Drittsystemen" (Überweisung, PayPal) gebucht werden.

...

Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst. 
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegnummer vermerkt.

...

Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der entsprechenden Zahlart dokumentiert.

Trainingsumsätze bzw. Trainingsmodus

Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen.
Um Missbrauch zu vermeiden, müssen die Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet werden.

Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt und bereit gestellt. 

Für Schulungen und Abnahme von Sonderentwicklungen kann optional eine separate Demo- und Testumgebung bereitgestellt werden.

...

POSMAN verfügt über eine eigene Gutscheinverwaltung.

Diese Gutscheinverwaltung ist nicht nur auf eine einzige Kasse oder Filiale beschränkt, sondern gilt innerhalb eines TRADEMAN-Verbunds. Dies bedeutet, dass alle Gutscheinveränderungen zeitnah an alle angeschlossenen Kassen synchronisiert bzw. über die TRADEMAN-LIVE-API bei Bedarf angefragt und aktualisiert werden.

Die Aufladung bzw. der „Gutscheinverkauf“ ist natürlich umsatzsteuerneutral und erfolgt an der Kasse z.B. in Bar oder mit EC/Kreditkarte.

In der Gutscheinüberwachung im TRADEMAN werden alle Gutscheine in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält die Gutscheinnummern, das Ausgabedatum, den offenen Betrag, einen Kommentar, Kassen-, Verkäufer- und ggf. Kunden-Nummer, den Originalbetrag und ein Eingelöst-Status. Zu jedem Gutschein kann die Gutscheinhistorie, also den Verlauf eines Gutscheins von der Erstellung bis zur kompletten Einlösung, eingesehen und nachvollzogen werden.  Als eingelöst gelten Gutscheine, wenn der offene Betrag auf null Euro steht.

Gutscheine - Voucher - Nachlässe und Rabatte:

Werbe- / Spenden- „Gutscheine“, Coupons oder auch Voucher (folgend nur Voucher genannt) sind aus der Sicht von POSMAN Nachlässe bzw. Rabatte, die dem Kunden gewährt werden.
Im Gegensatz zu einem „Geschenk-Gutschein“ für den jemand (Bar-)Geld in die Kasse gelegt hat, handelt es sich bei einem Voucher lediglich um ein „Stück Papier“, dass dem Überbringer eine Ware (Gratisartikel) oder einen Preisvorteil (Rabatt in %) bzw. Preisnachlass (Rabatt in €) gewährt. Diese können direkt auf einen Artikel oder auch auf die Zwischensumme gewährt werden.

Um eine Auswertbarkeit der „eingelösten“ Voucher zu erhalten, stellt POSMAN die Funktion „Gratis-Artikel“ oder auch die Auswahl von Rabattgründen zur Verfügung. Diese können darüber hinaus mit einer Freitexteingabe, z.B. zur Erfassung von Nummern oder Namen, gekoppelt werden.   

Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.

TRADEMAN

TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen.

Optional können in TRADEMAN auch Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden.
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.

Die Nutzung mit allen Funktionen im Backoffice wird im folgenden Link beschrieben.
http://...

...

Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:

www.datev.de/datevformat

Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei  je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Der IDEA-Export  bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen  Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.

2.1.3 GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export

Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei  je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Der IDEA-Export  bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen  Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.
Diese zeitraumbezogene  Datenträgerüberlassung wird im TRADEMAN erzeugt und bereitgestellt.

2.1.3.1 Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export enthaltene Daten:

Belege:

Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegnummer protokolliert.

Vorgänge:

Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar), Ausgabe oder Warenbewegung führen, werden mit den Details (also den betroffenen Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Einem Vorgang wird auch immer eine eindeutige Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann auch im Nachhinein jeder Vorgang nachvollzogen werden. Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.

Lieferschein- bzw. Rechnungsbuchungen:

Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen, erfolgt eine Erfassung mit Kundenzuordnung dieses Vorgangs. Die Bezahlart wird als Lieferschein bzw. Rechnung erfasst. 
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Ebenfalls ist es Möglich, in POSMAN direkt eine Rechnung zu erstellen. Hierbei wird je Kasse ein eigenständiger und eindeutiger Rechnungsnummernkreis aus Kassennummer und fortlaufender Nummer definiert.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Zahlungen auf diese Rechnungen können über POSMAN als "BAR-Zahlungen" (BAR, Kreditkarte, Gutschein etc.)  oder auch über TRADEMAN als "UNBAR-Zahlungen aus Drittsystemen" (Überweisung, PayPal) gebucht werden.

Zahlungsmitteltausch:

Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst. 
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegnummer vermerkt.

Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen

Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der entsprechenden Zahlart dokumentiert.

Trainingsumsätze bzw. Trainingsmodus

Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen.
Um Missbrauch zu vermeiden, müssen die Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet werden.

Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt und bereit gestellt. 

Für Schulungen und Abnahme von Sonderentwicklungen kann optional eine separate Demo- und Testumgebung bereitgestellt werden.

Gutscheine - Zahlungsmittel:

Für die Nutzung von Gutscheinen gibt es in POSMAN  zwei unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten.

Variante 1:
Bei der Verwendung von „Papier-Gutscheinen“, die manuell oder durch ein Drittsystem erzeugt wurden, kann in POSMAN eine unbare Zahlart "Fremdgutschein" eingerichtet werden, über die der Wert des Papier-„Gutscheins“ manuell eingegeben wird. Hierbei kann und wird keine Prüfung auf Gültigkeit durchgeführt. Der eventuell verbleibende Restwert des Gutscheins, muss dann ggf. mit einem Stift auf dem Gutschein aufgeschrieben bzw. ausgezahlt werden.

Variante 2:

POSMAN verfügt über eine eigene Gutscheinverwaltung.

Diese Gutscheinverwaltung ist nicht nur auf eine einzige Kasse oder Filiale beschränkt, sondern gilt innerhalb eines TRADEMAN-Verbunds. Dies bedeutet, dass alle Gutscheinveränderungen zeitnah an alle angeschlossenen Kassen synchronisiert bzw. über die TRADEMAN-LIVE-API bei Bedarf angefragt und aktualisiert werden.

Die Aufladung bzw. der „Gutscheinverkauf“ ist natürlich umsatzsteuerneutral und erfolgt an der Kasse z.B. in Bar oder mit EC/Kreditkarte.

In der Gutscheinüberwachung im TRADEMAN werden alle Gutscheine in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält die Gutscheinnummern, das Ausgabedatum, den offenen Betrag, einen Kommentar, Kassen-, Verkäufer- und ggf. Kunden-Nummer, den Originalbetrag und ein Eingelöst-Status. Zu jedem Gutschein kann die Gutscheinhistorie, also den Verlauf eines Gutscheins von der Erstellung bis zur kompletten Einlösung, eingesehen und nachvollzogen werden.  Als eingelöst gelten Gutscheine, wenn der offene Betrag auf null Euro steht.

Gutscheine - Voucher - Nachlässe und Rabatte:

Werbe- / Spenden- „Gutscheine“, Coupons oder auch Voucher (folgend nur Voucher genannt) sind aus der Sicht von POSMAN Nachlässe bzw. Rabatte, die dem Kunden gewährt werden.
Im Gegensatz zu einem „Geschenk-Gutschein“ für den jemand (Bar-)Geld in die Kasse gelegt hat, handelt es sich bei einem Voucher lediglich um ein „Stück Papier“, dass dem Überbringer eine Ware (Gratisartikel) oder einen Preisvorteil (Rabatt in %) bzw. Preisnachlass (Rabatt in €) gewährt. Diese können direkt auf einen Artikel oder auch auf die Zwischensumme gewährt werden.

Um eine Auswertbarkeit der „eingelösten“ Voucher zu erhalten, stellt POSMAN die Funktion „Gratis-Artikel“ oder auch die Auswahl von Rabattgründen zur Verfügung. Diese können darüber hinaus mit einer Freitexteingabe, z.B. zur Erfassung von Nummern oder Namen, gekoppelt werden.   

Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.

2.1.4 Datenspeicherung

Alle Eingaben werden mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.

2.1.5 Datenschnittstellen

2.1.5.1 POSMAN-Standardschnittstelle

POSMAN und TRADEMAN  verfügen über eine Standard-Schnittstelle mittels der Stammdaten aus bzw. Transaktionsdaten optional für Drittsysteme importiert bzw. exportiert werden können.
Die aktuelle Datensatzbeschreibung der Standard-Schnittstelle kann bei poe angefordert werden.

2.1.5.2 DATEVpro-Scnhittstelle

Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:

www.datev.de/datevformat

2.2 Belegwerk

Alle POSMAN Kassenbelege (Bon und A4) sowie TRADEMAN Belege können mittels des optionalen poe-Vorlageneditors individuell dem gewünschten Erscheinungsbild angepasst werden.
Ausgenommen hiervon ist die Darstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, wie z.B. die Darstellung von Wiegungen (PTB - eichpflichtiger Teil) bei Verwendung des optionalen Waagen-Moduls. 
Für die gesetzeskonforme Darstellung gemäß der Landes- bzw. geltenden Vorgaben haftet einzig der Besitzer des Kassensystems. 

...

Der Druck der Bons und Belege wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.

In dem folgenden Link werden die Die poe-Standard -Belege Kassenbelege und Statistiken aufgezeigt und erläutert.
Erstellen von Berichten:http://... entnehmen Sie bitte dem POSMAN und TRADEMAN Kundenhandbuch.

POSMAN Kundenhandbuch

TRADEMAN Kundenhandbuch

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

...

Nach Abschluss eines Vorgangs übermittelt POSMAN diesen an den zentralen TRADEMAN in der poe-Cloud.  Die Daten werden dann im Rechenzentrum verarbeitet und dort redundant gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland welches über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

Sollte TRADEMAN auf kundeneigener Hardware oder Cloud betrieben werden, obliegt einzig dem Kunden die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der Daten zu gewährleisten.

Die zusätzliche ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der lokalen POSMAN EJournale, Tages-IDEA-Dateien und ggf. Log-Datein, sowie der Sicherung der lokalen Kassen-Applikation und der Kassen-Datenbank, gemäß der ggf. gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Diesbezügliche Datensicherungsprodukte und -Konzepte können optional bei poe oder Dritten beauftragt werden. 

...

2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Die technischen Details des Journals sind in weiteren Dokumenten beschrieben:
Journal Allgemein:
http://...

Das Journal und weitere Berichte können als individueller Datenexport ausgegeben werden.
Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt.
Das zentrale Journal, in dem die POSMAN- und TRADEMAN-Daten gespeichert werden, besteht aus mehreren miteinander verknüpften Tabellen. Da diese Tabellen nicht im Klartext lesbar sind, stellt TRADEMAN diverse Auswertungen und Statistiken bereit um diese Informationen lesbar und exportierbar zu machen. Dazu stehen die Formate PDF, CSV und Excel zur Verfügung:1
http://...

Die Dokumentation zu den Berichten und Auswertungen, sowie den Exporten, entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

GDPdU Export für die zeitraumbezogenen  zeitraumbezogene  Datenträgerüberlassung gemäß Prüfungsanordnung / Betriebsprüfungen:http://... 

Die Dokumentation zum Export der zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

3 Änderungshistorie

Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der
Verfahrensdokumentation

...

Das POSMAN-Kassensystem in Verbindung mit TRADEMAN hat folgende Zertifikate und fiskalische Freigaben erhalten.

• Italien (0603/20122013) ab POSMAN Version 2.10.0 Build 19958 - Fiskaldruckeranbindung mittels Xon/Xoff-Protokoll z.B. „Custom Kube F“ 
• GDPdU-Zertifikat (Audicon 02/2016)
• Registrierkassensystem für Österreich mittels der Middle-Ware EFSTA ab Version 2.12.486 Build 27423 (01/ 2017)
• NF525  - Frankreich (12/2017)

...