Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 11.05.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Beschreibung 2
1.1 Rahmenbedingungen 2
1.2 Gültigkeitsbereich 4
1.3 Weiterführende Informationen 4
1.4 Verwendungszweck 4
1.5 Architektur 4
1.5.1 Aufbau 4
1.5.2 Datenstruktur 5
1.6 Hardware und Betriebssysteme 5
1.7 Kassensystem 6
2 Anwenderdokumentation 6
2.1 Wesentliche Bedienabläufe 6
2.2 Belegwerk 9
2.3 Abläufe 10
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen: 10
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls 10
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust 11
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen 11
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports 11
3 Änderungshistorie 11
4 Zertifikat 12

1 Allgemeine Beschreibung

1.1 Rahmenbedingungen

Folgende Angaben müssen vom Betrieb gemacht werden.

 
Hardwaredokumentation

Dokumentieren Sie alle verwendeten (stationäre, wie auch mobile) Kassiergeräte.

Bitte bewahren Sie für Dokumentationszwecke die Lieferscheine sorgfältig auf. Auf den
Lieferscheinen wird die ausgelieferte Hardware erfasst. Sollten Sie weitere Geräte im Einsatz
haben, dokumentieren Sie diese.

Die vorliegende Verfahrensdokumentation wurde von der Geschäftsleitung freigegeben und
gilt bis zur nächsten Aktualisierung.

Sämtliche Ausführungen und Änderungen der Verfahrensdokumentation unterliegen der
Genehmigungspflicht der Geschäftsleitung, namentlich (siehe überstehende Tabelle) .
Die vorliegende Verfahrensdokumentation ersetzt die vorherige Verfahrensdokumentation 01.
Eine Übersicht der vorgenommenen Aktualisierungen befindet sich in Kapitel 3
Änderungshistorie.

1.2 Gültigkeitsbereich

Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von

Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN. In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung ausgegangen.

1.3 Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen finden Sie im Support-Bereich unter:
http://www.poe.de

1.4 Verwendungszweck

Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und durch Berichte visualisiert. Durch die flexibel parametriesierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden.
Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt über die Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden. 
Die Daten der Kassensysteme werden per Datenfernübertragung in TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten in der Vertragslaufzeit gespeichert.

Optional kann im Rahmen der Vertragsgestaltung die Datenarchivierung auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erweitert werden, wenn die Vertragslaufzeit
zwischenzeitlich endet.

Die Daten können über TRADEMAN abgerufen werden. Dem Kunden stehen verschiedene Auswertungen und aufbereitete Analysen zur Verfügung.
Es gibt einen kontinuierlichen und automatischen Datenaustausch aller registrierten Endgeräte.

1.5 Architektur

1.5.1 Aufbau

Alle POSMAN-Kassen sind an einen TRADEMAN angebunden und senden alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesen.  Ist bei Geräten die Verbindung unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN  speichert die erfassten Daten auf dem Cloud-Server ab und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in Rechenzentren in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem Anhang Datensicherheit entnehmen.

1.5.2 Datenstruktur

POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten.
Zum Zeitpunkt einer Buchung werden die Berichte aktualisiert. Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die
Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend immer zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. In den Berichten können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
Aus TRADEMAN können alle Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export  (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

1.6 Hardware und Betriebssysteme

PC-basierte Kassensysteme
POSMAN -Software ist an keine Hardware gebunden und kann von jedem
internetfähigen Endgerät aus bedient werden (PC, Laptops, Tablets und Smartphones). Es
handelt sich um eine cloudbasierte Software, die auf allen gängigen Betriebssystemen
(Windows, Mac, Linux, iOS, Android) genutzt werden kann. Das Frontend und Backend kann
über jedes netzwerkfähige Gerät erreicht werden. Grundsätzlich ist eine Registrierung der
jeweiligen Endgeräte erforderlich. Nach der Registrierung wird dem Endgerät eine eindeutige
Kennung zugeordnet. Ein PC (Mac) oder Laptop greift über die Standardbrowser wie
Google-Chrome, Safari oder Opera Browser auf gastronovi Office zu. Die Tablets und
Smartphones werden über die gastronovi Office App eingebunden.
Je nach Gerät und Einsatz erfolgt die IP-basierte Netzwerkverbindung über LAN und Wireless
LAN Verbindungen.
Der Druck der Bons wird über einen Druckserver gesteuert, der ebenfalls mit den
Cloud-Diensten verbunden ist.
Es werden keine Standard-Dateiformate oder Werkzeuge wie zum Beispiel Datenbankserver
verwendet, die einen unerlaubten Zugriff auf die Daten mit einem geringen Aufwand erlauben
würden. Der Kunde hat keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Die Unveränderbarkeit der
Daten ist somit gegeben.

1.7 Kassensystem

Die Grundlage des Kassensystems stellt der gastronovi Office Cloud-Dienst da. Alle
registrierten Geräte stehen bei einer Netzwerkverbindung im automatischen Austausch mit
dem Cloud-Dienst. Bei einer Netzwerkunterbrechung wird die aufgezeichnete Information
unmittelbar mit der nächsten Internetverbindung an den Cloud-Dienst weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden im Rechenzentrum des Cloud-Dienstes gespeichert. Hier
existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern. Mit den
Anwendungen von gastronovi Office können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert
werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

Im Normalbetrieb befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die
Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um
Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen. Welche Tätigkeiten auf einem
Endgerät möglich sind, kann über die Nutzerverwaltung gesteuert werden.
Kassensystem konfigurieren:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/19696-kassensystem-konfigurieren
Kassendaten pflegen:




http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/36694-kassendaten-pflegen
Entsprechende Nutzerrechte ermöglichen, Berichtsdaten abzurufen und Änderungen
vorzunehmen.
Unter folgendem Link wird erklärt, wie Benutzer und Berechtigungen hinterlegt werden:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/42462-neue-benutzer-anlegen-und-r
echte-zuweisen
Grundsätzlich kann in der Bedienung nach Frontend und Backend unterschieden werden. Diese
Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder.
Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen
aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu
einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die
Kombination von Datenbank-ID, Vorgangsnummer, Gerätekennung und Rechnungsnummer
möglich.
Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die gastronovi Office Software festgelegt
und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die gastronovi Office Software enthält
keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder
Ändern von steuerlich relevanten Daten wird in den Vorgängen protokolliert. Das Löschen der
Protokollierung ist nicht möglich.
Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen
Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei
Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die
Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten.
Änderungen an den Stammdaten (zum Bespiel Änderungen eines Artikelnamens) werden
dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich.
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einem „Kellnerschichtsstart“ und vor
einem „Kellnerschichtsende“ möglich. Im erweiterten Nutzungsrecht, ist ein zentrales
Abschließen von Bestellvorgängen möglich. Die Protokollierung zeichnet diese Vorgänge
anhand der registrierten Gerätekennung auf.
Im Folgenden gehen wir auf ausgewählte Grundfunktionen ein. Sollten Sie weitere
Information benötigen, finden Sie diese unter dem folgenden Link.
http://support.gastronovi.de/support/home
Login :
Der Login erfolgt durch die Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort auf dem jeweiligen
Endgerät. Für die erstmalige Registrierung ist eine Verifizierung erforderlich. Diese wird je
nach Endgerät über eine Emailadresse bzw. Installation der gastronovi App ermöglicht.




Logout:
Der Logout wird durch den Bediener am Endgerät vorgenommen. Das Registrierungsende ist
nur nach vorhergegangenem Registrierungsstart möglich.
Kellnerschicht beginnen:
Schichten dienen dazu einen Arbeitstag abzugrenzen. D.h. dass Ihre Mitarbeiter zu Anfang
Ihrer Arbeitszeit eine neue Schicht erstellen müssen und anschließend mit dem
Kassiervorgang anfangen können. Die Kellnerschichten werden mit einer eindeutigen
Schichtnummer protokolliert. Änderungen der Schichten werden im Journal protokolliert. Die
Übergabe einer kompletten Sicht ist nicht möglich.
Kellnerschicht beenden:
Um Schichten zu beenden, müssen alle offenen Tische zuerst geschlossen werden
(Bezahlvorgang muss abgeschlossen sein). Wenn sich noch offene Buchungen in der Schicht
befinden, können Sie entweder einzeln die Tische abrechnen oder die Schicht an einen
anderen Benutzer übertragen. Erst wenn keine offenen Tische mehr vorliegen, kann die
Schicht beenden werden.
Ist die Schicht beendet, wird automatisch ein Schichtbericht für den Mitarbeiter ausgedruckt.
Dies erfolgt über den Rechnungsdrucker der aktuellen Kostenstelle.
In den Schichtinformationen wird das Gerät, der Mitarbeiter, die Kostenstelle, der Schicht
beginn und das Schichtende dokumentiert.
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/17697-schichten-beginnen-beendenund-%
C3%BCbertragen
Im GoBD-/GDPdU-Export enthalten in der Tabelle „Stins.“
Vorgänge:
Alle Eingaben und Tischeröffnungen werden als Vorgang mit dazugehöriger Vorgangsnummer
protokoliert.
Rechnungen:
Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar) führen, werden mit den Details
(also den verkauften Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Eine Rechnung wird auch
immer einer im Vorfeld entstandenen Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann im
Nachhinein zu jeder Rechnung der gesamte Vorgang nachvollzogen werden. Diese
Informationen können im Journal eingesehen werden.
Tisch- beziehungsweise Kundenspeicherbuchungen:
Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen (wenn ein Gast nicht sofort
bezahlt, sondern die Bewirtung auf Rechnung umgestellt wird) erfolgt eine Erfassung dieser
Vorgänge. Die Bezahlart wird als invoice erfasst.
Finanzwegumbuchungen:
Wenn die Zahlart verändert wird (eine Rechnung wurde als Barzahlung abgeschlossen, der
Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst.




Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit
einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur
Rechnungsnummer vermerkt.
Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen
Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit
einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der Zahlart dokumentiert.
Kennzeichnung Trainingsumsätze
Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder
Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen. Um Missbrauch zu vermeiden, sind die
Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet.
Gutscheine
Der Verkauf von Gutscheinen wird gesondert gekennzeichnet. Das einlösen der Gutscheine
wird in der Zahlart ersichtlich.
Bei der Einlösung der Gutschein wird der Gutscheinwert bei dem GoBD-/GDPdU-Export in der
Spalte Rabatt ausgewiesen. Wie erkenne ich den unterscheid zwischen einem Gutschein
Verkauf und dem einlösen des Gutscheins?
Backoffice
Die Nutzung des Backoffice dient der Verwaltung des Kassensystems sowie dem Abruf von
Statistiken und Auswertungen.
Die Nutzung mit allen Funktionen im Backoffice wird im folgenden Link beschrieben.
http://support.gastronovi.de/support/solutions/folders/46476
Datenspeicherung
Alle Eingaben mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung werden in den Datenbanken von
gastronovi Office automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist
systematisch nicht möglich.
Datenschnittstellen:
Eine ausführliche Beschreibung der Schnittstellen finden sie unter dem folgenden Link:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/folders/76794

2.2 Belegwerk

In dem folgenden Link werden alle möglichen Beleg und Statistiken aufgezeigt und erläutert.
http://support.gastronovi.de/support/home
Beispielweiser Auszug möglicher Dokumentationen.
Speise- und Getränkekarten:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20414-erste-schritte
Aufzeichnungen über Öffnungszeiten




Aufzeichnungen über Schließtage (Ruhetage, Urlaub, Krankheit,
etc.):
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/19740-erstkonfiguration-von-gastron
ovi-office
Reservierungsbücher:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20073-reservierungen-verwalten
Erstellen von Berichten:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/33979-kassen-berichte-erstellen-und
-drucken-x-bericht-z-bericht-

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

Mit jeder Buchung im Kassensystem entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Im Regelfall ist
dieser Vorfall mit einem entsprechenden gedruckten Beleg verbunden.
Die Daten des Vorfalls werden an verschiedenen Stellen parallel gesichert:
● Berichtsdatenbank
● Elektronisches Journal
● Vorgänge
Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und gespeichert.
In einigen Unternehmen ist es organisatorisch erforderlich, fehlende Buchungen nicht am
Kassenplatz sondern erst späterzu erfassen. Diese Erfassung erfolgt mit der sogenannten
„Nachbuchfunktion“. Um die Korrekturbuchungen in transparenter Form zu speichern werden
diese im Journal mit einer zeitlichen Erfassungsangabe dokumentiert.

2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls

Die Buchungsdaten werden sofort im Cloud-Dienst des Kassensystems gespeichert. Es erfolgt
auch eine automatische Erfassung im Journal.
Ergänzende Angaben sind in den folgenden Dokumenten ersichtlich:
„Bestellungen absenden“, „kassieren“, „aufteilen“ oder „Zwischenbelege drucken“
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20346-bestellung-absenden-kassiere
n-oder-aufteilen-zwischenbelege-drucken
Kassenberichte:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/33979-kassen-berichte-erstellen-und
-drucken-x-bericht-z-bericht-
Die Rechnungsnummern sind wie folgt aufgebaut:




Beispiel: “R-B07A-2016-00067”
R Rechnung
B07A Hexadezimal-Gerätekennzeichnung
2016 Jahr im ausgewählten Zeitraum
00067 fortlaufende Nummerierung pro Gerätekennung. Bei einer neuen Gerätekennung startet
die Rechnungsnummer immer bei 00000.

2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust

Die Systeme werden in Intervallen (wenige Sekunden) automatisch in der Cloud von
gastronovi Office gespeichert. Die Daten werden dann bereits im Rechenzentrum verarbeitet
und dort gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum welches
über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen

Die gastronovi Office Software vergibt für jeden Beleg eine fortlaufende Nummer, darüber
kann die Vollständigkeit der Belege festgestellt werden. Die fortlaufende Nummer setzt sich
aus einer Kombination von der Gerätekennzeichnung sowie einer fortlaufenden Nummer
zusammen (die letzten fünf Nummern der Rechnungsnummer). Darüber hinaus kann jeder
Vorgang (mit Vorgangsnummer) im nicht veränderbaren Journal eingesehen werden.
Zusätzlich wird über die Datenbank-ID jeder Beleg festgehalten. Als weitere
Schutzmaßnahmen wird in den Log-Dateien des Rechenzentrums jeglicher Vorgang stets
dokumentiert.
Sollte es zu technischen Synchronisierungsfehlern oder Ausfällen kommen, werden diese
Informationen im nicht veränderbaren Journal protokolliert und zusätzlich unveränderbar im
Rechenzentrum gespeichert.

2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Die technischen Details des Journals sind in weiteren Dokumenten beschrieben:
Journal Allgemein:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20339-journal
Das Journal und weitere Berichte können als individueller Datenexport ausgegeben werden.
Dazu stehen die Formate PDF, CSV und Excel zur Verfügung:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/203317-drucken-exportieren
GDPdU Export für Betriebsprüfungen:




http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/155556-gdpdu-export-f%C3%BCr-bet
riebspr%C3%BCfungen
Weitere Erläuterungen finden Sie im GDPdU-Zertifikat.
3 Änderungshistorie
Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der
Verfahrensdokumentation
Datum Kapitel Inhalt der Änderung Geändert durch
4 Zertifikat
Das gastronovi Office Kassensystem hat folgende Zertifikate erhalten.
● Vereinbarung Registrierkassensystem für Österreich
● GDPdU-Zertifikat (Audicon)