Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 11.05.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Beschreibung 2
1.1 Rahmenbedingungen 2
1.2 Gültigkeitsbereich 4
1.3 Weiterführende Informationen 4
1.4 Verwendungszweck 4
1.5 Architektur 4
1.5.1 Aufbau 4
1.5.2 Datenstruktur 5
1.6 Hardware und Betriebssysteme 5
1.7 Kassensystem 6
2 Anwenderdokumentation 6
2.1 Wesentliche Bedienabläufe 6
2.2 Belegwerk 9
2.3 Abläufe 10
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen: 10
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls 10
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust 11
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen 11
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports 11
3 Änderungshistorie 11
4 Zertifikat 12

1 Allgemeine Beschreibung

1.1 Rahmenbedingungen

Folgende Angaben müssen vom Betrieb gemacht werden.

 
Hardwaredokumentation

Dokumentieren Sie alle verwendeten (stationäre, wie auch mobile) Kassiergeräte.

Bitte bewahren Sie für Dokumentationszwecke die Lieferscheine sorgfältig auf. Auf den Lieferscheinen wird die ausgelieferte Hardware erfasst. Sollten Sie weitere Geräte im Einsatz
haben, dokumentieren Sie diese.

Die vorliegende Verfahrensdokumentation wurde von der Geschäftsleitung freigegeben und gilt bis zur nächsten Aktualisierung.

Sämtliche Ausführungen und Änderungen der Verfahrensdokumentation unterliegen der Genehmigungspflicht der Geschäftsleitung, namentlich (siehe überstehende Tabelle) .
Die vorliegende Verfahrensdokumentation ersetzt die vorherige Verfahrensdokumentation 01.
Eine Übersicht der vorgenommenen Aktualisierungen befindet sich in Kapitel 3 Änderungshistorie.

1.2 Gültigkeitsbereich

Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von

Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN. In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung ausgegangen.

1.3 Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen finden Sie im Support-Bereich unter:
http://www.poe.de

1.4 Verwendungszweck

Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und durch Berichte visualisiert. Durch die flexibel parametriesierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden.
Die Weiterverarbeitung von Daten erfolgt über die Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden. 
Die Daten der Kassensysteme werden per Datenfernübertragung in TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten in der Vertragslaufzeit gespeichert.

Optional kann im Rahmen der Vertragsgestaltung die Datenarchivierung auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erweitert werden, wenn die Vertragslaufzeit
zwischenzeitlich endet.

Die Daten können über TRADEMAN abgerufen werden. Dem Kunden stehen verschiedene Auswertungen und aufbereitete Analysen zur Verfügung.
Es gibt einen kontinuierlichen und automatischen Datenaustausch aller registrierten Endgeräte.

1.5 Architektur

1.5.1 Aufbau

Alle POSMAN-Kassen sind an einen TRADEMAN angebunden und senden alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an diesen.  Ist bei Geräten die Verbindung unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem Gerät gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL) nach dem aktuellen Standard. Aktuell: SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN  speichert die erfassten Daten auf dem Cloud-Server ab und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem Anhang Datensicherheit entnehmen.

1.5.2 Datenstruktur

POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die
Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend immer zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. In den Berichten können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
In TRADEMAN können die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export  (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

1.6 Hardware und Betriebssysteme

PC-basierte Kassensysteme (Typ 3B)
Die POSMAN-Kassensoftware ist an keine spezifische Kassen-Hardware gebunden und kann somit prinzipiell auf jeder PC-Hardware betrieben werden. Handelsübliche PCs, Laptops, sowie NUCs oder Tablets sind aus POSMAN-Kassensoftware-Sicht vollwertige PCs in Kompaktbauweise.  Für die Kassensoftware POSMAN gibt es nur einen einzigen Entwicklungsstrang, der entsprechend der von poe unterstützen Betriebssystemen (Windows, Linux, iOS, Android) cross-compiliert wird, damit eine betriebssystemnative Applikation bereitgestellt wird. Diese betriebssystemnative Applikation kann dann, wie es für das entsprechende Betriebssystem üblich ist, lokal installiert und gestartet  werden. Darüberhinaus kann POSMAN in der Variante POSMANweb auch über jedes internetfähigen Endgerät (PC, Laptops, Tablets und Smartphones) aus bedient werden. Bei dieser Variante handelt es sich um eine in der poe-Cloud bereitgestellten Software-Kasse, die über einen Internetbrowser auf allen gängigen Betriebssystemen bedient werden kann. 

Die POSMAN Kassenapplikation kann über die gängigen Eingabegeräte (Touch, Tastatur und Maus) bedient werden.

Grundsätzlich ist eine Registrierung und Lizenzierung von POSMAN in der Filial-und Kassenverwaltung in TRADEMAN erforderlich. Nach der Registrierung wird der Kasse eine eindeutige Kennung zugeordnet. 
Je nach Gerät und Einsatz erfolgt die IP-basierte Netzwerkverbindung über LAN, Wireless LAN, GPRS, UMTS, HSDPA, LTE (2G / 3G / 4G / 5G) Verbindungen.

Der Druck der Bons wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.

Zur Datenhaltung wird in POSMAN eine lokale Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für POSMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. Einen unerlaubten Zugriff auf die Daten, der lediglich mit einem geringen Aufwand für den Kunden oder Dritte verbunden wäre, ist somit ausgeschlossen. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.
Darüber hinaus werden zusätzlich auch die Journale und Tages-IDEA-Dateien (seit 2012) lokal als Dateien im Kassenverzeichnis abgelegt. 
Alle in POSMAN erzeugte Transaktions- und Berichtsdaten werden kontinuierlich an TRADEMAN zur zentralen Datenhaltung und Archivierung übermittelt.

TRADEMAN ist die, im Standard in der poe-Cloud gehostete, zentrale Filial-und Kassenverwaltung. TRADEMAN kann über jedes netzwerkfähige Gerät und dem darauf installierten Standardbrowser erreicht werden. 
Ein Zugriff, entsprechend der zugewiesenen Benutzerrechte, ist nur über einen personalisierten Zugang mit Login und Passwort möglich.

Alle Artikel- und Kassen-Stammdaten, sowie optional Einkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, und optional Kunden-Auftragsvorgänge, können über TRADEMAN gepflegt und bearbeitet werden.

Die mittels POSMAN erzeugten Transaktionsdaten können in TRADEMAN über den Auswertungsbereich eingesehen und auch exportiert werden.

Zur Datenhaltung wird in TRADEMAN ebenfalls eine Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für TRADEMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. 
Der Kunde oder gar Dritte haben keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.

1.7 Kassensystem

Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe  können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

Im Normalbetrieb befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen. Welche Tätigkeiten auf einem Endgerät möglich sind, kann über die Nutzerverwaltung und über die Toucheinrichtung konfiguriert werden.

Kassensystem konfigurieren:
http://...

Kassendaten pflegen:
http://...

Entsprechende Nutzerrechte ermöglichen, Berichtsdaten abzurufen und Änderungen vorzunehmen.

Unter folgendem Link wird erklärt, wie Benutzer und Berechtigungen hinterlegt werden:
http://...

Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Datenbank-ID, Vorgangsnummer, Gerätekennung und Rechnungsnummer möglich.

Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal und Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten wird in den Vorgängen protokolliert. Das Löschen der Protokollierung ist nicht möglich. 

Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Bespiel Änderungen eines Artikelnamens) werden
dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich. 
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich. Die Protokollierung zeichnet diese Vorgänge anhand der registrierten Gerätekennung und dem angemeldeten Benutzer auf.
Im Folgenden gehen wir auf ausgewählte Grundfunktionen ein. Sollten Sie weitere
Information benötigen, finden Sie diese unter dem folgenden Link.
http://...

Login TRADEMAN:
Der Login erfolgt durch die Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort auf der kundeneigenen Login-Maske, die über die bei die personalisierte URL erreichbar ist .
Die personalisierte URL, sowie die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) werden Ihnen bei Freischaltung automatisiert von poe bereitgestellt.
Das Passwort kann jederzeit vom Benutzer selbst geändert werden.

Logout TRADEMAN:
Der Logout wird durch den Bediener über den entsprechenden Menüpunkt vorgenommen. 

Kassierer- bzw. Verkäufer-Anmeldung POSMAN:

POSMAN unterstützt verschieden Kassierer- und Verkäufer-Modelle. Dabei kann z.B. zwischen dem nur beratend tätigen Verkäufer, der nur zwecks Provisionierung artikelgenau an der Kasse erfasst wird, und dem Kassierer, der Zugriff auf die Geldlade hat, unterschieden werden. Zusätzlich Berechtigungen oder Zugriffe auf bestimmte Funktionen können über das Touch-Layout und die Mitarbeiterrechte sowie die Bedieneranmeldung (z.B. Kellnerschloss) gesteuert werden.

Die Verkäuferanmeldung im POSMAN kann über ein Auswahlfenster, Nummerneingabe, Schlüssel oder auch Barcode-Karte erfolgen. Zusätzlich kann eine Authentifizierung über eine PIN bzw. Passworteingabe hiermit gekoppelt werden.

Kassierer- bzw. Verkäufer-Abmeldung  POSMAN:

Die Abmeldung wird durch den Bediener in POSMAN vorgenommen. Das Registrierungsende ist nur nach vorhergegangenem Registrierungsstart möglich.

Abhängig des gewählten Kassierer- und Verkäufer-Modells und dessen Konfiguration kann die Abmeldung auch automatisiert werden, z.B. durch abziehen eines Kellnerschlüssels oder auch automatisch nach Bonabschluss.

Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export sind enthalten:

Belege:

Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegsnummer
protokoliert.

Vorgänge:

Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar) führen, werden mit den Details (also den verkauften Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Eine wird auch immer einer im Vorfeld entstandenen Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann im Nachhinein zu jeder Rechnung der gesamte Vorgang nachvollzogen werden. Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.

Lieferschein- bzw. Rechnungsbuchungen:

Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen, erfolgt eine Erfassung mit Kundenzuordnung dieser Vorgänge. Die Bezahlart wird als Lieferschein bzw. Rechnung erfasst. 
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Zahlungen auf diese Rechnungen können über POSMAN als "BAR-Zahlungen" (BAR, Kreditkarte, Gutschein etc.)  oder auch über TRADEMAN als "UNBAR-Zahlungen aus Drittsystemen" (Überweisung, PayPal) gebucht werden.

Zahlungsmitteltausch:

Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst. 
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegssnummer vermerkt.

Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen

Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der entsprechenden Zahlart dokumentiert.

Trainingsumsätze bzw. Trainingsmodus

Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen.
Um Missbrauch zu vermeiden, müssen die Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet werden.

Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN derzeit nicht unterstützt und bereit gestellt. 

Für Schulungen und Abnahme von Sonderentwicklungen kann optional eine separate Demo- und Testumgebung bereitgestellt werden.

Gutscheine - Zahlungsmittel:

Für die Nutzung von Gutscheinen gibt es in POSMAN  zwei unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten.

Variante 1:
Bei der Verwendung von „Papier-Gutscheinen“, die manuell oder durch ein Drittsystem erzeugt wurden, kann in POSMAN eine unbare Zahlart "Fremdgutschein" eingerichtet werden, über die der Wert des Papier-„Gutscheins“ manuell eingegeben wird. Hierbei kann und wird keine Prüfung auf Gültigkeit durchgeführt. Der eventuell verbleibende Restwert des Gutscheins, muss dann ggf. mit einem Stift auf dem Gutschein aufgeschrieben bzw. ausgezahlt werden.

Variante 2:

POSMAN verfügt über eine eigene Gutscheinverwaltung.

Diese Gutscheinverwaltung ist nicht nur auf eine einzige Kasse oder Filiale beschränkt, sondern gilt innerhalb eines TRADEMAN-Verbunds. Dies bedeutet, dass alle Gutscheinveränderungen zeitnah an alle angeschlossenen Kassen synchronisiert bzw. über die TRADEMAN-LIVE-API bei Bedarf angefragt und aktualisiert werden.

Die Aufladung bzw. der „Gutscheinverkauf“ ist natürlich umsatzsteuerneutral und erfolgt an der Kasse z.B. in Bar oder mit EC/Kreditkarte.

In der Gutscheinüberwachung im TRADEMAN werden alle Gutscheine in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält die Gutscheinnummern, das Ausgabedatum, den offenen Betrag, einen Kommentar, Kassen-, Verkäufer- und ggf. Kunden-Nummer, den Originalbetrag und ein Eingelöst-Status. Zu jedem Gutschein kann die Gutscheinhistorie, also den Verlauf eines Gutscheins von der Erstellung bis zur kompletten Einlösung, eingesehen und nachvollzogen werden.  Als eingelöst gelten Gutscheine, wenn der offene Betrag auf null Euro steht.

Gutscheine - Voucher - Nachlässe und Rabatte:

Werbe- / Spenden- „Gutscheine“, Coupons oder auch Voucher (folgend nur Voucher genannt) sind aus der Sicht von POSMAN Nachlässe bzw. Rabatte, die dem Kunden gewährt werden.
Im Gegensatz zu einem „Geschenk-Gutschein“ für den jemand (Bar-)Geld in die Kasse gelegt hat, handelt es sich bei einem Voucher lediglich um ein „Stück Papier“, dass dem Überbringer eine Ware (Gratisartikel) oder einen Preisvorteil (Rabatt in %) bzw. Preisnachlass (Rabatt in €) gewährt. Diese können direkt auf einen Artikel oder auch auf die Zwischensumme gewährt werden.

Um eine Auswertbarkeit der „eingelösten“ Voucher zu erhalten, stellt POSMAN die Funktion „Gratis-Artikel“ oder auch die Auswahl von Rabattgründen zur Verfügung. Diese können darüber hinaus mit einer Freitexteingabe, z.B. zur Erfassung von Nummern oder Namen, gekoppelt werden.   

Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.

TRADEMAN

TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen.

Optional können in TRADEMAN auch Einkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden.

Die Nutzung mit allen Funktionen im Backoffice wird im folgenden Link beschrieben.
http://...

Datenspeicherung
Alle Eingaben mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung werden in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.

Datenschnittstellen:
POSMAN und TRADEMAN  verfügen über eine Standard-Schnittstelle mittels der Stammdaten aus bzw. Transaktionsdaten optional für Drittsysteme importiert bzw. exportiert werden können.
Die aktuelle Datensatzbeschreibung der Schnittstellen kann bei poe angefordert werden.

Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:

www.datev.de/datevformat

Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 2012, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei  je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Der IDEA-Export  bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen  Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.

2.2 Belegwerk

In dem folgenden Link werden alle möglichen Beleg und Statistiken aufgezeigt und erläutert.
http://support.gastronovi.de/support/home
Beispielweiser Auszug möglicher Dokumentationen.
Speise- und Getränkekarten:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20414-erste-schritte
Aufzeichnungen über Öffnungszeiten

Aufzeichnungen über Schließtage (Ruhetage, Urlaub, Krankheit,
etc.):
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/19740-erstkonfiguration-von-gastron
ovi-office
Reservierungsbücher:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20073-reservierungen-verwalten
Erstellen von Berichten:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/33979-kassen-berichte-erstellen-und
-drucken-x-bericht-z-bericht-

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

Mit jeder Buchung im Kassensystem entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Im Regelfall ist
dieser Vorfall mit einem entsprechenden gedruckten Beleg verbunden.
Die Daten des Vorfalls werden an verschiedenen Stellen parallel gesichert:
● Berichtsdatenbank
● Elektronisches Journal
● Vorgänge
Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und gespeichert.
In einigen Unternehmen ist es organisatorisch erforderlich, fehlende Buchungen nicht am
Kassenplatz sondern erst späterzu erfassen. Diese Erfassung erfolgt mit der sogenannten
„Nachbuchfunktion“. Um die Korrekturbuchungen in transparenter Form zu speichern werden
diese im Journal mit einer zeitlichen Erfassungsangabe dokumentiert.

2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls

Die Buchungsdaten werden sofort im Cloud-Dienst des Kassensystems gespeichert. Es erfolgt
auch eine automatische Erfassung im Journal.
Ergänzende Angaben sind in den folgenden Dokumenten ersichtlich:
„Bestellungen absenden“, „kassieren“, „aufteilen“ oder „Zwischenbelege drucken“
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20346-bestellung-absenden-kassiere
n-oder-aufteilen-zwischenbelege-drucken
Kassenberichte:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/33979-kassen-berichte-erstellen-und
-drucken-x-bericht-z-bericht-
Die Rechnungsnummern sind wie folgt aufgebaut:




Beispiel: “R-B07A-2016-00067”
R Rechnung
B07A Hexadezimal-Gerätekennzeichnung
2016 Jahr im ausgewählten Zeitraum
00067 fortlaufende Nummerierung pro Gerätekennung. Bei einer neuen Gerätekennung startet
die Rechnungsnummer immer bei 00000.

2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust

Die Systeme werden in Intervallen (wenige Sekunden) automatisch in der Cloud von gastronovi Office gespeichert. Die Daten werden dann bereits im Rechenzentrum verarbeitet
und dort gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum welches über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen

Die gastronovi Office Software vergibt für jeden Beleg eine fortlaufende Nummer, darüber kann die Vollständigkeit der Belege festgestellt werden. Die fortlaufende Nummer setzt sich
aus einer Kombination von der Gerätekennzeichnung sowie einer fortlaufenden Nummer zusammen (die letzten fünf Nummern der Rechnungsnummer). Darüber hinaus kann jeder
Vorgang (mit Vorgangsnummer) im nicht veränderbaren Journal eingesehen werden.
Zusätzlich wird über die Datenbank-ID jeder Beleg festgehalten. Als weitere Schutzmaßnahmen wird in den Log-Dateien des Rechenzentrums jeglicher Vorgang stets
dokumentiert.
Sollte es zu technischen Synchronisierungsfehlern oder Ausfällen kommen, werden diese Informationen im nicht veränderbaren Journal protokolliert und zusätzlich unveränderbar im
Rechenzentrum gespeichert.

2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Die technischen Details des Journals sind in weiteren Dokumenten beschrieben:
Journal Allgemein:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/20339-journal
Das Journal und weitere Berichte können als individueller Datenexport ausgegeben werden.
Dazu stehen die Formate PDF, CSV und Excel zur Verfügung:
http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/203317-drucken-exportieren
GDPdU Export für Betriebsprüfungen:

http://support.gastronovi.de/support/solutions/articles/155556-gdpdu-export-f%C3%BCr-betriebspr%C3%BCfungen
Weitere Erläuterungen finden Sie im GDPdU-Zertifikat.

3 Änderungshistorie

Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der
Verfahrensdokumentation

4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

Das POSMAN-Kassensystem in Verbindung mit TRADEMAN hat folgende Zertifikate und fiskalische Freigaben erhalten.

• Italien (20xx)
• GDPdU-Zertifikat (Audicon 02/2016)
• Registrierkassensystem für Österreich mittels der Middle-Ware EFSTA (12/ 2016)
• NF525  - Frankreich (12/2017)