Der DStV (Deutsche Steuerberater Verbund) hat eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage nach den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.
Mitteilung des DStV:
Unternehmen, bei denen zwischen Belegeingang und Verbuchung im IT-System eine gewisse Zeitspanne vergeht, sorgen sich um ein mögliches Verwerfen des Buchführungswerkes durch den Betriebsprüfer. Die strengen Voraussetzungen zur GoBD-Konformität hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen und eine dementsprechende Verfahrensdokumentation anzufertigen, sind daher ratsam. Hilfestellung hierfür bietet die nun veröffentlichte Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage, an der der DStV als Beteiligter der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) mitgewirkt hat. Steuerberatern und Mandanten bietet dieses Arbeitsmaterial wertvolle Formulierungs- und Verfahrenshilfen.
Verfahrensdokumentation zur Belegabgabe nach GoBD
Die GoBD fordern für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Meist sind solche Niederschriften in KMU allenfalls für die IT-gestützte Buchführung selbst vorhanden oder fehlen sogar gänzlich. Idealerweise beginnt eine Verfahrensdokumentation bereits ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses, nämlich bei der Belegablage. Unabhängig von der verwendeten Form des Mediums "Beleg" finden alle Steuerpflichtigen brauchbare Musterformulierungen: Es wird der Umgang mit Belegen, die originär in Papierform eingehen sowie solchen, die anschließend digitalisiert werden und jenen, die originär in Digitalform vorliegen, thematisiert.