Beschreibung

Die TRADEMAN-Gutscheinverwaltung verwaltet Gutscheine, die an der Kasse verkauft und auch an der Kasse eingelöst werden. Dazu bekommt jeder Gutschein eine eindeutige Nummer. Bei mehreren Kassen an einem Trademan-System hat jede Kasse ihren eigenen Gutscheinnummernkreis - dies ist wichtig, damit die Kassen auch Gutscheinnummern erzeugen können, wenn ein Zugriff von den Kassen auf TRADEMAN nicht möglich ist (offline-Fähigkeit). Alternativ zu Gutscheinnummernkreisen kann in die Gutscheinnummer die Kassennummer und/oder die Filialnummer eingeprägt werden.

Jede Kasse kann nur Gutscheine einlösen, die sie auch kennt. Darum werden Gutscheine über den FilialManager auch auf alle anderen Kassen verteilt. Darum muss der Gutschein nicht zwingend in der Filiale eingelöst werden, in der er verkauft wurde. Eine Gutscheineinlösung ist unternehmensweit möglich.

Gutscheine sind nicht auf einen bestimmten Kunden bezogen. POSMAN speichert zwar beim Gutscheinverkauf auch den Kunden, der den Gutschein kauft, wenn dieser vorher an der Kasse angemeldet wird – aber da Gutscheine in der Regel verschenkt werden, ist nicht davon auszugehen, dass ein Gutschein von derselben Person eingelöst wird, die in gekauft hat.

POSMAN-Gutscheine sind in der Regel nachversteuert, d.h. dass der Verkauf eines Gutscheins als umsatzsteuerneutral angesehen wird und der Gutscheinverkauf nicht in die umsatzsteuerpflichtigen Erlöse mit hineinfließt. Erst bei der Einlösung des Gutscheins bei einem Artikelverkauf, zählt der Gutschein wie ein normales Zahlungsmittel, und die mit einem Gutschein bezahlten Artikelverkäufe laufen komplett in die umsatzsteuerrelevanten Erlöse. Steuerrechtlich ist dies möglich, weil Gutscheine nicht als Anzahlung auf eine bestimmte Leistung zu sehen sind. Beim Kauf eines Gutscheins steht nicht fest, welche Artikel ein Kunde irgendwann einmal damit bezahlen möchte – es steht auch nicht fest, welche Mehrwertsteuerklasse diese Artikel haben werden !

Nach neuester Rechtsprechung wird unterschieden in Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen. Wenn Zweck und Umsatzsteuerschlüssel schon beim Verkauf des Gutscheins feststehen (z.B. weil der Shop-Betreiber nur Artikel mit einem Mwst-Satz im Sortiment hat), dann muss schon beim Verkauf des Gutscheins die Umsatzsteuer abgeführt werden (Einzweck-Gutschein). Dies lässt sich in TRADEMAN und POSMAN einstellen.
Ein Mischbetrieb ist technisch nicht möglich.

POSMAN-Gutscheine haben also den Charakter eines dem Händler vom Kunden treuhändlerisch überlassenen Bargeldbetrags, den die TRADEMAN-Gutscheinverwaltung verwaltet. In TRADEMAN ist darum in der Gutscheinübersicht immer die Gesamtsumme aller jemals ausgestellten Gutscheine und der davon noch offene Restbetrag zu sehen, den der Händler im Prinzip seinen Kunden noch schuldet.

POSMAN-Gutscheine können „abgestottert“ werden. Wenn mit einem Gutschein bezahlt wird und er Gutscheinwert den zu bezahlenden Betrag übersteigt, bleibt ein Restguthaben auf dem Gutschein. Die Kasse kann wahlweise den Restbetrag bar erstatten, oder dies bei Unterschreitung einer bestimmten Grenze dem Kunden anbieten. Der (Rest-)Wert eines Gutscheins kann jederzeit wieder bar ausbezahlt werden.

Ein Gutschein kann nur einmal, wenn auch stückweise, eingelöst werden. Die Gutscheinverwaltung verhindert eine Mehrfacheinlösung.

POSMAN kann Gutscheine in beliebiger Form ausdrucken. Selbstverständlich wird der Gutscheinverkauf auf dem normalen Kassenbon komplett ausgewiesen und dieser Kassenbon allein reicht völlig aus, um einen Gutschein wieder einzulösen. Viele Händler wollen den Gutschein aber gerne auf hochwertigem Papier ausdrucken. Dazu bietet POSMAN sämtliche Möglichkeiten des Ausdrucks eines Gutschein auf einen Zusatzbeleg des Bondruckers oder auf einem Etikettendrucker oder einem DINA4-Drucker. So ist auch das Eindrucken in einen wertig vorgedruckten Gutscheinvordruck möglich.

Zur Vereinfachung der Gutscheineinlösung kann auf den Gutscheinbeleg ein Barcode gedruckt werden. Wenn dieser Gutschein von der Kasse gescannt wird, wird automatisch der Gutschein belastet/entwertet.

Gutscheine per Live-Api

Ab TRADEMAN Version 2.22.11 wird, sofern die Offline-Fähigkeit nicht zwingend erforderlich ist, die Gutscheinverwaltung mittels der TRADEMAN-Live-Api betrieben. Das bedeutet, dass die Gutscheine nicht mehr permanent an alle Kassen abgeglichen werden. Wenn eine Kasse einen Gutschein "verkauft" bzw. einlöst, fragt diese mittels der Live-Api direkt am TRADEMAN an, und validiert den entsprechenden Gutschein. Somit wird der Gutschein "just in time" in der Gutscheinverwaltung angelegt bzw. entwertet.
Neben den diversen Performance-Vorteilen, durch die Einsparung des zu synchronisierenden Datenvolumens, bietet die Live-Api darüber hinaus nun auch die Möglichkeit Drittsysteme wie z.B. Webshops oder auch eine führende Gutscheinverwaltung anzubinden. Aus POSMAN-sicht ändert sich bei der Handhabung von Gutscheinen nichts, da dies alles im Hintergrund durch die Live-Api gemanagt wird.

Gutscheinnummern

POSMAN und TRADEMAN vergeben Gutscheinnummern immer auf Basis des Schlüsselfelds in der Gutscheintabelle, also 32Bit-Integer. Das schränkt Gutscheinnummern ein, sie sind immer rein numerisch und maximal 9stellig.
Dies ist auch vollkommen ausreichend, wenn ausschließlich POSMAN und TRADEMAN die Gutscheinnummern vergeben.
Wenn allerdings Gutscheinnummern aus Fremdsystemen übernommen werden sollen, die alphanumerisch oder länger als 9 Stellen sind, so war dies vor POSMAN Version 2.91.1 nicht möglich. Wir haben dazu die Gutscheintabelle um ein alphanumerisches Feld erweitert. Bei der Anlage von Gutscheinen in unserem System (aus Importen oder Gutscheinverkauf an den Kassen), können wir jetzt dieses Feld zur Speicherung der alphanumerischen Gutscheinnummer verwenden, aber wir vergeben intern weiterhin die fortlaufende numerische Gutscheinnummer als Schlüsselwert in der Gutscheintabelle.

Gutscheine mit alphanumerischen Gutscheinnummern können angelegt werden durch:

• Gutscheinverkauf an der Kasse. In den Dialog zur Gutscheinanlage kann der alphanumerische Gutscheinbarcode eingescannt werden
• Importe über poe Standardschnittstelle Satzart "GUT"