Verfahrensdokumentation

Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenerfassung
Stand: 21.08.2018
Version 1
poe GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6 - D-33142 Büren

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Beschreibung 
1.1 Rahmenbedingungen 
1.2 Gültigkeitsbereich 
1.3 Weiterführende Informationen 
1.4 Verwendungszweck 
1.5 Architektur 
1.5.1 Aufbau 
1.5.2 Datenstruktur 
1.6 Hardware und Betriebssysteme 
1.7 Kassensystem
1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN
2 Anwenderdokumentation 
2.1 Wesentliche Bedienabläufe 
2.2 Belegwerk 
2.3 Abläufe 
2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen
2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls 
2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust 
2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen 
2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports 
3 Änderungshistorie 
4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

1 Allgemeine Beschreibung

1.1 Rahmenbedingungen

Folgende Angaben müssen vom Unternehmen / Steuerpflichtigen / Anwender vorgenommen bzw. ergänzt werden.

 
Hardwaredokumentation / Kassensysteme

Dokumentieren Sie alle verwendeten (stationäre, wie auch mobile) Kassiergeräte.

Bitte bewahren Sie für Dokumentationszwecke die Lieferscheine sorgfältig auf. Auf den Lieferscheinen wird die ausgelieferte Hardware erfasst. Sollten Sie weitere Geräte im Einsatz haben, dokumentieren Sie diese bitte umfänglich.

Die vorliegende Verfahrensdokumentation wurde von der Geschäftsleitung freigegeben und gilt bis zur nächsten Aktualisierung.

Sämtliche Ausführungen und Änderungen der Verfahrensdokumentation unterliegen der Genehmigungspflicht der Geschäftsleitung, namentlich (siehe überstehende Tabelle) .
Die vorliegende Verfahrensdokumentation ersetzt die vorherige Verfahrensdokumentation.
Eine Übersicht der vorgenommenen Aktualisierungen befindet sich in Kapitel 3 Änderungshistorie.

1.2 Gültigkeitsbereich

Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Betriebes von POSMAN Kassensystemen bzw. Kassensoftware zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten in Verbindung mit TRADEMAN.
In der Beschreibung wird von einer sachgerechten und typischen Nutzung des poe POSMAN- und TRADEMAN-Standards ausgegangen.
Kunden- und Projektspezifische Erweiterungen und Anpassungen müssen vom Kunden separat Dokumentiert und dieser Verfahrensdokumentation angehangen / zugefügt werden.

1.3 Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen finden Sie im Support-Bereich unter:
http://www.poe.de

1.4 Verwendungszweck

Die POSMAN-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei der exakten Erfassung und Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge.
Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und können durch Berichte visualisiert werden. Durch die flexibel parametrisierbare Kassensoftware POSMAN sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern geeignet. Über die Schnittstellen des Kassensystems können verschiedene Peripheriegeräte (Belegdrucker, Scanner, Waagen usw.) mit den Kassensystemen verbunden werden. Diese müssen in der Kassensoftware POSMAN konfiguriert sein um den ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.
Die Weiterverarbeitung von Daten aus dem Kassenprogramm POSMAN erfolgt mittels der Software TRADEMAN. Die aufgezeichneten Informationen können dort eingesehen, ausgedruckt oder in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel oder CSV) exportiert werden.
Für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem ist optional ein manueller Abruf vorhanden, dieser muss kundenspezifisch aktiviert und konfiguriert sein.
Die Daten des Kassensystems / der Kassensysteme werden, je nach Einstellung der Synchronisatioszeiten, per Datenfernübertragung an TRADEMAN übertragen. Dort werden die Daten während  der vereinbarten Vertragslaufzeit gespeichert. Solle der Lizenzvertrag TRADEMAN beendet werden, so besteht optional die Möglichkeit, einen Vertrag zur Datenarchivierung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, abzuschließen. 

Die Daten können über TRADEMAN abgerufen werden. Dem Kunden stehen verschiedene Auswertungen und aufbereitete Analysen zur Verfügung.
Es gibt einen kontinuierlichen und automatischen Datenaustausch aller registrierten Endgeräte / Kassensystme.

1.5 Architektur

1.5.1 Aufbau

Jede POSMAN-Kassen muss an einen TRADEMAN angebunden sein um alle Transaktions- und Berichtsdaten kontinuierlich an den TRADEMAN zu senden.  Ist bei einem POSMAN-System die Verbindung zum zentralen TRADEMAN unterbrochen, werden alle Daten zunächst auf dem POSMAN-System lokal gespeichert. Mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung werden automatisch alle Transaktions- und Berichtsdaten vom POSMAN-System an den TRADEMAN übermittelt.
In der Standard Version bietet POSMAN  eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung (TSL 1.2 über https) nach dem aktuellen Standard.
Mit dieser werden alle Daten zwischen Client und Server verschlüsselt übertragen und können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.
POSMAN speichert die erfassten Daten sowohl lokal auf dem Kassensystem (temporär) als auch im TRADEMAN und bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten an. So können diverse Auswertungen erstellt oder die Daten in verschiedenen Formaten über TRADEMAN exportiert werden, beispielsweise im CSV-Format. Diese Daten können anschließend mit verschiedenen Filtern ganz individuell nach Kundenanforderungen aufbereitet und analysiert werden.
Die von poe genutzten Cloud-Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Weitere Informationen können Sie dem "Vertrag zur Datenverarbeitung nach DS-GVO" entnehmen.

1.5.2 Datenstruktur

POSMAN und TRADEMAN verfügen über eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten.
Sämtliche Funktionen des Kassensystems werden zum Zeitpunkt der Buchung in die Datenbank von POSMAN  geschrieben und kontinuierlich mit TRADEMAN abgeglichen und dokumentiert. Die Datenspeicherung erfolgt somit zuerst in POSMAN und anschließend zentral im TRADEMAN. Dieser Datenaustausch ermöglicht die laufende Aktualisierung der Berichte. Diese können als Benutzerberichte ausgedruckt werden. Abhängig des gewählten Berichts können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch z.B. Statistiken pro Bediener und Zeit angezeigt werden.
In POSMAN sind alle Berichte sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt werden.
Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht mit fortlaufender Nummerierung.
In TRADEMAN können die Berichte und Journale angezeigt, ausgedruckt und exportiert werden. Zudem können unterschiedliche Auswertungen erzeugt werden.
Es ist ein gesonderter Export (IDEA) für die Finanzverwaltung eingerichtet. Durch den Export ist die maschinelle Auswertbarkeit gegeben.

1.6 Hardware und Betriebssysteme

PC-basierte Kassensysteme (Typ 3B)
Die POSMAN-Kassensoftware ist an keine spezifische Kassen-Hardware gebunden und kann somit prinzipiell auf jeder PC-Hardware betrieben werden. Handelsübliche PCs, Laptops, sowie NUCs oder Tablets sind aus POSMAN-Kassensoftware-Sicht vollwertige PCs in Kompaktbauweise.  Für die Kassensoftware POSMAN gibt es nur einen einzigen Entwicklungsstrang, der entsprechend der von poe unterstützen Betriebssystemen (Windows, Linux, iOS, Android) cross-compiliert wird, damit eine betriebssystemnative Applikation bereitgestellt wird. Diese betriebssystemnative Applikation kann dann, wie es für das entsprechende Betriebssystem üblich ist, lokal installiert und gestartet  werden. Darüber hinaus kann POSMAN in der Variante POSMANweb auch über jedes internetfähige Endgerät (PC, Laptops, Tablets und Smartphones) aus bedient werden. Bei dieser Variante handelt es sich um eine in der poe-Cloud bereitgestellten Software-Kasse, die über einen Internetbrowser auf allen gängigen Betriebssystemen bedient werden kann. 

Die POSMAN Kassenapplikation kann über die gängigen Eingabegeräte (Touch, Tastatur und Maus) bedient werden.

Grundsätzlich ist eine Registrierung und Lizenzierung von POSMAN in der Filial- und Kassenverwaltung in TRADEMAN erforderlich. Nach der Registrierung wird der Kasse eine eindeutige Kennung zugeordnet. 
Je nach Gerät und Einsatz erfolgt die IP-basierte Netzwerkverbindung über LAN, Wireless LAN, GPRS, UMTS, HSDPA, LTE (2G / 3G / 4G / 5G) Verbindungen.

Der Druck der Bons und Belege wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.

Zur Datenhaltung wird in POSMAN eine lokale Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für POSMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. Einen unerlaubten Zugriff auf die Daten, der lediglich mit einem geringen Aufwand für den Kunden oder Dritte verbunden wäre, ist somit ausgeschlossen. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.
Darüber hinaus werden zusätzlich auch die Journale und Tages-IDEA-Dateien (seit 06/2012) lokal als Dateien im Kassenverzeichnis abgelegt. 
Alle in POSMAN erzeugte Transaktions- und Berichtsdaten werden kontinuierlich an TRADEMAN zur zentralen Datenhaltung und Archivierung übermittelt.

TRADEMAN ist die, im Standard in der poe-Cloud gehostete, zentrale Filial- und Kassenverwaltung. TRADEMAN kann über jedes netzwerkfähige Gerät und dem darauf installierten Standardbrowser erreicht werden. 
Ein Zugriff, entsprechend der zugewiesenen Benutzerrechte, ist nur über einen personalisierten Zugang mit Login und Passwort möglich.

Alle Artikel- und Kassen-Stammdaten, sowie optional Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, und optional Kunden-Auftragsvorgänge, können über TRADEMAN gepflegt und bearbeitet werden.

Die mittels POSMAN erzeugten Transaktionsdaten können in TRADEMAN über den Auswertungsbereich eingesehen und auch exportiert werden.

Zur Datenhaltung wird in TRADEMAN ebenfalls eine Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für TRADEMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. 
Der Kunde oder gar Dritte haben keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.

1.7 Kassensystem

Die Grundlage des POSMAN-Kassensystems stellt der POSMAN-Webconnect da. Dieser kasseneigene Dienst stellt sicher, dass bei bestehen einer Netzwerkverbindung automatisch ein Datenaustausch mit dem zentralen TRADEMAN durchgeführt wird. Bei einer Netzwerkunterbrechung werden die Kassentransaktionsdaten zwischengespeichert und unmittelbar mit der nächsten Intra- bzw. Internetverbindung an den TRADEMAN weitergeleitet.
Alle Eingaben und Vorgänge werden somit im Rechenzentrum der poe-Cloud gespeichert. Hier existieren Schutzmechanismen, die einen nicht autorisierten Zugriff verhindern.
Mit den Anwendungen von poe  können diese Daten nach Erfassung nicht mehr verändert werden. Somit ist eine vollständige Aufzeichnung aller Vorgänge sichergestellt.

1.7.1 Grundstruktur der Datenhaltung in POSMAN

Für die Datenhaltung wird in POSMAN eine lokale SQL-Datenbank verwendet, die ausschließlich mit einem für POSMAN personalisierten Zugang systemintern erreichbar ist. Einen unerlaubten Zugriff auf die Daten, der lediglich mit einem geringen Aufwand für den Kunden oder Dritte verbunden wäre, ist somit ausgeschlossen. Der Detail-Aufbau der SQL-Tabellen ist komplex und für einen Außenstehenden nicht ohne poe-interne Dokumentation nachvollziehbar.  Diese Dokumentation wird seitens poe  daher auch nicht offengelegt. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben.

In der SQL-Datenbank gibt es Tabellen für die Stammdaten, Artikel, Kunden als auch für das elektronische Kassenjournal. Dieses elektronische Kassenjournal ist die Grundlage der Protokollierung aller Aktivitäten an der Kasse. Jede Interaktion mit der Kasse wird umgehend und chronologisch fortlaufend in dieses elektronische Journal geschrieben. Darüber hinaus wird bei jeder Buchung ein Abbild (Kopie) des jeweiligen Artikel- bzw. Kundendatensatz, so wie er zum Zeitpunkt der Buchung vorhanden war, ebenfalls in dieses Journal geschrieben. Neben einer Bon-Nummer (beginnt täglich mit 1) erhält jeder Vorgang eine eindeutige und fortlaufende Beleg-Nummer. Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch das poe Produkte POSMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktionen, mit der sich Änderungen der aufgezeichneten Daten herbeiführen lassen. Die Daten werden im Journal je Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN nicht möglich. Eine Korrektur von Fehleingaben oder falschen Erfassungen kann nur durch protokollierte Stornofunktionen ausgeführt werden, die wiederum eine eigene Belegnummer erhalten.

Beim Tagesabschluss an der Kasse werden aus diesem elektronischen Journal alle für den Tagesabschluss relevanten Summen errechnet und anschließend wiederum auch in das elektronische Journal geschrieben. Dies ist die Grundlage für die Tagesabschluss-Berichte und Belege (Z-Beleg). Aus diesen Daten wird dann die Tages-IDEA-Datei auf Basis der Chronologie im Journal erzeugt und auf der Festplatte der Kasse gespeichert. Anschließend wird auch das elektronische Journal auf der Festplatte archiviert und in der Kassen-Datenbank geleert. Die Kasse ist nun bereit für den nächsten Tag.

2 Anwenderdokumentation

2.1 Wesentliche Bedienabläufe

2.1.1 POSMAN

POSMAN ist das plattformunabhängige Kassensystem welches immer einem TRADEMAN zugeordnet sein muss.
Nach erfolgreicher Bedieneranmeldung befindet sich das Kassensystem in einem Modus, der dem Bediener die Erfassung verschiedener Transaktionen erlaubt. Dabei handelt es sich insbesondere um Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen. 

Die wesentlichen Bedienabläufe des POSMAN-Kassensystems entnehmen Sie bitte dem POSMAN Kundenhandbuch.
POSMAN Kundenhandbuch

Welche Tätigkeiten auf einem Endgerät möglich sind, kann über die Mitarbeiterverwaltung und über die Toucheinrichtung im TRADEMAN konfiguriert werden.

2.1.2 TRADEMAN

TRADEMAN ist die zentrale Filial-und Kassenverwaltung und dient der zentralen Artikel- und Stammdatenpflege, sowie dem Abruf von Statistiken und Auswertungen und der Konfiguration.

Optional können in TRADEMAN auch Wareneinkaufs- und Warenbewegungsvorgänge, sowie Kunden-Auftragsvorgänge gepflegt und bearbeitet werden. 
Alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, werden in der Datenbank gespeichert.

Die wesentlichen Bedienabläufe der zentrale Filial-und Kassenverwaltung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

Grundsätzlich kann in der Bedienung nach POSMAN und TRADEMAN unterschieden werden. Diese Unterteilung spiegelt sich auf den Endgeräten und den Nutzungsrechten wieder. Im Journal und in den Vorgängen werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die vollständige Nachvollziehbarkeit ist über die Kombination von Kassen- und Belegnummer bzw. Vorgangsnummer möglich.

Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist durch die poe Produkte POSMAN und TRADEMAN festgelegt und kann vom Anwender nicht eingeschränkt werden. Einmal generierte Einträge sind statisch
und können nicht mehr nachträglich verändert werden. Die poe Produkte enthalten keine Funktion, die eine Änderung der aufgezeichneten Daten herbeiführt.
Die Daten werden im Journal je Vorgang aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern von steuerlich relevanten Daten ist in POSMAN und TRADEMAN nicht möglich. 

Bei Artikelbuchungsdetails werden neben der Artikelnummer auch die zugehörigen Artikelnamen aufgezeichnet (Gleiches gilt für Bediener, Finanzwege etc.). Bei Umsatzsteuereintragungen wird der effektive Steuerwert explizit aufgeführt. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten. Änderungen an den Stammdaten (zum Beispiel Änderungen eines Artikelnamens) werden dadurch bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich. 
Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur nach einer personalisierten Anmeldung eines Kassierers bzw. Verkäufers möglich. 

2.1.3 GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export

Der POSMAN-IDEA-Export wird bereits seit 06/2012 ab POSMAN Version 2.6.0 Build 19109, entsprechend der zu diesem Zeitpunkt gültigen Vorgaben, als Einzeldatei  je Tages- bzw. Z-Abschluss lokal auf jeder Kasse erzeugt und archiviert.
Die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung dieser Dateien, gemäß der gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Der IDEA-Export  bzw. die GoBD-Export-Schnittstelle V.2.0, für die maschinelle Auswertung und Prüfung der GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten mittels einer der Prüfungsanordnung entsprechenden zeitraumbezogenen  Datenträgerüberlassung, entspricht den gesetzlichen Vorgaben und wurde von der Audicon GmbH im Februar 2016 geprüft und zertifiziert.
Diese zeitraumbezogene  Datenträgerüberlassung wird im TRADEMAN erzeugt und bereitgestellt.

2.1.3.1 Im GoBD-/GDPdU-/ IDEA-Export enthaltene Daten:

Belege:

Alle Eingaben und Bons werden als Beleg mit dazugehöriger Belegnummer protokolliert.

Vorgänge:

Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme (bar oder unbar), Ausgabe oder Warenbewegung führen, werden mit den Details (also den betroffenen Produkten oder Leistungen) aufgezeichnet. Einem Vorgang wird auch immer eine eindeutige Belegs- bzw. Vorgangsnummer zugeordnet. Somit kann auch im Nachhinein jeder Vorgang nachvollzogen werden. Diese Informationen können im Journal eingesehen werden.

Lieferschein- bzw. Rechnungsbuchungen:

Wenn Registriervorgänge ohne sofortige Einnahmen erfolgen, erfolgt eine Erfassung mit Kundenzuordnung dieses Vorgangs. Die Bezahlart wird als Lieferschein bzw. Rechnung erfasst. 
Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird der Lagerbestand für die betreffenden Artikel reduziert. Dieser Lieferschein kann anschließend in TRADEMAN in eine Rechnung überführt werden.
Ebenfalls ist es Möglich, in POSMAN direkt eine Rechnung zu erstellen. Hierbei wird je Kasse ein eigenständiger und eindeutiger Rechnungsnummernkreis aus Kassennummer und fortlaufender Nummer definiert.
Nach Verbuchung und Ausdruck der Rechnung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Zahlungen auf diese Rechnungen können über POSMAN als "BAR-Zahlungen" (BAR, Kreditkarte, Gutschein etc.)  oder auch über TRADEMAN als "UNBAR-Zahlungen aus Drittsystemen" (Überweisung, PayPal) gebucht werden.

Zahlungsmitteltausch:

Wenn die Zahlart verändert wird (ein Bon wurde als Barzahlung abgeschlossen, der Kunde hat aber doch per Kreditkarte gezahlt), wird die entsprechende Umbuchung erfasst. 
Bei einer Aufteilung der Zahlungsart (ein Kunde zahlt einen Teilbetrag in Bar und den Rest mit einem Gutschein oder mit EC-Karte) wird jede Teilzahlung mit entsprechender Zahlart zur Belegnummer vermerkt.

Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen

Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet und mit der entsprechenden Zahlart dokumentiert.

Trainingsumsätze bzw. Trainingsmodus

Trainingsbuchungen dienen der Erfassung von fiktiven Umsätzen, um neuem Personal oder Auszubildenden Übungsmöglichkeiten zu schaffen.
Um Missbrauch zu vermeiden, müssen die Trainingsumsätze im GoBD-/ GDPdU Export gesondert gekennzeichnet werden.

Ein solcher Trainingsmodus innerhalb einer Produktivumgebung wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt und bereit gestellt. 

Für Schulungen und Abnahme von Sonderentwicklungen kann optional eine separate Demo- und Testumgebung bereitgestellt werden.

Gutscheine - Zahlungsmittel:

Für die Nutzung von Gutscheinen gibt es in POSMAN  zwei unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten.

Variante 1:
Bei der Verwendung von „Papier-Gutscheinen“, die manuell oder durch ein Drittsystem erzeugt wurden, kann in POSMAN eine unbare Zahlart "Fremdgutschein" eingerichtet werden, über die der Wert des Papier-„Gutscheins“ manuell eingegeben wird. Hierbei kann und wird keine Prüfung auf Gültigkeit durchgeführt. Der eventuell verbleibende Restwert des Gutscheins, muss dann ggf. mit einem Stift auf dem Gutschein aufgeschrieben bzw. ausgezahlt werden.

Variante 2:

POSMAN verfügt über eine eigene Gutscheinverwaltung.

Diese Gutscheinverwaltung ist nicht nur auf eine einzige Kasse oder Filiale beschränkt, sondern gilt innerhalb eines TRADEMAN-Verbunds. Dies bedeutet, dass alle Gutscheinveränderungen zeitnah an alle angeschlossenen Kassen synchronisiert bzw. über die TRADEMAN-LIVE-API bei Bedarf angefragt und aktualisiert werden.

Die Aufladung bzw. der „Gutscheinverkauf“ ist natürlich umsatzsteuerneutral und erfolgt an der Kasse z.B. in Bar oder mit EC/Kreditkarte.

In der Gutscheinüberwachung im TRADEMAN werden alle Gutscheine in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält die Gutscheinnummern, das Ausgabedatum, den offenen Betrag, einen Kommentar, Kassen-, Verkäufer- und ggf. Kunden-Nummer, den Originalbetrag und ein Eingelöst-Status. Zu jedem Gutschein kann die Gutscheinhistorie, also den Verlauf eines Gutscheins von der Erstellung bis zur kompletten Einlösung, eingesehen und nachvollzogen werden.  Als eingelöst gelten Gutscheine, wenn der offene Betrag auf null Euro steht.

Gutscheine - Voucher - Nachlässe und Rabatte:

Werbe- / Spenden- „Gutscheine“, Coupons oder auch Voucher (folgend nur Voucher genannt) sind aus der Sicht von POSMAN Nachlässe bzw. Rabatte, die dem Kunden gewährt werden.
Im Gegensatz zu einem „Geschenk-Gutschein“ für den jemand (Bar-)Geld in die Kasse gelegt hat, handelt es sich bei einem Voucher lediglich um ein „Stück Papier“, dass dem Überbringer eine Ware (Gratisartikel) oder einen Preisvorteil (Rabatt in %) bzw. Preisnachlass (Rabatt in €) gewährt. Diese können direkt auf einen Artikel oder auch auf die Zwischensumme gewährt werden.

Um eine Auswertbarkeit der „eingelösten“ Voucher zu erhalten, stellt POSMAN die Funktion „Gratis-Artikel“ oder auch die Auswahl von Rabattgründen zur Verfügung. Diese können darüber hinaus mit einer Freitexteingabe, z.B. zur Erfassung von Nummern oder Namen, gekoppelt werden.   

Kassenintern wird somit dieser Nachlass wiederum auf den Umsatz des bzw. der Artikel zurückgeführt, wodurch entsprechend der reale Umsatz, und somit auch die abzuführende MwSt., entsprechend geschmälert wird.

2.1.4 Datenspeicherung

Alle Eingaben werden mit Datum- und Uhrzeit-Indizierung in den Datenbanken von POSMAN und TRADEMAN automatisch abgelegt. Ein nachträgliches Ändern oder Löschen ist systematisch nicht möglich.

2.1.5 Datenschnittstellen

2.1.5.1 POSMAN-Standardschnittstelle

POSMAN und TRADEMAN  verfügen über eine Standard-Schnittstelle mittels der Stammdaten aus bzw. Transaktionsdaten optional für Drittsysteme importiert bzw. exportiert werden können.
Die aktuelle Datensatzbeschreibung der Standard-Schnittstelle kann bei poe angefordert werden.

2.1.5.2 DATEVpro-Scnhittstelle

Für die Übergabe der Finaz- und Umsatzdaten verwendet TRADEMAN im Standard die DATEVpro-Schnittstelle.
Bei der DATEVpro Schnittstelle handelt es sich um die von der DATEV spezifizierte Standard-Schnittstelle.
Die Schnittstelle kann unter folgendem Link bei der DATEV erworben werden:

www.datev.de/datevformat

2.2 Belegwerk

Alle POSMAN Kassenbelege (Bon und A4) sowie TRADEMAN Belege können mittels des optionalen poe-Vorlageneditors individuell dem gewünschten Erscheinungsbild angepasst werden.
Ausgenommen hiervon ist die Darstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.
Für die gesetzeskonforme Darstellung gemäß der Landes- bzw. geltenden Vorgaben haftet einzig der Besitzer des Kassensystems. 

Losgelöst vom Druckbild und der auf dem auf Papier ausgedruckten Informationen, sowie ob der Beleg gedruckt wurde oder auch nicht, werden alle relevanten Daten die zu der Erstellung des Vorgangs geführt haben, vollständig in der Datenbank gespeichert. Somit ist gemäß GoBD Rn. 141 die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit bei dem Verzicht auf einen Papierbeleg nicht beeinträchtigt.
Diese Daten sind die Grundlage für die in POSMAN und TRADEMAN erstellbaren Belege, Berichte, Auswertungen und Statistiken.

Der Druck der Bons und Belege wird über die in POSMAN enthaltene "Druck-Control" gesteuert, die ebenfalls über TRADEMAN konfiguriert werden kann.

Die poe-Standard Kassenbelege und Statistiken entnehmen Sie bitte dem POSMAN und TRADEMAN Kundenhandbuch.

POSMAN Kundenhandbuch

TRADEMAN Kundenhandbuch

2.3 Abläufe

2.3.1 Entstehung von Geschäftsvorfällen:

Mit jeder Buchung im POSMAN und TRADEMAN entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Im Regelfall ist dieser Vorfall mit einem entsprechenden gedruckten Beleg verbunden.
Die Daten des Vorfalls werden an verschiedenen Stellen parallel und redundant gesichert. Abhängig des Vorfalls werden die Daten in folgenden Datenbanktabellen und Journalen gespeichert:

• Elektronisches Journal  -  Journal und Journal-Subtabellen (Abschlusss, Artikel, Rabatt)
• Umsatz- und Zahlungstabellen
• Einnahmen und Ausgaben Tabelle
• Abschriftentabelle
• Artikelbewegungshistorie
• Kundenhistorie
• Gutscheinhistorie
• Vorgangstabellen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnungen, Bestellungen, Wareneingang, Eingangsrechnungen)
• optional: Fiskal-Tabellen bzw. Fiskal-Module und Fiskal-Archive

2.3.2 Speicherung des Geschäftsvorfalls

Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt. 

Alle Daten des Vorfalls werden unmittelbar nach der Erfassung aufbereitet und chronologisch im Journal von POSMAN gespeichert und automatisch mittels des POSMAN-Webconnects an den zentralen TRADEMAN übermittelt und mit einem fortlaufenden Index gespeichert.

2.3.3 Absicherung der Daten gegen Verlust

Nach Abschluss eines Vorgangs übermittelt POSMAN diesen an den zentralen TRADEMAN in der poe-Cloud.  Die Daten werden dann im Rechenzentrum verarbeitet und dort redundant gespeichert. Die Sicherung erfolgt in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland welches über hohe Datensicherungsstandards verfügt.

Sollte TRADEMAN auf kundeneigener Hardware oder Cloud betrieben werden, obliegt einzig dem Kunden die ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der Daten zu gewährleisten.

Die zusätzliche ordnungsgemäße Sicherung und Aufbewahrung der lokalen POSMAN EJournale, Tages-IDEA-Dateien und ggf. Log-Datein, sowie der Sicherung der lokalen Kassen-Applikation und der Kassen-Datenbank, gemäß der ggf. gesetzlichen Vorgaben, obliegt einzig dem Besitzer des Kassensystems.

Diesbezügliche Datensicherungsprodukte und -Konzepte können optional bei poe oder Dritten beauftragt werden. 

2.3.4 Absicherung gegen Verfälschungen

POSMAN vergibt für jeden Beleg eine fortlaufende Nummer, die in Kombination mit der Kassennummer im zentralen TRADEMAN immer eindeutig ist. Darüber kann die Vollständigkeit der Belege jederzeit festgestellt werden.  Zusätzlich wird jeder Eintrag in den zentralen Journaltabellen mit einem fortlaufenden Index versehen. Ein Manipulationsversuch würde automatisch zu irreparablen Lücken im Index führen. 
Darüber hinaus kann jeder Vorgang im nicht veränderbaren Journal eingesehen werden.
Sollte es zu technischen Synchronisierungsfehlern oder Ausfällen kommen, werden diese Informationen in POSMAN lokal auf dem Kassensystem und im TRADEMAN in Log-Dateien im Rechenzentrum protokolliert und gespeichert.

2.3.5 Technische Dokumentation des Journals und des Exports

Nach der Erfassung werden unmittelbar alle Daten des Vorfalls aufbereitet und chronologisch gespeichert.
Eine Rückdatierung, Bearbeitung, Löschung oder "Nachbuchung" wird seitens POSMAN und TRADEMAN nicht unterstützt.
Das zentrale Journal, in dem die POSMAN- und TRADEMAN-Daten gespeichert werden, besteht aus mehreren miteinander verknüpften Tabellen. Da diese Tabellen nicht im Klartext lesbar sind, stellt TRADEMAN diverse Auswertungen und Statistiken bereit um diese Informationen lesbar und exportierbar zu machen. Dazu stehen die Formate PDF, CSV und Excel zur Verfügung:

Die Dokumentation zu den Berichten und Auswertungen, sowie den Exporten, entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

GDPdU Export für die zeitraumbezogene  Datenträgerüberlassung gemäß Prüfungsanordnung / Betriebsprüfungen:

Die Dokumentation zum Export der zeitraumbezogenen Datenträgerüberlassung entnehmen Sie bitte dem TRADEMAN Kundenhandbuch.

TRADEMAN Kundenhandbuch

3 Änderungshistorie

Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der
Verfahrensdokumentation

4 Zertifikate und fiskalische Freigaben

Das POSMAN-Kassensystem in Verbindung mit TRADEMAN hat folgende Zertifikate und fiskalische Freigaben erhalten.

• Italien (03/2013) ab POSMAN Version 2.10.0 Build 19958 - Fiskaldruckeranbindung mittels Xon/Xoff-Protokoll z.B. „Custom Kube F“ 
• GDPdU-Zertifikat (Audicon 02/2016)
• Registrierkassensystem für Österreich mittels der Middle-Ware EFSTA ab Version 2.12.486 Build 27423 (01/ 2017)
• NF525  - Frankreich (12/2017)