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Übersicht der Wareneingänge
Über den Menüpunkt Wareneingang gelangt der Benutzer in die Übersicht der Wareneingänge.
Hier sind alle Wareneingänge den Systems mit ihren wichtigsten Informationen zu finden. Eine Suchfunktionen über den Lieferanten oder die Wareneingangs-Nr. ist ebenfalls hier eingebettet.
Wenn der Benutzer nach einem Wareneingang sucht und das Ergebnis eindeutig ist, so wird der Benutzer direkt in die Detailansicht des Wareneingang weiter geleitet.
Wenn der Benutzer nach einem Lieferanten such und auswählt, so werden im oberen rechten Teil die wichtigsten Details des Lieferanten angezeigt und die Liste der Wareneingänge wird auf die Vorgänge des Lieferanten gefiltert.
Wareneingang erstellen
Wenn der Benutzer eine Lieferanten gesucht und ausgewählt hat, kann er einen Wareneingang für diesen erstellen.
Nach dem Erstellen gelangt der Benutzer direkt in die Detailansicht des Wareneingang.
Detailansicht der Wareneingänge
Die Maske für die Details eines Wareneingangs sind so aufgebaut, dass sie sich in 3 Bereiche aufteilen.
- Der erste Bereich (oben links) zeigt die Details des Waren eingangs an. So werden die Wareneingangs-Nr., der Status und das Anlagedatum dort unveränderbar dargestellt. Je nach Status können hier weitere Felder bearbeitet werden, so dass z.B. eine Bemerkung hinterlegt werden kann
- Der nächste Abschnitt (oben rechts) stellt Informationen über den Lieferanten dar.
- Der hauptsächliche Abschnitt in der Mitte und im unteren Teil zu finden. Hier werden die Positionen aufgelistet, die verknüpften Bestellungen/Eingangsrechnungen und es sind Transfer-Funktionen zu finden.
Neue Position anlegen
Mit einem Klick auf den "Neue Position hinzufügen"-Button oberhalb der Positionsliste kann der Benutzer neue Positionen dem Wareneingang hinzufügen, um so später die Ware ins Lager einzubuchen. Nach dem Klick wechselt die Detail-Maske in eine Eingabe-Maske, in der nach Artikeln gesucht werden kann. Wenn ein Artikel gewählt wurde, werden weitere Informationen des Artikels geladen. Mit der Eingabe der Menge und der Auswahl des Lagers kann die Position schon gespeichert werden.
Ab Version v2.107.0 ist es möglich bei der Anlage von Wareneingangs-Positionen Rabatte zu pflegen. Hierzu kann der Benutzer den Einzel-Preis ändern und beim Verlassen des Eingabefeldes wird der Mengen-Preis und die Rabatt-Prozente errechnet und angepasst. Eben so kann der Benutzer einen Prozentwert eintragen und die beiden Preise ändern sich. Wenn keine Preis-Felder in der Maske konfiguriert sind und somit keine Preise eingegeben werden, so werden beim Speichern der Position die Preise aus dem Artikel-Stamm gezogen.
Ab Version v2.121.0 ist es möglich beim Speichern der Position einen Etiketten Druck mit anzustoßen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Benutzer einen gültigen Dateipfad zu einem Ordner im Dateisystem unter dem Parameter "WARENEINGANGETIKETTEXTERNERABLAGEPFAD" hinterlegt haben. Ist diese Voraussetzung erfüllt, steht dem Benutzer unter "Neue Position hinzufügen" der Button "Position Speichern + Etiketten drucken" zur Verfügung. Wird dieser betätigt, wird nach dem Speichern des Datensatzes eine CSV Datei mit dem Namen "export.csv" unter dem vorher konfigurieren Pfad mit folgenden Informationen in dieser Reihenfolge angelegt: "Artnr2; Menge; Artnr4;". Diese Datei kann nun durch externe Programme ausgelesen werden. Beim erneuten Aufruf der Funktion wird die CSV Datei überschrieben. Beim editieren von Positionen ist der Ablauf identisch.
Position editieren
Sollte der Benutzer festgestellt haben, dass er sich bei einer Position vertippt oder einen falschen Artikel ausgewählt hat, so kann jede Position bearbeitet werden. Beim Bearbeiten öffnet sich ein Fenster analog zur Neuanlage. Hier kann der Benutzer nun Änderungen vornehmen und diese dann abspeichern.
Position löschen
Um eine Position aus einem Wareneingang zu löschen, muss der sich der Wareneingang im Status "offen" befinden. Wenn der Benutzer mit einem Rechts-Klick auf die Position das Positions-Menü öffnet steht dort ein Lösch-Button zur Verfügung. Nach der Bestätigung durch den Benutzer wird die Position dann endgültig gelöscht.
Positions-Anlage in der Basis:
Positions-Anlage mit Preisen (und Rabatten):
(Sonder-) Funktionen der Detailansicht
Wareneingang verbuchen
Das Verbuchen des Wareneingangs sorgt dafür, dass die Mengen der Positionen in die Bestände übernommen werden. Solange der Wareneingang nicht verbucht ist, sind auch noch keine Änderungen an den Beständen der Artikel geschehen. Mit dem Verbuchen werden Bestands-Einträge der Artikel für das entspr. Lager gebucht und Beweg-Einträge geschrieben.
Nach dem Verbuchen ist keine Änderung an den Positionen mehr möglich. Falls Fehler oder fehlerhafte Buchungen auffallen sollten, müssen die Wareneingänge sauber gegengebucht werden.
Transfer-Funktionen
Über die Transfer-Funktionen lassen sich Positionen aus Bestellungen, Bestell-Bestätigungen, Lieferanten-Reklamationen oder aus dem MDE in den Wareneingang übernehmen. Hier werden dann Positionen in den Wareneingang geklont und entsprechende Referenzen gesetzt.
In der jeweiligen Maske werden Positionen aus den anderen Vorgängen dargestellt, der Benutzer kann nach ihnen Filtern und nach der Selektion können die Positionen übernommen werden.
"MultiEdit"-Modus (Mengen bearbeiten)
Diese Funktion ist ab Version v2.96.0 verfügbar. Solange der Wareneingang noch nicht verbucht ist, können die Mengen über eine "MultiEdit"-Funktion bearbeitet werden. Mit einem Klick auf den "Mengen bearbeiten"-Button oberhalb der Positionsliste wird auf die "MultiEdit"-Maske umgeschaltet und die Mengen-Felder sind zur Bearbeitung freigegeben. Nun können die Mengen aller Positionen im Wareneingang bearbeitet und gespeichert werden. Nach dem Speichern wird der Wareneingang neugeladen und somit aktualisiert dargestellt.
In dieser Maske können über die Felder-Konfiguration ähnliche Felder wir bei den Wareneingangspositionen eingestellt werden. So kann z.B. auch die "SollMenge" eingeblendet werden, aber in der normalen Positionsliste zeigt man sie nicht an.
Es ist nur möglich die Mengen-Felder zu editieren!
Wareneingang per eMail versenden
Der Benutzer hat an dieser Stelle direkt aus dem Wareneingang heraus die Möglichkeit den Vorgang per eMail zu verschicken. Dies kann an eine andere Abteilung sein, z.B. der Buchhaltung oder an einen Kollegen in einer anderen Filiale.
Sollte eine Vorlage für die Wareneingänge gepflegt sein, z.B. ein "Warenbegleitschein", so wird sie an die eMail gehangen und mit verschickt.
Eine Auswahl von Textbausteinen erleichtert das Verfassen der eMail-Texte.
Abgleich von SollMengen
Es besteht die Möglichkeit Wareneingänge zu importieren. Bei diesem Import besteht die Möglichkeit SollMengen mit anzugeben, also die Menge die angekommen bzw. angeliefert werden sollte. Die Spalten "SollMengen" und "MengenWarnung" können über die Felder-Konfiguration zusätzlich in die Wareneingänge eingeblendet werden. So kann der Benutzer verglichen, was angekommen ist im Vergleich zu dem was ankommen sollte, um frühzeitig Ungereimtheiten zu erkennen.
Wenn ein Wareneingang mit SollMengen importiert wurde, so wird beim Verbuchen des Wareneingangs darauf eine Prüfung durchgeführt und dem Benutzer bei Abweichungen eine entsprechende Meldung ausgegeben. Der Benutzer hat dann die Wahl die Verbuchung abzubrechen oder den Wareneingang so zu verbuchen.
Etikettendruck
Der Etikettendruck der Wareneingänge kann in der Detail-Ansicht über den Button " Etiketten drucken" geöffnet werden.
In der Maske werden dann die Positionen des Wareneingangs aufgelistet. Die Mengen werden als Vorauswahl gefüllt, der Benutzer kann sie aber ändern, falls er mehr oder weniger Etiketten drucken möchte. Des Weiteren wird pro Position die am Artikel hinterlegte Etiketten-Vorlage ebenfalls vorbelegt, auch diese kann der Benutzer bei Bedarf ändern.
Mit einem Klick auf den Button " Etiketten drucken" wird das Rendern der Etiektten angestoßen. Je nach Vorlage und Konfiguration werden die Etiketten dann gedruckt oder (bei PDF-Vorlagen) dem Benutzer im Browser geöffnet.
