Übersicht der Wareneingänge

Über den Menüpunkt Wareneingang gelangt der Benutzer in die Übersicht der Wareneingänge.
Hier sind alle Wareneingänge des Systems mit ihren wichtigsten Informationen zu finden. Eine Suchfunktionen über den Lieferanten oder die Wareneingangs-Nr. ist ebenfalls hier eingebettet.
Wenn der Benutzer nach einem Wareneingang sucht und das Ergebnis eindeutig ist, so wird der Benutzer direkt in die Detailansicht des Wareneingangs weitergeleitet.
Wenn der Benutzer nach einem Lieferanten such und auswählt, so werden im oberen rechten Teil die wichtigsten Details des Lieferanten angezeigt und die Liste der Wareneingänge wird auf die Vorgänge des Lieferanten gefiltert.

Wareneingang erstellen

Wenn der Benutzer einen Lieferanten gesucht und ausgewählt hat, kann er einen neuen Wareneingang für diesen Lieferanten erstellen.
Nach dem Erstellen gelangt der Benutzer direkt in die Detailansicht des Wareneingangs.

Detailansicht der Wareneingänge

Die Maske für die Details eines Wareneingangs sind so aufgebaut, dass sie sich in 3 Bereiche aufteilen.

• Der erste Bereich (oben links) zeigt die Details des Wareneingangs an. So werden die Wareneingangs-Nr., der Status und das Anlagedatum dort unveränderbar dargestellt. Je nach Status können hier weitere Felder bearbeitet werden, so dass z.B. eine Bemerkung hinterlegt werden kann.
• Der nächste Abschnitt (oben rechts) stellt Informationen über den Lieferanten dar.
• Der hauptsächliche Abschnitt in der Mitte und im unteren Teil zu finden. Hier werden die Positionen aufgelistet, die verknüpften Bestellungen/Eingangsrechnungen und es sind Transfer-Funktionen zu finden.

Neue Position anlegen

Mit einem Klick auf den "Neue Position hinzufügen"-Button oberhalb der Positionsliste kann der Benutzer neue Positionen dem Wareneingang hinzufügen, um so später die Ware ins Lager einzubuchen. Nach dem Klick wechselt die Detail-Maske in eine Eingabe-Maske, in der nach Artikeln gesucht werden kann. Wenn ein Artikel gewählt wurde, werden weitere Informationen des Artikels geladen.  Mit der Eingabe der Menge und der Auswahl des Lagers kann die Position schon gespeichert werden.

Ab Version v2.107.0 ist es möglich bei der Anlage von Wareneingangs-Positionen Rabatte zu pflegen. Hierzu kann der Benutzer den Einzel-Preis ändern und beim Verlassen des Eingabefeldes wird der Mengen-Preis und die Rabatt-Prozente errechnet und angepasst. Eben so kann der Benutzer einen Prozentwert eintragen und die beiden Preise ändern sich. Wenn keine Preis-Felder in der Maske konfiguriert sind und somit keine Preise eingegeben werden, so werden beim Speichern der Position die Preise aus dem Artikel-Stamm gezogen.

Ab Version v2.121.0 ist es möglich beim Speichern der Position einen speziellen Etiketten-Druck mit anzustoßen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Benutzer einen gültigen Dateipfad zu einem Ordner im Dateisystem unter dem Parameter "WARENEINGANGETIKETTEXTERNERABLAGEPFAD" hinterlegt haben. Ist diese Voraussetzung erfüllt, steht dem Benutzer unter "Neue Position hinzufügen" der Button "Position Speichern + Etiketten drucken" zur Verfügung. Wird dieser betätigt, wird nach dem Speichern des Datensatzes eine CSV-Datei mit dem Namen "export.csv" unter dem vorher konfigurierten Pfad mit folgenden Informationen in dieser Reihenfolge angelegt: "Artnr2; Menge; Artnr4;". Diese Datei kann nun durch externe Programme ausgelesen werden. Beim erneuten Aufruf der Funktion wird die CSV Datei überschrieben. Beim Editieren von Positionen ist der Ablauf identisch.

Position editieren

Sollte der Benutzer festgestellt haben, dass er sich bei einer Position vertippt oder einen falschen Artikel ausgewählt hat, so kann jede Position bearbeitet werden. Beim Bearbeiten öffnet sich ein Fenster analog zur Neuanlage. Hier kann der Benutzer nun Änderungen vornehmen und diese dann abspeichern.

Position löschen

Um eine Position aus einem Wareneingang zu löschen, muss der sich der Wareneingang im Status "offen" befinden. Wenn der Benutzer mit einem Rechts-Klick auf die Position das Positions-Menü öffnet steht dort ein Lösch-Button zur Verfügung. Nach der Bestätigung durch den Benutzer wird die Position dann endgültig gelöscht.

Positions-Anlage in der Basis:

Positions-Anlage mit Preisen (und Rabatten):

(Sonder-) Funktionen der Detailansicht

Wareneingang verbuchen

Das Verbuchen des Wareneingangs sorgt dafür, dass die Mengen der Positionen in die Bestände übernommen werden. Solange der Wareneingang nicht verbucht ist, sind auch noch keine Änderungen an den Beständen der Artikel geschehen. Mit dem Verbuchen werden Bestands-Einträge der Artikel für das entspr. Lager gebucht und Beweg-Einträge geschrieben.

Nach dem Verbuchen ist keine Änderung an den Positionen mehr möglich. Falls Fehler oder fehlerhafte Buchungen auffallen sollten, müssen die Wareneingänge sauber "gegengebucht" werden.

Transfer-Funktionen

Über die Transfer-Funktionen lassen sich Positionen aus Bestellungen, Bestell-Bestätigungen, Lieferanten-Reklamationen oder aus dem MDE in den Wareneingang übernehmen. Hier werden dann Positionen in den Wareneingang geklont und entsprechende Referenzen gesetzt.

In der jeweiligen Maske werden Positionen aus den anderen Vorgängen dargestellt, der Benutzer kann nach ihnen Filtern und nach der Selektion können die Positionen übernommen werden.

"MultiEdit"-Modus (Mengen bearbeiten)

Diese Funktion ist ab Version v2.96.0 verfügbar. Solange der Wareneingang noch nicht verbucht ist, können die Mengen über eine "MultiEdit"-Funktion bearbeitet werden. Mit einem Klick auf den "Mengen bearbeiten"-Button oberhalb der Positionsliste wird auf die "MultiEdit"-Maske umgeschaltet und die Mengen-Felder sind zur Bearbeitung freigegeben. Nun können die Mengen aller Positionen im Wareneingang bearbeitet und gespeichert werden. Nach dem Speichern wird der Wareneingang neugeladen und somit aktualisiert dargestellt.

In dieser Maske können über die Felder-Konfiguration ähnliche Felder wir bei den Wareneingangspositionen eingestellt werden. So kann z.B. auch die "SollMenge" eingeblendet werden, aber in der normalen Positionsliste zeigt man sie nicht an.

Es ist nur möglich die Mengen-Felder zu editieren!

"MultiRecord"-Modus (Mengen erfassen)

Diese Funktion ist ab Version v2.133.0 verfügbar. Solange der Wareneingang noch nicht verbucht ist, können die Mengen über eine "MultiRecord"-Funktion bearbeitet werden. Mit einem Klick auf den "Mengen erfassen"-Button oberhalb der Positionsliste wird die "MultiRecord"-Ansicht eingeblendet. Hier kann der Benutzer seine Wareneingänge schnell erfassen. Die Positionen müssen bereits gegeben sein, indem zum Beispiel die Positionen aus einer Bestellung übernommen wurden.

Die Schnellerfassung kann mit einem USB-Scanner durchgeführt werden, sofern die Hersteller-Nr. (Artikelnummer 3) der jeweiligen Artikel gepflegt wurden. Ansonsten ist es auch möglich die Artikelnummer 1 einzugeben, indem man die Schnellerfassung auf diesen Modus umschaltet. Wenn die Eingabe durch die Tastatur erfolgt, reicht eine Bestätigung mit der "Enter"-Taste. Arbeitet der Benutzer mit einem Scanner ist dies nicht weiter nötig. Ist der Artikel gültig springt der Curser automatisch zur Mengeneingabe, die nach der Eingabe durch ein Enter bestätigt und hinzugefügt werden kann und ändert auch die Einheit der Menge zu der Standardeinheit der Bestellungen, die auch in der Tabelle angezeigt werden. Dadurch wird  die erfasste Menge des Artikels hinzugefügt und er wird bis zum hinzufügen des nächsten Artikels in der Tabelle markiert. Dann werden die Eingabefelder geleert und der Curser sprint wieder in das Artikel-Eingabefeld. Durch ein Klick auf "Mengen speichern" werden die erfassten Mengen übernommen und überschreiben somit die zuvor dargestellten Mengen.

Wareneingang per E-Mail versenden

Der Benutzer hat an dieser Stelle direkt aus dem Wareneingang heraus die Möglichkeit den Vorgang per E-Mail zu verschicken. Dies kann an eine andere Abteilung sein, z.B. der Buchhaltung oder an einen Kollegen in einer anderen Filiale.

Sollte eine Vorlage für die Wareneingänge gepflegt sein, z.B. ein "Warenbegleitschein", so wird sie an die E-Mail gehangen und mit verschickt.

Eine Auswahl von Textbausteinen erleichtert das Verfassen der E-Mail-Texte.

Abgleich von SollMengen

Es besteht die Möglichkeit Wareneingänge zu importieren. Bei diesem Import besteht die Möglichkeit SollMengen mit anzugeben, also die Menge die angekommen bzw. angeliefert werden sollte. Die Spalten "SollMengen" und "MengenWarnung" können über die Felder-Konfiguration zusätzlich in die Wareneingänge eingeblendet werden. So kann der Benutzer vergleichen, was angekommen ist im Vergleich zu dem was ankommen sollte, um so frühzeitig Ungereimtheiten zu erkennen.

Wenn ein Wareneingang mit SollMengen importiert wurde, so wird beim Verbuchen des Wareneingangs darauf eine Prüfung durchgeführt und dem Benutzer bei Abweichungen eine entsprechende Meldung ausgegeben. Der Benutzer hat dann die Wahl die Verbuchung abzubrechen oder den Wareneingang so zu verbuchen.

Etikettendruck

Der Etikettendruck der Wareneingänge kann in der Detail-Ansicht über den Button "  Etiketten drucken" geöffnet werden.

In der Maske werden dann die Positionen des Wareneingangs aufgelistet. Die Mengen werden als Vorauswahl gefüllt, der Benutzer kann sie aber ändern, falls er mehr oder weniger Etiketten drucken möchte. Des Weiteren wird pro Position die am Artikel hinterlegte Etiketten-Vorlage ebenfalls vor belegt, auch diese kann der Benutzer bei Bedarf ändern.

Steht dem Benutzer eine Vorlage für Etiketten auf einem A4 Formbogen zu Verfügung, kann er diese Vorlagen zusätzlich im oberen Bereich unter Druckstart Position sehen. Dort gibt es die Möglichkeit eine Startposition für die Vorlage auszuwählen. Das bedeutet, dass das erste Etikett auf der Seite an diese Stelle gedruckt wird. Also die ersten Plätze leer bleiben. Oben Rechts kann zusätzlich die Option "Eigene Seite pro Artikel drucken" eingeschaltet werden. Dann wird für jeden neuen Artikel in der Tabelle beim drucken eine neue Seite begonnen.

Mit einem Klick auf den Button "  Etiketten drucken" wird das Rendern der Etiketten angestoßen. Je nach Vorlage und Konfiguration werden die Etiketten dann gedruckt oder (bei PDF-Vorlagen) dem Benutzer im Browser geöffnet.

Ergänzung:

Ab der Version 2.222.0 können aus Wareneingängen direkt Aufträge erstellt werden, diese Funktion kann über einen Parameter eingeschaltet werden.

Um aus einem Wareneingang einen Auftrag zu erstellen, wählen Sie in einem Wareneingang den Button "In Auftrag übernehmen" aus. Damit dieser zu Verfügung steht darf sich der ausgewählte Wareneingang nicht im Status "Gelöscht" oder "Offen" befinden.

Anschließend öffnet sich eine neue Maske in der Sie den Kunden auswählen, für den dieser Auftrag angelegt werden soll.

Unten sehen Sie die entsprechenden Positionen, die aus dem Wareneingang in den Auftrag übernommen werden.

Mit einem klick auf den Button "Auftrag anlegen" wird der Auftrag erstellt. Dieser kann nachträglich bearbeitet und in der Kasse abkassiert werden.

In der Übersicht der Wareneingänge ist dieser jetzt entsprechend mit dem Status "In Auftrag übernommen" gekennzeichnet.

Seriennummern

Ist für einen Artikel der Identyp als Seriennummer oder RFID gepflegt, erscheint der Tab "Seriennummer". Hier können individuelle Seriennummern für die bestellten Artikel hinterlegt werden. Für Stück-Artikel werden auf Basis der eingetragenen Menge die gleiche Anzahl an Feldern erstellt. Diese können nach Anlage einer Position noch editiert werden. Ist die Einheit anders als Stück, kann pro Position eine Seriennummer gepflegt werden.

Chargen

Ist für einen Artikel der Identyp als Charge gepflegt, erscheinen in der Eingabemaske weitere Felder. Hier kann die Chargennummer, das Produktionsdatum sowie das Mindesthaltbarkeitsdatum für die jeweilige Charge ausgewählt werden. Pro Position im Wareneingang ist nur eine Charge möglich.

Beim Verbuchen eines Wareneingangs wird geprüft ob den Parameter  EINGANGSRECHNUNGAKTIV aktiv ist, falls ja wird wie normal verbucht, falls nicht wird den Wareneingang auf Status bezahlt sowie auch die zu gehörigen Positionen auf geliefert oder teilgeliefert gesetzt. 

EINGANGSRECHNUNGAKTIV nicht aktiv bedeutet auch , dass die Eingangsrechnungen gar nicht zu sehen ist.