Die Eingangsrechnungen dienen dazu die Verbindlichkeiten zu erfassen, die mein unternehmen gegenüber den Lieferanten hat. Die Eingangsrechnungen können dafür erfasst und verbucht werden. Nach dem Verbuchen gehen diese Eingangsrechnungen dann über die Schnittellen in die Finanzbuchhaltung über, sofern dies eingerichtet und konfiguriert ist.

Übersicht der Eingangsrechnungen

Die Liste der Eingangsrechnungen ist im Menübaum "Vorgänge" (grüner Einkaufswagen) im Oberpunkt "Einkauf" zu finden. Mit einem Klick auf den Menüpunkt gelangt der Benutzer in die Liste der erstellten Eingangsrechnungen.

In dieser Liste sind 2 Filter für die Suche nach einer bestimmten Eingangsrechnung und die Suche nach Lieferanten. Um eine neue Eingangsrechnung anzulegen, muss der Benutzer einen Lieferanten auswählen.

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Detailansicht einer Eingangsrechnung

Wenn der Benutzer eine neue Eingangsrechnung anlegt oder per Rechtsklick eine Eingangsrechnung öffnet, gelangt er in die Detailansicht.

In der Detailansicht werden im oberen linken Teil der Maske die Hauptinformationen der Eingangsrechnung dargestellt. Hier kann der Benutzer z.B. den Gesamtbetrag und die enthaltene Mehrwertsteuer angeben, die für die Belastungsanzeige später benötigt werden.

Im Oberen Rechten Bereich der Eingangsrechnung werden in Tabs die wichtigsten Informationen der Lieferanten eingeblendet und dargestellt.

Die Eingangsrechnung kann, wie alle anderen Vorgänge auch, gedruckt und per eMail verschickt werden.

Im folgenden werden die weiteren Funktionen der Eingangsrechnung beschrieben.

Liste der Positionen

Im unteren Bereich der Detailmaske sind die Positionen aufgelistet und können auf unterschiedlichen Wegen angelegt und oder aus anderen Vorgängen hinzugefügt werden.

Mit einem Rechts-Klick auf die Position kann sie bearbeitet werden.

Position neu anlegen

Zum Anlegen einer neuen Position klickt der Benutzer auf den Button "Neue Position hinzufügen" und gelangt in die Positionsmaske, die analog zu den anderen Vorgängen gehalten ist.

Nach der Suche nach einem Artikel werden die wichtigsten Informationen des Artikels angezeigt. Der Benutzer kann nun die Preise, Menge und ggf. auch Rabatte pflegen. Es ist hier nur möglich Artikel zu suchen die als "nichtbestandsgeführt" markiert sind. Alle bestandsgeführten Artikel müssen durch die Übernahme von Wareneingangspositionen zur Eingangsrechnung hinzugefügt werden. Dies ist so umgesetzt worden, weil die Eingangsrechnungen keine Bestandsveränderungen durchführen und so die Bestände nicht korrekt im System wären.

Position aus Wareneingang übernehmen

Über den Button "Wareneingang übernehmen" kann der Benutzer die "bestandsgeführten" Artikel in die Eingangsrechnung übernehmen. Die Maske zeigt die Wareneingänge an, die dem gleichen Lieferanten zugeordnet und noch nicht in einer Eingangsrechnung übernommen worden sind. Mit einem Rechtsklick kann der Benutzer die Wareneingänge auswählen, die in die Eingangsrechnung übernommen werden sollen. Nach dem klick auf den Knopf "Vorgang übernehmen" werden die Position dann in der Eingangsrechnung angelegt und im Wareneingang entspr. markiert.

Position aus Bestell-Bestätigung übernehmen

Diese Funktion ist analog zu der "Übernahme von Wareneingängen" und dient dazu bestätige Positionen von "nicht bestandsgeführten" Artikeln (ohne Wareneingang) und "DropShipment"-Positionen zu übernehmen.

Position aus Lieferanten-Retouren übernehmen

Diese Funktion ist ebenfalls analog zu der "Übernahme von Wareneingängen"und dient dazu Positionen aus der Lieferanten-Reklamation zu übernehmen, wenn keine Bestandsänderung notwendig oder möglich ist. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Lieferant statt eines Umtausch eine Gutschrift für einen nicht mehr verfügbaren defekten Artikel anbietet.

Belastungsanzeige

Wenn der Benutzer die Eingangsrechnung verbucht, wird die Eingangsrechnung geprüft und wenn z.B. die Summe der Positionen nicht mit dem eingegebenen Gesamtbetrag übereinstimmt, so wird die Belastungsanzeige eingeblendet. Diese erscheint z.B. auch wenn es Abweichungen bzgl der Mehrwertsteuer gibt.

Der Benutzer kann die Rechnung aber auch so verbuchen, wie er sie eingegeben hat. Dazu kann er dann eine Bemerkung eingeben oder einen Grund (Typ "Belastungsanzeige") auswählen.