Erklärung / Mehrwert

Die Eingangsrechnungen dienen dazu, die Verbindlichkeiten zu erfassen, die mein Unternehmen gegenüber den Lieferanten hat. Die Eingangsrechnungen können dafür erfasst und verbucht werden. Nach erfolgreichem Verbuchen gehen die Eingangsrechnungen über die Schnittstellen in die Finanzbuchhaltung über, sofern dies eingerichtet und konfiguriert ist.

Dokumentation

Übersicht der Eingangsrechnungen

Die Liste der Eingangsrechnungen ist im Menübaum "Vorgänge" (grüner Einkaufswagen) unter dem Oberpunkt "Einkauf" zu finden. Mit einem Klick auf den Menüpunkt gelangt der Benutzer in die Liste der erstellten Eingangsrechnungen.

In dieser Liste gibt es 2 Filter für die Suche nach einer bestimmten Eingangsrechnung oder einem Lieferanten. Um eine neue Eingangsrechnung anzulegen, muss der Benutzer einen Lieferanten auswählen.

Detailansicht einer Eingangsrechnung

Wenn der Benutzer eine neue Eingangsrechnung anlegt oder per Rechtsklick öffnet, gelangt er in die Detailansicht.

In der Detailansicht werden im oberen linken Teil der Maske die Hauptinformationen der Eingangsrechnung dargestellt. Hier kann der Benutzer z.B. den Gesamtbetrag sowie die enthaltene Mehrwertsteuer angeben, die für die Belastungsanzeige später benötigt werden.

Im oberen rechten Bereich werden in Tabs die wichtigsten Informationen zum Lieferanten eingeblendet und dargestellt.

Die Eingangsrechnung kann, wie alle anderen Vorgänge auch, gedruckt oder per Email verschickt werden.

Im Folgenden werden die weiteren Funktionen der Eingangsrechnung beschrieben.

Liste der Positionen

Im unteren Bereich der Detailmaske sind die Positionen aufgelistet und können auf unterschiedlichen Wegen angelegt oder aus anderen Vorgängen hinzugefügt werden.

Mit einem Rechts-Klick auf die Position kann sie außerdem bearbeitet werden.

Position neu anlegen

Zum Anlegen einer neuen Position klickt der Benutzer auf den Button "Neue Position hinzufügen" und gelangt in die Positionsmaske, die analog zu den anderen Vorgängen gehalten ist.

Nach der Suche nach einem Artikel werden die wichtigsten Informationen angezeigt. Der Benutzer kann nun die Preise, Menge und ggf. auch Rabatte pflegen. Es ist allerdings nur möglich, Artikel zu suchen, die als "nichtbestandsgeführt" markiert sind. Alle bestandsgeführten Artikel müssen durch die Übernahme von Wareneingangspositionen zur Eingangsrechnung hinzugefügt werden. Dies ist so umgesetzt worden, weil die Eingangsrechnungen keine Bestandsveränderungen durchführen und die Bestände im System dadurch nicht korrekt wären.

Position aus Wareneingang übernehmen

Über den Button "Wareneingang übernehmen" kann der Benutzer die "bestandsgeführten" Artikel in die Eingangsrechnung übernehmen. Die Maske zeigt die Wareneingänge an, die dem gleichen Lieferanten zugeordnet und noch nicht in einer Eingangsrechnung übernommen worden sind. Mit einem Rechtsklick kann der Benutzer die Wareneingänge auswählen, die übernommen werden sollen. Nach dem Klick auf den Knopf "Vorgang übernehmen" werden die Positionen dann in der Eingangsrechnung angelegt und im Wareneingang entsprechend markiert.

Position aus Bestell-Bestätigung übernehmen

Diese Funktion ist analog zu der "Übernahme von Wareneingängen" und dient dazu, bestätigte Positionen von "nicht bestandsgeführten" Artikeln (ohne Wareneingang) und "DropShipment"-Positionen zu übernehmen.

Position aus Lieferanten-Retouren übernehmen

Diese Funktion ist ebenfalls analog zu der "Übernahme von Wareneingängen" und dient dazu, Positionen aus der Lieferanten-Reklamation zu übernehmen, wenn keine Bestandsänderung notwendig oder möglich ist. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Lieferant statt eines Umtauschs eine Gutschrift für einen nicht mehr verfügbaren oder defekten Artikel anbietet.

Belastungsanzeige

Wenn der Benutzer die Eingangsrechnung verbucht, wird die diese geprüft und, wenn z.B. die Summe der Positionen nicht mit dem eingegebenen Gesamtbetrag übereinstimmt, die Belastungsanzeige eingeblendet. Diese erscheint z.B. auch, wenn es Abweichungen bzgl. der Mehrwertsteuer gibt.

Der Benutzer kann die Rechnung aber auch so verbuchen, wie er sie eingegeben hat. Dazu gibt er dann eine Bemerkung ein oder wählt einen Grund (Typ "Belastungsanzeige") aus.

Erweiterungen

Neues Feld "Rabatt" wird anhand der Rechnung ausgefüllt:

Nach der Eingabe von Rechnungs- und Mwst.-Betrag wird der Differenzbetrag beim Verbuchen angezeigt, falls die Beiträge nicht stimmen.

Falls die Beiträge stimmen, wird der Vorgang verbucht, ohne den Differenzbetrag anzuzeigen.

Stornieren von Eingangsrechnungen

Im TM2 ist es ebenfalls möglich, verbuchte Eingangsrechnungen wieder zu stornieren. Hierzu muss im Vorfeld unter der Benutzer- Rollenkonfiguration der Menüpunkt "Eingangsrechnungen stornieren" freigeschaltet sein. Danach erscheint bei verbuchten Eingangsrechnung der rote Button "Eingangsrechnung stornieren". Dieser führt zur Stornierung der jeweiligen Eingangsrechnung. Dabei wird auch der jeweils zugeordnete Wareneingang wieder zurückgesetzt.